Mises à jour majeures et nouvelles fonctionnalités de propform.io — classées par ordre chronologique (les plus récentes en haut).
propform peut désormais notifier des applications externes en temps réel lors de nouveaux envois : tu enregistres une URL de webhook — p. ex. celle du déclencheur webhook de ton workflow Zapier, n8n ou Make — et propform y envoie automatiquement, à chaque envoi de formulaire, toutes les données de l'envoi ainsi que les enregistrements onOffice liés, au format JSON. Tu peux ainsi créer sans programmation des automatisations comme « nouvelle demande → message Slack à l'équipe » ou « nouvel envoi → ligne dans Google Sheets ».
La mise en place prend une minute : soit dans Paramètres → Webhooks (pour tous les formulaires ou un formulaire précis), soit directement dans l'éditeur de formulaires, sous « Webhooks (Zapier, n8n, Make …) ». Tu y vois aussi à tout moment le statut de chaque webhook — y compris la dernière livraison.
Le champ optionnel « Texte libre / message » est particulièrement pratique : tu y rédiges un message avec des macros onOffice, p. ex. Nouvelle demande de _Vorname _Name concernant _objekttitel → _getEstateLink. propform résout automatiquement les macros après l'envoi et livre le texte final dans le webhook — ton message Slack est déjà rédigé, sans rien devoir assembler dans le workflow destinataire.
Pour les développeurs : chaque livraison est signée HMAC, et les webhooks peuvent aussi être gérés entièrement via l'API propform.
📖 Webhooks dans la référence de l'API
Les champs de téléversement peuvent désormais écrire automatiquement une activité dans onOffice après chaque téléversement de fichiers réussi — analogue à l'activité bien connue lors du téléchargement de fichiers. Tu définis le type d'action, le sous-type d'action et la caractéristique par champ ; l'activité est automatiquement liée à l'adresse et au bien immobilier chargés dans le formulaire.
L'activité documente tous les fichiers téléversés du champ avec le nom de fichier, le type de fichier, la taille et l'empreinte SHA-256 — signée en plus avec HMAC-SHA256, donc impossible à modifier ultérieurement sans que cela soit détectable. En option, les fichiers sont également joints directement à l'activité. Particulièrement précieux pour les champs de signature et les auto-déclarations : tu disposes d'une preuve solide de quand quel fichier a été téléversé.
📖 Champs de téléversement de fichiers
Les champs de fichier peuvent désormais compléter au lieu de remplacer : si le champ de fichier onOffice contient déjà un fichier, le nouveau peut y être ajouté — les fichiers PDF et image sont fusionnés en un seul PDF, les autres types de fichiers sont regroupés dans un ZIP (un ZIP existant est complété). Parfait lorsque des clients transmettent des documents complémentaires, p. ex. un justificatif de salaire supplémentaire pour l'auto-déclaration du locataire — sans perdre le fichier déjà présent.
Les paramètres d'upload sont devenus beaucoup plus clairs et se basent désormais sur l'état du champ : vous définissez séparément si le visiteur peut téléverser tant que le champ est encore vide, et ce qui s'applique lorsqu'un fichier s'y trouve déjà — modifier, compléter, les deux ou rien. Si modifier et compléter sont autorisés, le visiteur voit deux boutons et décide lui-même. Le téléchargement du fichier enregistré s'active séparément dans les paramètres du champ de téléchargement. Vos formulaires existants ont été migrés automatiquement et se comportent exactement comme avant.
Le complément existe aussi pour les caractéristiques de document d'un bien : avec la nouvelle option « Compléter le fichier existant de cette caractéristique de document », si la caractéristique est occupée, le nouveau fichier est fusionné avec l'existant et le fichier combiné reçoit la caractéristique — au lieu que la caractéristique ne fasse que passer au nouveau fichier comme auparavant.
Corrigé au passage : dans certains cas, les fichiers téléchargés depuis les formulaires étaient enregistrés comme fichier vide de 0 Ko — les téléchargements de fichiers enregistrés fonctionnent à nouveau de manière fiable.
propform vous informe désormais bien plus complètement lorsqu’un problème survient lors du transfert vers onOffice : qu’un champ mappé dans votre formulaire n’existe plus dans onOffice, qu’un modèle PDF ait été renommé ou soit défectueux, qu’un lien entre adresse et bien n’ait pas pu être créé ou qu’un e-mail n’ait pas pu être remis (p. ex. à cause d’une faute de frappe comme « gmail.vom ») — vous recevez un avis via la cloche et par e-mail, avec le formulaire concerné et une recommandation concrète. Jusqu’ici, ces cas passaient souvent inaperçus.
