Größere Updates und neue Features in propform.io — chronologisch sortiert (neueste oben).
Du kannst jetzt für jedes Datei-Upload-Feld einschränken, welche Dateiarten hochgeladen werden dürfen. In den Datei-Feld-Einstellungen findest du dafür den neuen Bereich „Erlaubte Dateiarten": Wähle bequem ganze Gruppen (Bilder, PDF, Office-Dokumente, Tabellen, E-Mail-Dateien, Archive, Audio, Video) oder stelle über „Einzelne Dateiendungen anpassen" jede Endung einzeln ein.
Die Beschränkung greift doppelt — der Datei-Dialog im Browser bietet nur die erlaubten Arten an, und beim Absenden wird zusätzlich serverseitig geprüft.
Praktisch z.B. für Notarbeauftragungen: Wenn die hochgeladenen Dateien später in onOffice zu einer PDF zusammengesetzt werden, lassen sich dort nur Bilder einbetten. Beschränke das Feld einfach auf „Bilder" — so können Besucher keine PDFs hochladen, die die spätere PDF-Erstellung stören würden.
Wer nichts auswählt, behält automatisch das bisherige Verhalten: Alle gängigen Dateiarten sind erlaubt. Du musst an bestehenden Formularen also nichts ändern.
📖 Erlaubte Dateiarten einschränken
Beim Schreiben einer Aktivität kann ein Absagegrund mitgegeben werden. In onOffice lassen sich diese Absagegründe frei anpassen — umbenennen, löschen oder ergänzen. Bisher kannte propform nur die Standard-Absagegründe; wurde ein Grund verwendet, den es in deiner onOffice-Version gar nicht (mehr) gibt, schlug das Schreiben der Aktivität fehl.
Jetzt kannst du deine eigenen Absagegründe pflegen: Unter Einstellungen → onOffice API findest du eine Liste, die mit den onOffice-Standardwerten vorbelegt ist. Du kannst Einträge hinzufügen, umbenennen oder entfernen — am einfachsten per Copy/Paste direkt aus onOffice. So passen die Werte exakt zu deiner onOffice-Version, und Aktivitäten mit Absagegrund werden zuverlässig geschrieben. (Jeder Eintrag darf bis zu 40 Zeichen lang sein — eine onOffice-Vorgabe.)
Wer nichts ändert, behält automatisch die bisherigen Standard-Absagegründe — du musst also nichts tun, wenn deine onOffice-Version unverändert ist.
📖 onOffice-Aktivität schreiben
Wenn ein Formular nicht abgesendet werden kann — etwa weil ein Pflichtfeld fehlt oder der Dubletten-Check anschlägt — und der Besucher im Browser zurückgeht, bleiben jetzt alle bereits gemachten Eingaben erhalten. Das gilt nicht mehr nur für einfache Textfelder, sondern auch für:
Zusätzlich gibt es auf der Fehlerseite einen neuen „Zurück"-Button, der direkt ins ausgefüllte Formular zurückführt — kein erneutes Tippen nötig.
Das funktioniert auch in mehrstufigen Formularen und zusammen mit Bedingungen & Regeln: ein- und ausgeblendete Felder werden korrekt wiederhergestellt. Die Eingaben werden dabei ausschließlich lokal im Browser des Besuchers zwischengespeichert (ohne Cookies) und sind spätestens beim Schließen des Tabs wieder verschwunden.
Das Unterschreiben ist jetzt einfacher: Der bisherige Zwischenschritt „Unterschrift verwenden" entfällt. Sobald der Besucher unterschrieben hat, wird die Unterschrift automatisch übernommen — eine grüne Bestätigung „✓ Unterschrift übernommen" zeigt das an. Über das Lösch-Symbol lässt sich die Unterschrift jederzeit verwerfen und neu setzen.
Außerdem verbessert:
Die Umstellung gilt automatisch für alle bestehenden Formulare — am Aufbau deiner Formulare musst du nichts ändern.
