🎁 Galería de plantillas y patrones de inicio rápido
En lugar de crear cada formulario desde cero, vale la pena empezar con uno de los patrones probados y adaptarlo. A continuación, te presentamos los modelos más importantes con instrucciones paso a paso.
Contenido
Inicio rápido: formulario mediante enlace desde la pantalla de onOffice
El patrón más importante para la integración: un enlace en la pantalla de direcciones o de inmuebles de onOffice que abre automáticamente el formulario adecuado con el registro correcto.
Paso 1: Crear un formulario en propform
- Cuenta de propform → Crear nuevo formulario → Asignar un nombre (p. ej., «Carga de documentos para el inmueble»)
- Activar
- Añadir campos (p. ej., campo de carga de archivos para el inmueble)
- Opcional: configurar la acción al enviar, activar el envío de correo electrónico
Paso 2: Crear un campo de enlace en onOffice
- onOffice → Extras → Configuración → Administración
- Módulo Inmuebles (o Direcciones) → crear una categoría propia, p. ej., «Formularios» o «Listas de comprobación y formularios»
- Nuevo campo de tipo «Enlace», nombre p. ej., «Carga de documentos»
- Activar (columna «A»)
- Introducir una fórmula en el campo:
="https://formular.deine-domain.de/dokumenten-upload?estate[Id]=" & UUID()
→ propform proporciona la fórmula completa en el editor de formularios en Configuración del formulario → Más opciones → «Mostrar macros y fórmulas».
Paso 3: Calcular la fórmula en todos los registros
Las fórmulas en los campos de onOffice se calculan solo al guardar el registro. Para que el enlace funcione inmediatamente en todos los inmuebles existentes:
- Módulo Inmuebles → Acción → «Actualización masiva de inmuebles»
- Pestaña «Datos de inmuebles» → no cambiar nada
- Pulsa «Actualizar»: onOffice guardará todos los registros de una sola vez y volverá a calcular la fórmula.
> 💡 Comprueba antes las casillas importantes: activa las columnas «Sobrescribir unidades» y «Sobrescribir objeto maestro» en el campo de fórmula de la administración; de lo contrario, se omitirán algunos registros.
Paso 4: Utilizar el enlace en la máscara
Ahora aparecerá el enlace en tu categoría en cada máscara de inmueble. Haz clic → el formulario se abrirá con el registro correcto precargado.
Truco del prefijo _Obj para la calle y el número de la casa en el módulo Inmuebles
Si quieres mostrar la calle y el número de una propiedad en el encabezado del formulario o en el PDF, incluso si en el objeto está activada la opción «No compartir dirección», las macros estándar no sirven; la variante _Obj lo soluciona:
| Macro estándar |
Variante _Obj (evita «No compartir dirección») |
_strasse |
_Objstrasse |
_hausnummer |
_Objhausnummer |
Este truco solo está disponible para la calle y el número de la calle en el módulo Inmuebles; otros campos (_ort, _plz, etc.) no tienen una variante _Obj.
Ejemplo: Encabezado del formulario = Lade Dokumente zur Immobilie _Objstrasse _Objhausnummer → muestra siempre la calle + el número de casa, incluso si la autorización de la dirección está desactivada.
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Plantillas de formulario estándar
Formulario de informante
Finalidad: Una tercera persona recomienda un inmueble o un propietario y recibe una comisión si se cierra la operación con éxito.
Elementos:
- Campos de entrada de la dirección del recomendador (nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono)
- Campos de entrada de la recomendación (nombre, apellidos, teléfono, dirección del inmueble)
- Vinculación de registros: Seleccionar
address:estate:tipp (vinculación del recomendador) en la configuración del formulario
- Correo electrónico al recomendador: correo de confirmación
- Correo electrónico a dirección interna: Notificación al departamento de ventas
> 💡 Importante sobre el campo de onOffice Tipp_ID: El enlace del recomendador se almacena técnicamente en onOffice en el campo inmobiliario Tipp_ID (categoría «Administración»). No debes incluir este campo directamente como campo de formulario: propform lo establece automáticamente a través de la conexión de registros con la dirección del informante creada o vinculada. Para que esto funcione, Tipp_ID debe estar activado en onOffice en Extras → Ajustes → Administración → Inmuebles (al igual que cualquier otro campo de onOffice).
Datos personales del inquilino
Finalidad: los inquilinos rellenan sus datos personales y financieros; propform crea la dirección y la vincula al inmueble.
Elementos:
- Datos de contacto (tratamiento, nombre, apellidos, dirección, teléfono, correo electrónico)
- Campos de ingresos/profesión (campos personalizados en onOffice)
- Carga de archivos (nóminas, documento de identidad, informe de SCHUFA)
- Agrupación de varios archivos en PDF (véase Campos de carga de archivos)
- Conexión de registros:
estate:address:renter
- Opcional: generar documentación en PDF (véase Creación de PDF)
- Opcional: panel de firmas para una declaración propia legalmente vinculante
Acta de entrega
Finalidad: Documentar el estado del inmueble en el momento de la entrega entre el arrendador y el inquilino (o el vendedor y el comprador).
Elementos:
- Carga de fotos por habitación
- Selección múltiple de «habitaciones» (cocina, baño, dormitorio…)
- Lecturas de contadores (electricidad, gas, agua) como campos numéricos o controles deslizantes de rango
- Campos de comentarios por habitación
- Panel de firmas para ambas partes
- Generación de PDF con diseño de tabla para los valores solicitados
Solicitar valoración del cliente (con enrutamiento condicional)
Objetivo: Solicitar una valoración tras el cierre de la operación: dirigir a los clientes con una experiencia positiva a la reseña de Google y a los demás al formulario de comentarios interno.
