⚙️ Paramètres du compte

Dans les paramètres du compte, vous pouvez configurer les valeurs par défaut qui s'appliquent à tous vos formulaires, ainsi que les connexions à des services externes tels qu'onOffice et OpenAI.

Contenu

• Nom et e-mail
• Connexion à l'API onOffice
• Style par défaut des formulaires
• Mentions légales par défaut des formulaires
• Date d'expiration des liens vers les formulaires
• Groupes de formulaires
• Statistiques et minimisation des données
• Intégrations — OpenAI, services propres
• Télécharger les factures
• Héberger ses propres images d'arrière-plan
• Structures de comptes de conseillers/sous-comptes (Impersonate)

## Nom et e-mail

• Nom / Nom de l'entreprise : Apparaît comme titre dans les onglets de navigateur de vos formulaires.
• E-mail : Votre e-mail de connexion. Si l'e-mail de confirmation est activé dans les paramètres du formulaire, les notifications seront envoyées à cette adresse — à moins qu'une autre adresse ne soit indiquée dans les paramètres du formulaire.

## Connexion à l'API onOffice

Vous enregistrez ici le jeton API et le secret de votre utilisateur API onOffice.

> 💡 Si vous avez activé propform.io via l'onOffice Marketplace, la connexion s'établit automatiquement — vous n'avez rien à saisir ici.

📖 Instructions détaillées :

• Créer un utilisateur API dans onOffice
• Droits API recommandés
• Enregistrer le jeton et la clé secrète

## Style par défaut des formulaires

Ces valeurs s'appliquent à tous les formulaires pour lesquels l'option « Utiliser le style par défaut » est activée. Tu peux les modifier dans chaque formulaire individuellement.

• URL du logo : s'affiche au-dessus de vos formulaires.
• URL du favicon : petit logo dans l'onglet du navigateur.
• Couleur d'arrière-plan : arrière-plan de l'écran de vos formulaires.
• Couleur d'accentuation : boutons, bordures, anneaux de mise en évidence.
• Police : sélection de polices Google. Pour des raisons de confidentialité, les polices sont hébergées sur nos serveurs, et non chez Google.

> 💡 Si la police de votre choix n'est pas disponible, contactez-nous — nous l'ajouterons.

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Mentions légales par défaut du formulaire

Apparaît sous tes formulaires si l'option « Utiliser les mentions légales standard » est activée dans les paramètres du formulaire.

• URL de la page d'accueil + URL de la politique de confidentialité + URL des mentions légales (liens vers ta page d'accueil)
• Lignes 1 à 5 des mentions légales : Texte libre pour la raison sociale et les coordonnées

Date d'expiration des liens du formulaire

Pour que les liens du formulaire ne soient pas valables indéfiniment, tu peux définir une date d'expiration dans les paramètres du formulaire. Elle sera ajoutée à l'URL du formulaire sous forme de paramètre URL.

Date d'expiration statique

Vous saisissez une date précise (format YYYY-MM-DD HH:MM:SS ou YYYY-MM-DD) et l'ajoutez en tant que paramètre URL à l'URL de votre formulaire.

Date dynamique via une formule onOffice

Plus pratique pour la plupart des cas d'utilisation : vous utilisez un champ de formule onOffice qui calcule dynamiquement la date d'expiration souhaitée. Lors de l'envoi d'un lien de formulaire depuis onOffice (par exemple par e-mail), la date d'expiration actuelle est automatiquement insérée.

Cas d'utilisation typique : le lien vers le formulaire dans l'e-mail doit être valide 14 jours à compter de l'envoi. Pour cela, créez dans onOffice un champ de date avec la formule _calculate(DATEADD(TODAY();14;"d")) et utilisez la macro pour l'envoi de votre e-mail.

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Groupes de formulaires

Vous pouvez définir autant de groupes de formulaires que vous le souhaitez et attribuer un groupe à un formulaire dans les paramètres de celui-ci.

À quoi cela sert-il ? Vous pouvez alors créer un lien de copie pour un groupe de formulaires complet — et ainsi partager ou copier plusieurs formulaires à la fois entre différents comptes propform. Pratique pour les cabinets de conseil qui déploient leur ensemble de formulaires standard auprès de nombreux clients.

## Statistiques et minimisation des données

Dans cette section, vous pouvez désactiver complètement l'enregistrement par propform.io des consultations et des soumissions de formulaires avec leur contenu dans la base de données.

• Enregistrer les soumissions de formulaires de manière cryptée : activé par défaut. Les soumissions restent consultables dans votre compte propform (par exemple, à des fins de reconstitution). Si cette option est désactivée, les soumissions sont uniquement comptabilisées, mais leur contenu n'est pas enregistré.
• Enregistrer les adresses IP lors des consultations de formulaires : activé par défaut. Si désactivée, l'adresse IP n'est pas enregistrée.

> 🔒 Si les deux options sont désactivées, les compteurs continuent d'être incrémentés, mais aucun contenu ni aucune adresse IP n'est enregistré dans la base de données propform. Les données sont exclusivement transmises à onOffice. Pour en savoir plus : Protection des données.