Lorsque c’est possible, propform répare le problème automatiquement lors du transfert : un champ inconnu est par exemple omis pour que le reste de la fiche arrive quand même dans onOffice — et un e-mail avec un modèle PDF défectueux est remis sans la pièce jointe au lieu d’être entièrement perdu.
Autre nouveauté : la page de paramètres « Notifications » : vous y ajoutez jusqu’à trois destinataires supplémentaires pour ces avis techniques — p. ex. votre conseiller externe ou des collègues à l’aise avec la technique — et décidez via une case si vous continuez à recevoir les e-mails vous-même. Les e-mails de compte et de facturation ne sont toujours envoyés qu’à vous.
Le nouveau type de champ « iFrame » vous permet d'intégrer un site web externe ou un autre formulaire propform directement dans votre formulaire — par exemple la vérification d'identité ou de solvabilité d'It's My Data, un calendrier de prise de rendez-vous ou un autre formulaire.
Vous indiquez une URL et n'importe quels paramètres (clé/valeur) à ajouter à l'adresse. Des macros peuvent être utilisées comme valeur : firstName=_Vorname, par exemple, transmet automatiquement le prénom de l'enregistrement onOffice chargé à la page intégrée. Si vous collez une URL déjà prête avec des paramètres, ceux-ci sont automatiquement déplacés dans la liste de paramètres claire.
Grâce à la sélection rapide, « It's My Data » et « un autre formulaire propform » sont prêts en un clic. La hauteur peut être fixe ou automatique et, pour les formulaires propform intégrés, vous décidez si leur page de remerciement s'ouvre dans l'iFrame, dans l'onglet actuel ou dans un nouvel onglet.
Tu peux désormais protéger un formulaire avec un mot de passe : au lieu du formulaire, un écran de saisie apparaît à l'ouverture. Seule la personne qui saisit le bon mot de passe voit le formulaire et peut l'envoyer.
Contrairement à la clé du formulaire existante (?key= dans l'URL), le visiteur est ici activement invité à saisir le mot de passe — la valeur ne figure pas dans le lien. Comme mot de passe, tu peux aussi utiliser une macro onOffice, par exemple _plz : le visiteur doit alors saisir le code postal de son propre enregistrement, une simple vérification d'identité. Le texte d'aide et le message d'erreur de l'écran de saisie sont librement configurables.
Après la saisie correcte, le formulaire reste déverrouillé pendant 2 heures — même en cas de rechargement de la page — et la protection s'applique aussi bien à l'ouverture qu'à l'envoi. Tu l'actives dans les paramètres du formulaire sous « Protection contre l'accès ». Les formulaires existants restent inchangés.
📖 Protection contre l'accès → Protection par mot de passe
Les champs numériques peuvent désormais afficher en option deux boutons (− et +) à côté du champ de saisie. Un clic augmente ou diminue la valeur — pratique pour la saisie sur place, par exemple pour relever le nombre de pièces lors de la visite du bien, sans avoir à mémoriser ni à taper des chiffres.
Le pas des boutons est librement configurable (par défaut 1) et indépendant de l'intervalle du champ. Ainsi, même un champ décimal (par exemple les pièces) peut être compté par pas de 1 à l'aide des boutons tout en restant un champ décimal — 3,5 reste donc possible. Toute valeur minimale ou maximale définie est respectée.
Vous activez la fonction champ par champ dans les paramètres de champ supplémentaires d'un champ numérique. Les boutons adoptent automatiquement la forme des angles (arrondis / droits / pilule) de vos paramètres de style. Les formulaires existants restent inchangés — les boutons sont désactivés par défaut.
📖 Champs numériques et leurs options
Vous pouvez désormais transformer le champ « Numéro d'objet externe » (bien) ou le champ « Numéro de client / KdNr » (adresse) en un champ de recherche en direct : pendant que l'utilisateur saisit, le formulaire propose les enregistrements correspondants d'onOffice — un clic insère le numéro dans le champ.
Particulièrement pratique avec la vérification de doublons : si vous n'autorisez que des numéros d'objet ou de client déjà existants, vous évitez à vos utilisateurs la recherche manuelle et les fautes de frappe. En option, après la sélection, tout le formulaire peut être prérempli avec toutes les données du bien ou de l'adresse.
