🎁 Vorlagen-Galerie & Schnellstart-Patterns

Statt jedes Formular von Grund auf zu bauen, lohnt es sich, mit einem der bewährten Patterns zu starten und es anzupassen. Hier die wichtigsten Bauformen mit Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Inhalt

• Schnellstart: Formular per Link aus onOffice-Maske
• Standard-Formular-Patterns
• Konfigurations-Formular-Pattern (Pre-Konfig + Customer-Form)
• Tipp: Formular-Gruppen für Bulk-Setup
• Fertige Beispiel-Vorlagen kopieren

Schnellstart: Formular per Link aus onOffice-Maske

Das wichtigste Pattern für die Integration: ein Link in der onOffice-Adress- oder Immobilien-Maske, der automatisch das richtige Formular mit dem richtigen Datensatz öffnet.

Schritt 1: Formular in propform anlegen

1. propform-Account → Neues Formular erstellen → Name vergeben (z.B. „Dokumenten-Upload zur Immobilie")
2. Aktivieren
3. Felder hinzufügen (z.B. Datei-Upload-Feld zur Immobilie)
4. Optional: Aktivität bei Submit konfigurieren, E-Mail-Versand aktivieren

Schritt 2: Link-Feld in onOffice anlegen

1. onOffice → Extras → Einstellungen → Administration
2. Modul Immobilien (oder Adressen) → eigene Kategorie anlegen, z.B. „Formulare" oder „Checklisten und Formulare"
3. Neues Feld vom Typ „Link", Name z.B. „Dokumenten-Upload"
4. Aktivieren (Spalte „A")
5. Im Feld eine Formel hinterlegen:

="https://formular.deine-domain.de/dokumenten-upload?estate[Id]=" & UUID()

→ propform stellt die fertige Formel im Form-Editor bereit unter Formulareinstellungen → Weitere Einstellungen → „Makros und Formeln einblenden".

Schritt 3: Formel in allen Datensätzen berechnen lassen

Formeln in onOffice-Feldern werden nur beim Speichern des Datensatzes berechnet. Damit der Link sofort in allen vorhandenen Immobilien funktioniert:

1. Modul Immobilien → Aktion → „Massenaktualisierung Immobilien"
2. Reiter „Immobiliendaten" → nichts ändern
3. „Aktualisieren" drücken — onOffice speichert alle Datensätze einmal durch und berechnet die Formel neu

💡 Wichtige Haken vorher prüfen: Spalten „Überschreiben Einheiten" und „Überschreiben Stammobjekt" beim Formel-Feld in der Administration aktivieren — sonst werden manche Datensätze ausgelassen.

Schritt 4: Link in der Maske nutzen

Jetzt erscheint in jeder Immobilien-Maske der Link in deiner Kategorie. Klick → Formular öffnet sich mit dem korrekten Datensatz vorgeladen.

_Obj-Präfix-Trick für Straße & Hausnummer im Modul Immobilien

Wenn du in der Formular-Überschrift oder im PDF Straße und Hausnummer einer Immobilie anzeigen willst, auch wenn im Objekt die Einstellung „Adresse nicht freigeben" gesetzt ist — Standard-Makros liefern dann nichts, die _Obj-Variante umgeht das:

Den Trick gibt es nur für Straße und Hausnummer im Modul Immobilien — andere Felder (_ort, _plz etc.) haben keine _Obj-Variante.

Beispiel: Formular-Überschrift = Lade Dokumente zur Immobilie _Objstrasse _Objhausnummer → zeigt immer Straße + Hausnummer, auch wenn die Adressfreigabe deaktiviert ist.

Standard-Formular-Patterns

Tippgeber-Formular

Zweck: Eine Drittperson empfiehlt eine Immobilie/einen Eigentümer und bekommt bei erfolgreichem Abschluss eine Provision.