Termine lassen sich per Formular nicht nur ausgeben und neu anlegen, sondern auch gezielt bearbeiten/aktualisieren (Betreff, Notiz, Status, Zeiten). Besonders praktisch in Kombination mit den onOffice-Terminmakros und dem neuen rekursiven Termin-Loop:
_bCalendarRek_(...) ... _eCalendarRek_
Termine lassen sich dynamisch auflisten und über Formularlogik weiterverarbeiten — z.B. Slot buchen, Slot deaktivieren, Status ändern. Mit dem neuen Makro _pfGetCalendarUUID steht eine verschlüsselte Kalender-UUID zur Verfügung, um Termine sicher per Link/Parameter anzusprechen.
📖 propform-Makros — Kalender-Loop
Bestehende Suchkriterien können per Formular geladen und überarbeitet werden. Erklärungs-Video
Mit _bScRek_(...) ... _eScRek_ lassen sich alle Suchkriterien einer Adresse durchlaufen. Optional mit Filter, z.B. _bScRek_("status:1") für nur aktive Suchkriterien.
Außerdem: einzelne Suchkriterien-Werte mit _pfGetSearchCriteriaField(feldname) ausgeben.
📖 Übersicht aller propform-Makros
_pfButton() & _pfLink()Voll gestylte Buttons und Hyperlinks direkt in Beschreibungs- und Textfeldern. Beispiele:
_pfButton("Weiter zum Formular", "https://example.com", "rounded-pill", "_blank")
_pfLink("https://example.com", "Hier klicken", "_blank")
_getAddressLink & _getEstateLinkErzeugen direkten Deep-Link zum Adress- oder Immobiliendatensatz in onOffice enterprise — funktioniert nur für eingeloggte Benutzer.
Wenn ein Formular ChatGPT-Operationen durchführt, lassen sich jetzt auch die neueren Modelle GPT-5.1, GPT-4.1, GPT-4.1-mini auswählen — in den Formulareinstellungen unter „Text erstellen (ChatGPT)" → „Feintuning".
Alle Funktionen der onOffice-API sind nun in propform abgebildet:
📖 Datei-Upload-Felder · Video-Tutorial
Download-Felder bekamen viele neue Auswahlkriterien:
Außerdem Download-Tracking als Aktivität in onOffice. Damit werden auch digitale Daten-/Download-Räume für Kunden via Formular möglich.
📖 Datei-Download-Felder · Video-Tutorial
Formulare lassen sich jetzt per Sprache/KI ausfüllen. Voraussetzung: OpenAI-Platform-API-Key im Account hinterlegt. In den Formulareinstellungen unter „Weitere Einstellungen" aktivierbar. Im Formular erscheint dann unten rechts ein Mikrofon-Button.
📖 KI-Spracheingabe · Video-Beispiel
In den Formulareinstellungen unter dem Reiter „Bedingungen & Regeln" kannst du Felder dynamisch ein- und ausblenden in Abhängigkeit von Werten anderer Felder.
📖 Bedingungen & Regeln · Erklärvideo
Mit „Werte schreiben" lassen sich nach Formularabsendung zusätzliche Felder in Adresse oder Immobilie befüllen — auch mit Makros. Beispiel: _pfGetSearchCriteriaInformation in ein Adressfeld schreiben, um es später in einer onOffice-PDF-Vorlage zu verwenden.
📖 Werte schreiben · Video
In den Account-Einstellungen unter „Statistik" kannst du komplett deaktivieren, dass:
Damit werden Daten ausschließlich zu onOffice durchgeroutet.
📖 Datenschutz & Datensparsamkeit
key=Mit dem URL-Parameter ?key=... kann ein Formular passwortgeschützt werden — auch in Kombination mit Makros, um z.B. Einmal-Links zu bauen. Video-Erklärung
In den Formulareinstellungen kann eingestellt werden, dass nur bestimmte IPs ein Formular aufrufen dürfen.
form_start_input und form_abort ergänzt. Mit GTM lassen sich somit Formularabbrüche und Eingabe-Beginn tracken.
Neben dem Google Tag Manager lässt sich jetzt auch der Etracker-Code zu Formularen hinzufügen.