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Intégrations

OpenAI (pour les champs ChatGPT et la saisie vocale IA)

Enregistrez votre clé API de la plateforme OpenAI (disponible sur platform.openai.com). Cela permet d'activer les fonctions « Génération de texte ChatGPT » et « Saisie vocale IA » dans les paramètres du formulaire.

> 💸 Les frais d'utilisation de l'API sont à votre charge et doivent être réglés directement auprès d'OpenAI. Paiement à l'utilisation, très abordable par requête.

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Télécharger les factures

Paramètres du compte → tout en bas à gauche « Factures » → liste de tous les relevés de compte précédents avec lien de téléchargement.

Télécharger le PDF de la facture

La facturation est gérée par notre prestataire de paiement Paddle — propform ne stocke pas lui-même les PDF des factures. Procédure :

1. Cliquez sur le lien de téléchargement de la facture souhaitée → la page de détails Paddle s'ouvre
2. Première utilisation : en haut, « Add Address and VAT Number » → saisissez l'adresse de l'entreprise + le numéro de TVA → enregistrez (Paddle mémorise l'adresse pour les futures factures)
3. Facultatif : cochez « Business Purchase »
4. Imprimer depuis le navigateur → sélectionner « Enregistrer au format PDF » comme destination d'impression → PDF de la facture finalisé avec le nom de votre entreprise

> ⚠️ Important : Paddle ne joint pas de PDF à l'e-mail de rappel — vous devez cliquer activement sur le lien et imprimer manuellement. Il s'agit d'un fonctionnement de Paddle sur lequel nous n'avons aucune influence.

Renvoyer / Renvoyer l'e-mail

Si le rappel de facture n'est pas arrivé, il existe un bouton « Renvoyer » pour chaque facture — il renvoie l'e-mail avec le lien de téléchargement.

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Héberger ses propres images d'arrière-plan

Les images d'arrière-plan sont saisies sous forme d'URL dans les paramètres du formulaire → Style → Image d'arrière-plan. Deux sources :

Unsplash (pour les images libres de droits)

Sélectionnez une image sur unsplash.com → clic droit → « Copier l'adresse de l'image » → collez l'URL dans le champ de l'image d'arrière-plan.

> ⚠️ Attention aux images Plus : Les images portant le label « Plus » sont payantes (abonnement Unsplash+) — n'utilisez que des images Unsplash normales.

Gestion de fichiers onOffice comme hébergement d'images

Si vous souhaitez télécharger vos propres images, onOffice dispose d'une gestion de fichiers intégrée (CK-Finder) que vous pouvez également utiliser comme hébergeur d'images :

1. Dans onOffice, rédigez un nouvel e-mail → Insérer une image → « Parcourir le serveur »
2. CK-Finder s'ouvre → Téléchargez l'image
3. Sélectionnez l'image → Copiez le lien complet de l'image dans la barre d'adresse
4. Coller ce lien dans le champ d'arrière-plan de propform

Les images se trouvent alors sous mcms.onoffice.de/... et sont accessibles au public — parfait pour les arrière-plans de formulaires.

Structures de comptes de conseillers/sous-comptes (Impersonate)

Si, en tant que conseiller ou revendeur, vous gérez plusieurs comptes clients, vous trouverez dans les paramètres de votre compte l'option « Impersonate Account » avec une liste de vos clients.

Déroulement

1. Paramètres du compte → « Impersonate Account » → liste des comptes clients attribués
2. Cliquez sur les deux flèches → vous êtes dans le compte client (sans connaître son mot de passe)
3. « Leave impersonation » en haut → retour au compte conseiller

Dans le compte client, vous pouvez faire tout ce que le client pourrait faire lui-même : créer des formulaires, les copier (voir les groupes de formulaires ci-dessus), modifier les paramètres, consulter les statistiques.

Configuration de nouveaux comptes clients

L'attribution « ce conseiller est autorisé à se connecter en tant que ce client » est actuellement saisie manuellement par propform dans la base de données. Si de nouveaux clients s'ajoutent, envoyez-nous un bref message à l'adresse hello@propform.io.

Usurpation d'identité entre administrateurs

Si vous disposez de plusieurs comptes administrateurs au sein d'une organisation (par exemple, deux dirigeants), ceux-ci peuvent également s'identifier mutuellement. Nous configurons cette fonctionnalité sur demande.

Sous-comptes avec leur propre sous-domaine

Un sous-domaine dédié (<name>.propform.io) est disponible pour chaque sous-compte — ou un domaine personnalisé via CNAME. Plus d'informations sur demande à l'adresse hello@propform.io.

> 💡 Limitation des utilisateurs API : Un jeton d'utilisateur API onOffice ne peut être enregistré que dans un seul compte propform (pour éviter l'utilisation abusive des comptes gratuits). Si plusieurs sous-comptes doivent utiliser le même utilisateur API, contactez-nous — nous pouvons configurer cela dans le backend.

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