Bauelemente:

• Eingabefelder Tippgeber-Adresse (Vorname, Name, E-Mail, Telefon)
• Eingabefelder Empfehlung (Vorname, Name, Telefon, Adresse der Immobilie)
• Datensatz-Verbindung: address:estate:tipp (Tippgeber-Verknüpfung) in den Formulareinstellungen wählen
• E-Mail an Tippgeber: Bestätigungsmail
• E-Mail an interne Adresse: Notification an Vertrieb

💡 Wichtig zum onOffice-Feld Tipp_ID: Die Tippgeber-Verknüpfung wird in onOffice technisch im Immobilien-Feld Tipp_ID (Kategorie „Verwaltung") gespeichert. Dieses Feld solltest du nicht direkt als Formularfeld einbinden — propform setzt es automatisch über die Datensatz-Verbindung mit der angelegten oder verknüpften Tippgeber-Adresse. Damit das funktioniert, muss Tipp_ID in onOffice unter Extras → Einstellungen → Administration → Immobilien aktiviert sein (wie jedes andere onOffice-Feld auch).

Mieter-Selbstauskunft

Zweck: Mieter füllen ihre persönlichen + finanziellen Daten aus, propform legt Adresse an + verknüpft mit Immobilie.

Bauelemente:

• Adressdaten (Anrede, Vorname, Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Einkommens-/Beruf-Felder (Custom-Felder in onOffice)
• Datei-Upload (Gehaltsnachweise, Personalausweis, SCHUFA-Auskunft)
• Multi-Datei-Bündelung zu PDF (siehe Datei-Upload-Felder)
• Datensatz-Verbindung: estate:address:renter
• Optional: PDF-Dokumentation generieren (siehe PDF-Erstellung)
• Optional: Unterschriften-Pad für rechtsverbindliche Selbstauskunft

Übergabeprotokoll

Zweck: Bei Wohnungs-/Hausübergabe zwischen Vermieter und Mieter (oder Verkäufer und Käufer) Zustand dokumentieren.

Bauelemente:

• Foto-Upload pro Raum
• Multi-Select „Räume" (Küche, Bad, Schlafzimmer …)
• Zähler-Stände (Strom, Gas, Wasser) als Zahlenfelder oder Range-Slider
• Bemerkungs-Felder pro Raum
• Unterschriften-Pad für beide Parteien
• PDF-Erstellung mit Tabellen-Layout für die abgefragten Werte

Kundenbewertung einholen (mit Conditional Routing)

Zweck: Nach Geschäftsabschluss um Bewertung bitten — Kunden mit positiver Erfahrung zur Google-Review schicken, andere zu internem Feedback-Formular.

Bauelemente:

• 3 Buttons im Übersichts-Formular: 🙂 sehr gut / 😐 mittel / 😞 schlecht
• Pro Button: Auto-Submit-Formular setzt den Wert in onOffice + Conditional Danke-Seite-URL
• Mehr unter Auto-Submit & Conditional Routing

Notarbeauftragung (mit mehreren Käufern/Eigentümern)

Zweck: Vorbereitung Notar-Termin — alle Käufer + Eigentümer + Notar als Adressen verknüpft, plus Vertragstexte/Widerrufsbelehrung über Agreement-Link.

Bauelemente:

• Übersichts-Formular zeigt alle verknüpften Personen (siehe Mehrere Datensätze verbinden)
• Pro Personentyp ein Bearbeitungs-Formular (Käufer, Eigentümer, Notar, Verwaltung)
• Adress-Loops mit _buyerbrek_1_ / _ownerbrek_1_ Schleifen
• PDF-Erstellung der Notarbeauftragung
• E-Mail-Versand mit Anhang an Notar

Reservierungsvereinbarung

Zweck: Reservierung einer Immobilie durch einen Käufer — einmaliges Formular, soll danach gesperrt sein.

Bauelemente:

• Adressdaten Käufer
• Reservierungs-Bedingungen-Text (Beschreibungs-Feld mit HTML)
• Unterschriften-Pad
• Formularschlüssel via URL-Parameter für Anti-Doppel-Submit (siehe Formular-Schutz)
• PDF-Erstellung der Reservierungs-Vereinbarung mit Unterschrift
• E-Mail an Käufer mit PDF im Anhang

Geldwäsche-Dokumentation (Compliance-Doku)

Zweck: Pflicht-Dokumentation der Identifikation des Vertragspartners (Geldwäschegesetz).