Pour les biens, la recherche porte sur le numéro d'objet, la localité, la rue et le propriétaire ; pour les adresses, sur le numéro de client, le nom, la société et l'e-mail — et un filtre défini sur le formulaire est pris en compte. Astuce : à utiliser uniquement dans des formulaires internes, car les suggestions sont visibles par tout visiteur.
📖 Recherche en direct (bien & adresse)
Vous utilisez le module complémentaire onOffice « Biens immobiliers multilingues » ? Vous pouvez désormais, grâce au nouveau paramètre URL estatelanguage, charger et modifier de manière ciblée une version linguistique d'un bien immobilier dans votre formulaire :
?estate[Id]=_Uuidestate&estatelanguage=ENG
À l'ouverture du formulaire, les textes libres dépendant de la langue (titre de l'objet, description de l'objet, situation, etc.) sont préremplis à partir de la version linguistique choisie — et lors de l'envoi, ils sont de nouveau écrits exactement dans cette version linguistique. La langue principale reste intacte. Cela fonctionne aussi avec les textes IA : faites par exemple générer une description d'objet en anglais et écrivez-la directement dans la version linguistique anglaise.
La valeur est le code de langue onOffice à trois lettres (ENG, FRA, ESP, ITA, …) ; on utilise toujours l'UUID de la langue principale. La version linguistique elle-même doit déjà avoir été créée dans onOffice.
Sans risque : si votre compte ne dispose pas du module Multilanguage ou si la version linguistique demandée n'existe pas, le formulaire se comporte comme auparavant et travaille avec la langue principale — vous n'avez rien à modifier sur vos formulaires existants.
📖 Paramètres URL → Version linguistique d'un bien immobilier
Vous pouvez désormais restreindre, pour chaque champ de téléversement de fichiers, quels types de fichiers peuvent être téléversés. Dans les paramètres du champ de fichier, vous trouverez la nouvelle section « Types de fichiers autorisés » : choisissez commodément des groupes entiers (images, PDF, documents Office, feuilles de calcul, fichiers e-mail, archives, audio, vidéo) ou réglez chaque extension individuellement sous « Ajuster les extensions de fichiers individuelles ».
La restriction agit à double titre — la boîte de dialogue de fichiers du navigateur ne propose que les types autorisés, et lors de l'envoi, une vérification est en plus effectuée côté serveur.
Pratique p. ex. pour les mandats notariés : Lorsque les fichiers téléversés sont ensuite assemblés en un PDF dans onOffice, seules des images peuvent y être intégrées. Limitez simplement le champ aux « Images » : ainsi, les visiteurs ne peuvent pas téléverser de PDF qui perturberaient la création ultérieure du PDF.
Si vous ne sélectionnez rien, vous conservez automatiquement le comportement précédent : tous les types de fichiers courants sont autorisés. Vous n'avez donc rien à modifier sur vos formulaires existants.
📖 Restreindre les types de fichiers autorisés
Lors de l'enregistrement d'une activité, un motif d'annulation peut être transmis. Dans onOffice, ces motifs d'annulation peuvent être librement adaptés — renommés, supprimés ou complétés. Jusqu'à présent, propform ne connaissait que les motifs d'annulation standard ; si un motif utilisé n'existait plus dans votre version d'onOffice, l'enregistrement de l'activité échouait.
Vous pouvez désormais gérer vos propres motifs d'annulation : dans Paramètres → onOffice API, vous trouverez une liste préremplie avec les valeurs standard d'onOffice. Vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des entrées — le plus simple étant le copier/coller directement depuis onOffice. Ainsi les valeurs correspondent exactement à votre version d'onOffice et les activités avec motif d'annulation sont enregistrées de manière fiable. (Chaque entrée peut comporter jusqu'à 40 caractères — une exigence d'onOffice.)
Si vous ne changez rien, les motifs d'annulation standard précédents restent en place automatiquement — vous n'avez donc rien à faire si votre version d'onOffice est inchangée.
Lorsqu'un formulaire ne peut pas être envoyé — par exemple parce qu'un champ obligatoire manque ou que la vérification des doublons se déclenche — et que le visiteur revient en arrière dans le navigateur, toutes les saisies déjà effectuées sont désormais conservées. Cela ne s'applique plus seulement aux champs de texte simples, mais aussi à :
De plus, la page d'erreur dispose désormais d'un nouveau bouton « Retour » qui ramène directement au formulaire déjà rempli — sans avoir à tout retaper.
Cela fonctionne également dans les formulaires en plusieurs étapes et avec les Conditions et règles : les champs affichés et masqués sont restaurés correctement. Les saisies sont stockées exclusivement en local dans le navigateur du visiteur (sans cookies) et disparaissent au plus tard à la fermeture de l'onglet.
