✨ Assistant de formulaires : créer des formulaires par chat
L’assistant de formulaires est un chat intégré directement dans propform. Tu décris avec tes propres mots ce dont tu as besoin – « Crée un formulaire de contact pour les acheteurs intéressés avec nom, e-mail, téléphone et message » ou « Rends le numéro de téléphone obligatoire » – et l’assistant crée le formulaire pour toi : il cherche les champs adaptés dans ta configuration des champs onOffice, les ajoute et configure les règles, les e-mails et le modèle PDF. Tu peux même lui donner une photo ou un PDF de ton formulaire papier – il lit les champs et le reproduit.
L’assistant est inclus dans toutes les formules – sans compte IA personnel et sans clé API. Il fonctionne avec les mêmes règles que l’éditeur de formulaires ; ce qu’il modifie, tu le vois immédiatement dans l’éditeur.
Bêta : l’assistant est encore en phase bêta. Vérifie ses modifications avant d’activer un formulaire – et n’hésite pas à nous faire part de tes retours à hello@propform.io.
Sommaire
Ce que l’assistant sait faire
- Créer de nouveaux formulaires – à partir d’une courte description, avec des champs onOffice adaptés, des sections et des champs obligatoires pertinents
- Modifier des formulaires existants – ajouter, supprimer, renommer et réordonner des champs, les rendre obligatoires, changer leur affichage
- Créer des règles (conditions) – par ex. « Affiche la surface habitable uniquement pour un appartement ou une maison »
- Configurer les e-mails – par ex. un e-mail de confirmation à l’expéditeur ou la notification qui t’est destinée
- Adapter ou recréer le modèle PDF du générateur de PDF
- Vérifier le formulaire – « Vérifie si mon formulaire contient des erreurs » détecte les problèmes typiques comme des champs obligatoires masqués, des champs onOffice inconnus ou des destinataires manquants
- Répondre à des questions – par ex. quels champs onOffice existent pour un sujet ou comment fonctionne une fonction de propform
L’assistant effectue directement les petites modifications. Pour les transformations plus importantes (beaucoup de champs à la fois, suppressions, remplacement de toutes les règles), il décrit d’abord brièvement son plan et te demande ton accord.
Comment démarrer
Modifier un formulaire existant : ouvre le formulaire dans l’éditeur et clique en haut sur Assistant. Le chat s’ouvre à droite. L’assistant travaille toujours sur ce formulaire précis.
Créer un nouveau formulaire : dans la vue d’ensemble des formulaires, clique sur Nouveau formulaire par chat et décris ce dont tu as besoin. L’assistant crée le formulaire puis l’ouvre dans l’éditeur – le chat reste ouvert pour que tu puisses continuer à le modifier.
Bon à savoir :
- Enregistre d’abord : si l’éditeur contient des modifications non enregistrées, le chat te demande d’abord d’enregistrer.
- Pendant que l’assistant travaille, la modification et l’enregistrement dans l’éditeur sont bloqués. Ensuite, l’éditeur se recharge automatiquement et affiche le résultat.
- Tu peux quitter la page – l’assistant continue de travailler. À ton retour, tu verras le résultat.
- Annuler est possible à tout moment. Ce qui a déjà été modifié jusque-là est conservé et peut être annulé avec « Annuler les modifications ».
- Les nouveaux formulaires sont inactifs. Regarde-les dans l’éditeur et active-les quand tout te convient.
- En cas de forte affluence, ta demande attend brièvement dans une file d’attente puis démarre automatiquement.
Reproduire un formulaire papier à partir d’une photo ou d’un PDF
Tu as un dossier de candidature, un état des lieux ou une fiche d’estimation sur papier ? Joins-le dans le chat – via le trombone sous le champ de saisie ou par glisser-déposer.
Fichiers acceptés :
- un PDF de 6 pages maximum – ou
- jusqu’à 6 photos (JPG, PNG, WEBP ; les photos iPhone au format HEIC, de préférence en JPG)
- 10 Mo maximum par fichier ; ne pas mélanger PDF et photos
- les PDF protégés par mot de passe ne peuvent pas être ouverts – charge alors une version non protégée ou des photos des pages
Le processus se déroule en deux étapes :
- Reconnaître : l’assistant lit les pages et te montre la liste des champs reconnus, regroupés par sections. Rien n’est encore modifié dans le formulaire.
- Créer : si la liste te convient, clique sur Créer ainsi (ou dans l’éditeur sur Compléter ainsi). Si tu veux d’abord changer quelque chose, clique sur Modifier quelque chose et écris simplement ce qui doit être différent – par ex. « Enlève le champ employeur ».
La création prend généralement 3 à 5 minutes, car l’assistant cherche le champ onOffice adapté pour chaque champ. Les champs pour lesquels il n’existe pas de champ adapté dans ton onOffice ne sont pas créés ; l’assistant te les indique à la fin – tu peux les créer dans onOffice puis les faire ajouter.
Conseil : des photos droites, bien éclairées et sans ombres donnent les meilleurs résultats. Mieux vaut laisser de côté les pages sans champs (page de garde, lettre d’accompagnement).
