Bonnes pratiques : dupliquer un bien immobilier en cas de remise sur le marché / nouvelle location
Lorsqu'un bien immobilier est remis sur le marché une deuxième fois (nouvelle location après un départ, nouvelle phase de vente après un désistement), la réaction naturelle est de réutiliser la même fiche. Mais cela pose souvent des problèmes — il vaut mieux dupliquer l'enregistrement + le vider.
Pourquoi ne pas réutiliser l'ancien enregistrement ?
L'ancienne fiche contient souvent des données issues de la commercialisation précédente :
- Signatures (par exemple, celles figurant sur la déclaration sur l'honneur de l'ancien locataire) — elles sont enregistrées dans le champ « Fichier »
- Documents téléchargés (copies de la carte d'identité, bulletins de salaire de l'ancien locataire)
- Activités et e-mails adressés à l'ancien locataire
- Notes de négociation de prix qui ne sont plus d'actualité
Si tu associes simplement un nouveau locataire et que tu lui fais remplir à nouveau le formulaire :
- Les anciennes signatures restent dans le champ « Fichier » → ce qui peut prêter à confusion par la suite (« est-ce celle de l'ancien ou du nouveau locataire ? »)
- La nouvelle signature remplace l'ancienne → l'historique de la commercialisation précédente n'est plus traçable
- L'historique des activités est mélangé → les rapports deviennent imprécis
Workflow recommandé
- Dupliquer l'ancienne fiche dans onOffice (adresse ou bien immobilier → action « Dupliquer »)
- Dans la nouvelle fiche, vider tous les champs qui appartiennent à l'ancienne transaction :
- Signatures (vider ou supprimer les champs de fichiers)
- Documents téléchargés (onglet « Fichiers » → supprimer les anciens documents de la transaction)
- Champs personnalisés spécifiques à la transaction (statut, notes, état d'avancement des négociations)
- Attribuer un nouveau numéro d'objet/de transaction (ou au moins un suffixe clairement identifiable tel que « -2 » ou « -Nouveau »)
- Le nouveau locataire/acheteur est associé à la nouvelle fiche vide
- L'ancienne fiche reste inchangée à titre d'historique
Cas particulier : la duplication sélective n'est pas possible dans onOffice
Par défaut, onOffice duplique tous les champs de la fiche — tu ne peux pas choisir « copier seulement ces champs, pas ceux-là ». C'est particulièrement gênant pour les grandes installations.
Solution de contournement : après la duplication, vider manuellement les champs spécifiques à l'opération — solution proposée par Guido Lokitech (Wüstenrot) et confirmée par la communauté des astuces et conseils onOffice.
> 💡 Astuce : créez une liste de contrôle des champs qui doivent généralement être vidés après la duplication. Répétez les mêmes étapes à chaque nouvelle mise en vente → cela vous évite de devoir les rechercher.
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