Signer est désormais plus simple : l'étape intermédiaire précédente « Utiliser la signature » disparaît. Dès que le visiteur a signé, la signature est reprise automatiquement — une confirmation verte « ✓ Signature acceptée » l'indique. L'icône de suppression permet à tout moment d'effacer la signature et de recommencer.
Également amélioré :
Le changement s'applique automatiquement à tous les formulaires existants — vous n'avez rien à modifier dans la structure de vos formulaires.
Les formulaires permettent non seulement d'afficher et de créer de nouveaux rendez-vous, mais aussi de les modifier/mettre à jour de manière ciblée (objet, note, statut, horaires). Particulièrement pratique en combinaison avec les macros de rendez-vous onOffice et la nouvelle boucle de rendez-vous récursive :
_bCalendarRek_(...) ... _eCalendarRek_
Les rendez-vous peuvent être répertoriés de manière dynamique et traités via la logique du formulaire — par exemple, réserver un créneau, désactiver un créneau, modifier le statut. La nouvelle macro _pfGetCalendarUUID met à disposition un UUID de calendrier crypté permettant d'accéder aux rendez-vous en toute sécurité via un lien ou un paramètre.
📖 Macros propform — Boucle de calendrier
Les critères de recherche existants peuvent être chargés et modifiés via un formulaire. Vidéo explicative
_bScRek_(...) ... _eScRek_ permet de parcourir tous les critères de recherche d'une adresse. En option avec un filtre, par exemple _bScRek_("status:1") pour les critères de recherche actifs uniquement.
De plus : afficher des valeurs de critères de recherche individuelles avec _pfGetSearchCriteriaField(feldname).
📖 Aperçu de toutes les macros propform
_pfButton() & _pfLink()Boutons et liens hypertextes entièrement stylisés directement dans les champs de description et de texte. Exemples :
_pfButton("Weiter zum Formular", "https://example.com", "rounded-pill", "_blank")
_pfLink("https://example.com", "Hier klicken", "_blank")
_getAddressLink & _getEstateLinkCréent un lien profond direct vers la fiche d'adresse ou immobilière dans onOffice enterprise — ne fonctionne que pour les utilisateurs connectés.
Lorsqu'un formulaire exécute des opérations ChatGPT, il est désormais possible de sélectionner les nouveaux modèles GPT-5.1, GPT-4.1, GPT-4.1-mini — dans les paramètres du formulaire sous « Créer du texte (ChatGPT) » → « Réglage fin ».
Toutes les fonctionnalités de l'API onOffice sont désormais disponibles dans propform :
📖 Champs de téléchargement de fichiers · Tutoriel vidéo
Les champs de téléchargement ont été enrichis de nombreux nouveaux critères de sélection :
De plus, le suivi des téléchargements est désormais disponible en tant qu'activité dans onOffice. Cela permet également de créer des espaces de données/téléchargement numériques pour les clients via un formulaire.
📖 Champs de téléchargement de fichiers · Tutoriel vidéo
Les formulaires peuvent désormais être remplis par commande vocale/IA. Condition préalable : une clé API de la plateforme OpenAI doit être enregistrée dans le compte. Cette fonctionnalité peut être activée dans les paramètres du formulaire, sous « Paramètres supplémentaires ». Un bouton en forme de microphone apparaît alors en bas à droite du formulaire.
📖 Saisie vocale par IA · Exemple vidéo
Dans les paramètres du formulaire, sous l'onglet « Conditions et règles », vous pouvez afficher ou masquer dynamiquement des champs en fonction des valeurs d'autres champs.
📖 Conditions et règles · Vidéo explicative
La fonction « Écrire des valeurs » permet de remplir des champs supplémentaires dans les sections Adresse ou Bien immobilier après l'envoi du formulaire — y compris à l'aide de macros. Exemple : écrire _pfGetSearchCriteriaInformation dans un champ d'adresse pour l'utiliser ultérieurement dans un modèle PDF onOffice.
Dans les paramètres du compte, sous « Statistiques », vous pouvez désactiver complètement :
Ainsi, les données sont exclusivement acheminées vers onOffice.
📖 Protection des données et minimisation des données
key=Le paramètre URL ?key=... permet de protéger un formulaire par mot de passe — également en combinaison avec des macros, par exemple pour créer des liens à usage unique. Explication en vidéo
Dans les paramètres du formulaire, il est possible de définir que seules certaines adresses IP soient autorisées à accéder au formulaire.
form_start_input et form_abort ont été ajoutés. GTM permet ainsi de suivre les abandons de formulaire et le début de la saisie.