Annuler les modifications
Avant que l’assistant ne modifie un formulaire existant, propform crée automatiquement une sauvegarde. Le bouton Annuler les modifications de cette demande apparaît alors sous ton message – il annule en une fois toutes les modifications de cette demande.
- Uniquement dans l’ordre : l’annulation ne fonctionne toujours que pour la demande la plus récente comportant des modifications. Pour revenir plus loin en arrière, annule d’abord les demandes plus récentes.
- Y compris les modifications faites depuis dans l’éditeur : l’annulation remet le formulaire dans l’état où il était avant la demande. Si tu as toi-même modifié quelque chose dans l’éditeur entre-temps, ces modifications disparaissent aussi. C’est pourquoi propform te le redemande avant.
- L’annulation ne supprime pas un formulaire nouvellement créé – si besoin, supprime-le simplement dans la vue d’ensemble des formulaires.
- L’annulation ne compte pas dans ton quota.
Quota : 50 demandes par mois
Chaque compte dispose de 50 demandes par mois civil. Le 1er du mois, tu repars à 50. Le chat affiche sous le champ de saisie combien il t’en reste.
Compte comme une demande chaque message que tu envoies à l’assistant – quel que soit le nombre d’étapes nécessaires. Créer ainsi / Compléter ainsi pour un formulaire papier et Suivant (quand une réponse est devenue trop longue) comptent aussi chacun comme une demande. Un tour qui s’arrête à la limite de temps ou d’étapes (l’assistant te demande alors d’écrire « continue ») compte aussi – les modifications faites jusque-là restent enregistrées.
Ne sont pas comptés :
- les demandes qui n’ont pas abouti à cause d’une erreur du service d’IA (y compris quand le service n’a pas répondu à temps)
- les demandes que tu annules avant que l’assistant n’ait commencé
- l’annulation des modifications, la lecture de l’historique et l’ouverture du chat
Ce que l’assistant ne sait pas faire
- Pas d’envois : il ne lit pas les données que les visiteurs ont envoyées via tes formulaires.
- Pas de configuration onOffice : il ne crée pas de champs dans onOffice et n’y modifie rien – il utilise seulement les champs qui existent déjà dans ton onOffice.
- Uniquement le formulaire ouvert : dans l’éditeur, il travaille exclusivement sur le formulaire ouvert. Pour modifier un autre formulaire, ouvre le chat dans celui-ci.
- Pas de paramètres du compte : espace collaborateurs, webhooks, dossiers et paramètres du compte restent dans le menu habituel.
- L’IA peut se tromper. Jette un œil au résultat dans l’éditeur avant d’activer un formulaire – surtout les champs obligatoires, les règles et les destinataires des e-mails.
Conseils pour de bonnes instructions
- Dis à quoi sert le formulaire et qui le remplit. « Dossier de candidature pour candidats locataires » donne de meilleurs champs que « formulaire avec nom et revenus ».
- Indique tout en une fois. « Ajoute la date de naissance, l’employeur et le revenu net, tous obligatoires » est plus rapide et économise des demandes par rapport à trois messages séparés.
- Utilise tes termes habituels. Tu n’as pas besoin de connaître les noms des champs onOffice – l’assistant trouve lui-même les champs adaptés.
- Sois précis pour les règles. « Affiche le champ type d’animal uniquement si Oui est choisi pour animaux domestiques ».
- Fais vérifier à la fin. « Vérifie si mon formulaire contient des erreurs » détecte les problèmes typiques avant qu’un prospect ne les trouve.
- Les petits détails vont plus vite dans l’éditeur. Tu tapes un libellé directement dans l’éditeur plus vite que tu ne le décris.
- Nouvelle conversation pour un nouveau sujet. Le + en haut du chat permet de repartir de zéro – les réponses restent ainsi courtes et précises.
Protection des données
- L’assistant fonctionne avec le service d’IA d’IONOS en Allemagne. IONOS est déjà sous-traitant de propform – aucun nouveau prestataire ne s’ajoute.
- Le service d’IA reçoit tes messages, la structure du formulaire (champs, règles, paramètres d’e-mail, modèle PDF) et les noms des champs de ta configuration onOffice. Les envois de tes prospects ne sont jamais transmis au service d’IA.
- Les photos et PDF chargés sont supprimés automatiquement au bout de 30 jours.
- Tes historiques de chat restent enregistrés dans ton compte.
- Si possible, charge des modèles vierges, pas des formulaires remplis avec les données de tes clients.
En savoir plus sur la protection des données dans propform : Protection des données et minimisation des données.
Tu préfères Claude ou ChatGPT ?
Si tu préfères travailler avec ton propre assistant IA – comme Claude ou ChatGPT –, tu peux le connecter directement à ton compte propform via MCP. Cela offre encore plus d’outils (par ex. dossiers, webhooks, espace collaborateurs et, si tu le souhaites, envois), mais passe par ton propre compte chez le fournisseur concerné : Assistants IA (MCP).