📖 Tracking
Bisher wurde bei Empfänger-Match auf onOffice-Adressen mit der E-Mail nur als Zweit-/Drittadresse die Mail an die primäre Adresse des Datensatzes geschickt. Jetzt prüft propform zuerst, ob die E-Mail tatsächlich als primäre Adresse existiert — und legt sonst automatisch einen neuen Adressdatensatz mit dieser E-Mail an.
Individuell angelegte Benutzerfelder in der Adresse oder Immobilie können nun als Empfänger von E-Mails ausgewählt werden — z.B. „Team-Leiter" oder „Innendienstverantwortlichkeit".
Auch Empfänger, CC und BCC unterstützen jetzt onOffice-Makros — z.B. mit Fallback:
_ifEmpty(_Sonstige1;"fallback@unternehmen.de";"_Sonstige1")
Felder lassen sich jetzt per Drag & Drop im Formular verschieben — die alte „Pfeil hoch/runter"-Logik wurde abgelöst.
Für Singleselect-Felder mit vielen Optionen (z.B. Benutzerfelder) lässt sich eine Suchfunktion aktivieren — der Besucher tippt einen Suchbegriff, passende Optionen werden vorgeschlagen.
Suchkriterien-Felder mit Von- und Bis-Wert können jetzt separat per URL-Parameter befüllt werden — mit doppeltem Unterstrich:
?searchcriteria[wohnflaeche__von]=50&searchcriteria[wohnflaeche__bis]=80
In den Feldeinstellungen Intervall = 0,0001 einstellen. Achtung: In onOffice muss das Feld in der Administration ebenfalls auf „Dezimalzahl mit 4 Nachkommastellen" eingestellt sein.
Für Zahlenfelder lässt sich jetzt hinter eingegebenen Werten eine Einheit oder Währung anzeigen — z.B. m² oder €. Frei definierbar in den „Weiteren Feldeinstellungen".
Zahlenfelder enthalten jetzt einen Punkt als Tausendertrennzeichen. Auf dem Smartphone wird automatisch die Nummerntastatur angezeigt.
Einstellbar in den Feldeinstellungen — der Browser kann gespeicherte Werte vorschlagen (Name, E-Mail, Telefon etc.).
iFrames lassen sich jetzt von beliebigen Quellen via Beschreibungs-Feld einbinden — z.B. Timum-Termin-Buchung:
<iframe src="https://www.timum.de/[providerID]/_Id@[providerID]@onofficeEstate/embedded_map" width="100%" height="400px" frameborder="0"></iframe>
Im Falle des „Dubletten-Check auf objektnr_extern" kann jetzt ausgewählt werden, dass nur bereits existierende Objektnummern erlaubt sind. Damit verhinderst du „Geisterimmobilien" durch Tippfehler.
Neben „eckig" und „abgerundet" lässt sich jetzt auch die Designart „Pille" auswählen — alle Formular-Elemente werden vollständig abgerundet.
Baskerville und Inter sind jetzt verfügbar.
Bisher konnte man nur eine Aktivität für die Formularabsendung definieren. Jetzt kann auch eine Aktivität bei Formularaufruf geschrieben werden — z.B. um zu tracken, wer ein Formular aufgerufen hat.
Lässt sich nun dynamisch anhand von Feldwerten in der Adresse/Immobilie entscheiden, auf welche Dankeseite weitergeleitet werden soll:
_ifEmpty(_Sonstige1;"www.dankeseite1.de";"www.dankeseite2.de")
oder mit Single-Select-Wert:
_calculate(IF([ind_2418_Feld_adressen51]="ind_Schl_4605";"https://link-1.de";"https://link-2.de"))
Die onOffice-Feldkonfiguration wird nun im Hintergrund abgerufen. Die Bedienung des Baukastens und das Laden der Formulare ist bedeutend schneller. Auto-Update der Felder passiert nur noch beim Aufruf der Formularübersicht und einmal täglich morgens — nicht mehr bei jedem Aufruf der Feld-Einstellungen.
In den Account-Einstellungen können Formulargruppen definiert werden. In den Formulareinstellungen lässt sich ein Formular einer Gruppe zuordnen. Damit kannst du einen Kopierlink für die komplette Formulargruppe erstellen — und mehrere Formulare zwischen propform-Accounts auf einmal kopieren.