Outre Google Tag Manager, il est désormais possible d'ajouter le code Etracker aux formulaires.
📖 Suivi
Jusqu’à présent, lors d’une correspondance de destinataire avec des adresses onOffice où l’e-mail n’était qu’une deuxième ou troisième adresse, le message était envoyé à l’adresse principale de l’enregistrement. Désormais, propform vérifie d’abord si l’e-mail existe réellement en tant qu’adresse principale — et, dans le cas contraire, crée automatiquement un nouvel enregistrement d’adresse avec cet e-mail.
Les champs utilisateur créés individuellement dans l'adresse ou le bien immobilier peuvent désormais être sélectionnés comme destinataires d'e-mails — par exemple « Chef d'équipe » ou « Responsable du service interne ».
Les champs Destinataire, CC et Cci prennent désormais en charge les macros onOffice — par exemple avec une solution de secours :
_ifEmpty(_Sonstige1;"fallback@unternehmen.de";"_Sonstige1")
Les champs peuvent désormais être déplacés dans le formulaire par glisser-déposer — l'ancienne logique « flèche vers le haut/vers le bas » a été remplacée.
Pour les champs à sélection unique comportant de nombreuses options (par exemple, les champs utilisateur), une fonction de recherche peut être activée : le visiteur saisit un terme de recherche et des options correspondantes sont suggérées.
Les champs de critères de recherche avec des valeurs « De » et « À » peuvent désormais être renseignés séparément via des paramètres URL — avec un double trait de soulignement :
?searchcriteria[wohnflaeche__von]=50&searchcriteria[wohnflaeche__bis]=80
Configurer Intervall = 0,0001 dans les paramètres du champ. Attention : dans onOffice, le champ doit également être configuré sur « Nombre décimal avec 4 décimales » dans l’administration.
Pour les champs numériques, il est désormais possible d'afficher une unité ou une devise après les valeurs saisies — par exemple m² ou €. Librement définissable dans les « Paramètres de champ supplémentaires ».
Les champs numériques contiennent désormais un point comme séparateur de milliers. Le clavier numérique s'affiche automatiquement sur les smartphones.
Réglable dans les paramètres du champ — le navigateur peut suggérer des valeurs enregistrées (nom, e-mail, téléphone, etc.).
Les iFrames peuvent désormais être intégrées à partir de n'importe quelle source via le champ de description — par exemple, la prise de rendez-vous Timum :
<iframe src="https://www.timum.de/[providerID]/_Id@[providerID]@onofficeEstate/embedded_map" width="100%" height="400px" frameborder="0"></iframe>
Dans le cas du « Contrôle des doublons sur objectnr_extern », il est désormais possible de sélectionner l'option permettant de n'autoriser que les numéros d'objet existants. Cela permet d'éviter les « biens fantômes » dus à des fautes de frappe.
Outre « angulaire » et « arrondi », il est désormais possible de sélectionner le style « Pilule » — tous les éléments du formulaire sont entièrement arrondis.
Baskerville et Inter sont désormais disponibles.
Jusqu'à présent, il n'était possible de définir qu'une seule activité pour l'envoi du formulaire. Désormais, une activité peut également être créée lors de l'appel du formulaire — par exemple pour suivre qui a consulté un formulaire.
Il est désormais possible de déterminer dynamiquement, en fonction des valeurs des champs dans l'adresse/le bien immobilier, vers quelle page de remerciement rediriger l'utilisateur :
_ifEmpty(_Sonstige1;"www.dankeseite1.de";"www.dankeseite2.de")
ou avec une valeur de sélection unique :
_calculate(IF([ind_2418_Feld_adressen51]="ind_Schl_4605";"https://link-1.de";"https://link-2.de"))
La configuration des champs onOffice est désormais chargée en arrière-plan. L'utilisation du module modulaire et le chargement des formulaires sont nettement plus rapides. La mise à jour automatique des champs n'a lieu plus qu'à l'ouverture de l'aperçu des formulaires et une fois par jour le matin — et non plus à chaque ouverture des paramètres des champs.
Des groupes de formulaires peuvent être définis dans les paramètres du compte. Dans les paramètres des formulaires, il est possible d'affecter un formulaire à un groupe. Cela te permet de créer un lien de copie pour l'ensemble du groupe de formulaires — et de copier plusieurs formulaires entre différents comptes propform en une seule fois.