Bauelemente:

• Adressdaten + Personalausweis/Reisepass-Upload
• Beruf, Mittel-Herkunft als Custom-Felder
• PDF-Doku mit Tabellen-Layout (siehe PDF-Erstellung)
• Speicherort: in der Adresse, mit Dokumentenmerkmal „GwG-Doku"
• E-Mail an Buchhaltung mit Adress-Makro-Auflösung „alternativ"

Konfigurations-Formular-Pattern (Pre-Konfig + Customer-Form)

Statt ein riesiges Formular für den Endkunden zu bauen (lange Formulare schrecken ab), nutzt dieses Pattern zwei kleinere Formulare:

1. Konfigurations-Formular (intern, vom Mitarbeiter ausgefüllt) — befüllt alle bekannten Daten in onOffice (Immobilie, Eigentümer, Notar, Verwaltung etc.) und speichert
2. Customer-Formular — wird mit den eben angelegten/aktualisierten UUIDs als URL-Parameter geöffnet (?estate[Id]=...&address[ID]=...), zeigt alles vorausgefüllt, der Kunde unterschreibt nur noch und ergänzt minimal

Setup-Schritte

1. Konfigurations-Formular bauen mit allen Feldern, die der Mitarbeiter pflegen soll
2. In den Formulareinstellungen → „Absenden & Dankeseite" → Dankeseite-URL = das Customer-Formular, mit Häkchen „Estate-UUID anhängen" und „Adress-UUID anhängen"
3. Customer-Formular bauen — Felder, die nur Kunde ausfüllen muss (Unterschrift, ggf. Bemerkungen). Felder mit vorbefüllten Werten (z.B. Vertragstext) als ausgeblendet + erzwungener Wert konfigurieren

Ablauf

1. Mitarbeiter öffnet Konfigurations-Formular → trägt Daten ein → Submit
2. Mitarbeiter landet auf Customer-Formular mit allen UUIDs in der URL
3. Diese URL kopiert er und schickt sie dem Kunden (per Mail, WhatsApp, QR-Code)
4. Kunde öffnet → sieht eine kurze, übersichtliche Variante mit nur noch wenigen Eingaben → Submit

Wann lohnt sich das?

• Notarbeauftragungen (Mitarbeiter konfiguriert, Käufer unterschreibt)
• Übergabeprotokolle (Mitarbeiter pflegt Stammdaten, Mieter ergänzt nur Zählerstände + Unterschrift)
• Reservierungsvereinbarungen (Konditionen vom Mitarbeiter, Unterschrift vom Käufer)
• Komplexe Compliance-Dokumentationen (interne Klassifikation vorab, Kunde ergänzt nur Identifikation)

💡 Vorteil gegenüber einem großen Formular: Kunde sieht nur, was er wirklich tun muss → höhere Abschlussrate. Mitarbeiter behält die volle Kontrolle über die kritischen Pflichtfelder.

Tipp: Formular-Gruppen für Bulk-Setup

Wenn du mehrere zusammengehörige Formulare hast (z.B. Notarbeauftragung mit Übersichts- + 4 Bearbeitungs-Formularen), gruppiere sie in Formular-Gruppen:

1. Account-Einstellungen → Formulargruppen → neue Gruppe anlegen
2. In den Formulareinstellungen jedes Formulars die Gruppe zuweisen
3. Account-Einstellungen → Formulargruppen → Kopier-URL für die Gruppe

Mit dieser Kopier-URL kannst du die komplette Gruppe in einen anderen propform-Account kopieren — perfekt für Berater, die ihren Kunden Standard-Setups anbieten.

Fertige Beispiel-Vorlagen kopieren

In einigen propform-Accounts (insbesondere Beispielformular-Account) gibt es fertige Vorlagen-Sets zum Kopieren:

• Beispiel-Formular Kundenbewertung einholen (6 Formulare zusammenspielend)
• Beispiel-Formular Notarbeauftragung (Übersicht + 4 Bearbeitungs-Formulare)
• Beispiel-Formular Mieter-Selbstauskunft

Wenn du Zugriff auf diese Vorlagen brauchst, schreib uns kurz unter hello@propform.io — wir schicken dir den Kopier-Link.

Verwandt

• 📖 Mehrere Datensätze verbinden — Adress-Loops für komplexe Verknüpfungen
• 📖 PDF-Erstellung — PDF-Vorlagen, Tabellen, Datei ablegen
• 📖 Auto-Submit & Conditional Routing — Bewertungs-/Lead-Routing-Patterns
• 📖 Formular-Schutz — Anti-Doppel-Submit, IP-Whitelist, Passwort
• 📖 Datensätze verbinden (Feature) — alle verfügbaren Verknüpfungs-Typen