Componentes:
- 3 botones en el formulario de resumen: 🙂 muy bien / 😐 regular / 😞 mal
- Por botón: el formulario de envío automático establece el valor en onOffice + URL de la página de agradecimiento condicional
- Más información en Envío automático y enrutamiento condicional
Solicitud de cita con el notario (con varios compradores/propietarios)
Objetivo: Preparación de la cita con el notario: todos los compradores, propietarios y el notario vinculados como contactos, además de los textos del contrato y la política de cancelación a través del enlace del acuerdo.
Componentes:
- El formulario de resumen muestra todas las personas vinculadas (véase Combinar varios registros)
- Un formulario de edición por tipo de persona (comprador, propietario, notario, administración)
- Bucles de direcciones con
_buyerbrek_1_ / _ownerbrek_1_
- Generación de PDF del encargo al notario
- Envío de correo electrónico con archivo adjunto al notario
Acuerdo de reserva
Finalidad: Reserva de un inmueble por parte de un comprador — formulario único, que debe bloquearse a continuación.
Elementos:
- Datos de dirección del comprador
- Texto de las condiciones de reserva (campo de descripción con HTML)
- Panel de firmas
- Clave del formulario mediante parámetro URL para evitar el envío duplicado (véase Protección de formularios)
- Generación de PDF del acuerdo de reserva con firma
- Correo electrónico al comprador con el PDF adjunto
Documentación sobre blanqueo de capitales (documentación de cumplimiento normativo)
Finalidad: Documentación obligatoria de la identificación de la parte contratante (Ley de blanqueo de capitales).
Componentes:
- Datos de dirección + carga de DNI/pasaporte
- Profesión y origen de los fondos como campos personalizados
- Documento PDF con diseño de tabla (véase Creación de PDF)
- Ubicación de almacenamiento: en la dirección, con la característica de documento «Documento GwG»
- Correo electrónico a contabilidad con resolución de macro de dirección «alternativa»
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Plantilla de formulario de configuración (preconfiguración + formulario del cliente)
En lugar de crear un formulario enorme para el cliente final (los formularios largos desaniman), esta plantilla utiliza dos formularios más pequeños:
- Formulario de configuración (interno, rellenado por el empleado): introduce todos los datos conocidos en onOffice (inmueble, propietario, notario, administración, etc.) y los guarda
- Formulario del cliente — se abre con los UUID recién creados/actualizados como parámetros de URL (
?estate[Id]=...&address[ID]=...), muestra todo prellenado, el cliente solo tiene que firmar y completar unos pocos datos
Pasos de configuración
- Crear el formulario de configuración con todos los campos que debe completar el empleado
- En la configuración del formulario → «Enviar y página de agradecimiento» → URL de la página de agradecimiento = el formulario del cliente, con las casillas marcadas «Añadir UUID del inmueble» y «Añadir UUID de la dirección»
- Crear el formulario del cliente: campos que solo debe rellenar el cliente (firma, comentarios si procede). Configurar los campos con valores prellenados (p. ej., texto del contrato) como ocultos + valor obligatorio
Procedimiento
- El empleado abre el formulario de configuración → introduce los datos → Enviar
- El empleado accede al formulario del cliente con todos los UUID en la URL
- Copia esta URL y se la envía al cliente (por correo electrónico, WhatsApp, código QR)
- El cliente abre → ve una versión breve y clara con solo unos pocos campos que rellenar → Enviar
¿Cuándo merece la pena?
- Encargos urgentes (el empleado configura, el comprador firma)
- Actas de entrega (el empleado actualiza los datos maestros, el inquilino solo completa los lecturas de contadores + firma)
- Acuerdos de reserva (condiciones del empleado, firma del comprador)
- Documentación de cumplimiento compleja (clasificación interna previa, el cliente solo añade su identificación)
> 💡 Ventaja frente a un formulario extenso: el cliente solo ve lo que realmente tiene que hacer → mayor tasa de finalización. El empleado mantiene el control total sobre los campos obligatorios críticos.
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Consejo: Grupos de formularios para la configuración masiva
Si tienes varios formularios relacionados (por ejemplo, solicitud de servicio de emergencia con un formulario de resumen + 4 formularios de tramitación), agrúpalos en grupos de formularios:
- Ajustes de la cuenta → Grupos de formularios → crear nuevo grupo
- Asigna el grupo en la configuración de cada formulario
- Ajustes de la cuenta → Grupos de formularios → URL de copia para el grupo
Con esta URL de copia puedes copiar el grupo completo a otra cuenta de propform, lo cual es perfecto para consultores que ofrecen configuraciones estándar a sus clientes.
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Copiar plantillas de ejemplo ya preparadas
En algunas cuentas de propform (especialmente en la cuenta de formularios de ejemplo) hay conjuntos de plantillas ya preparados para copiar:
- Formulario de ejemplo para recabar valoraciones de clientes (6 formularios interrelacionados)
- Formulario de ejemplo para solicitud de servicio de emergencia (Resumen + 4 formularios de edición)
- Formulario de ejemplo de información del inquilino
Si necesitas acceso a estas plantillas, escríbenos brevemente a hello@propform.io; te enviaremos el enlace para copiarlas.
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