📨 E-Mail in propform

propform kann nach Formularabsendung drei verschiedene Mails parallel versenden — sie sind unabhängig voneinander aktivierbar:

1. Bestätigungs-Mail von propform an dich (z.B. „Neue Anfrage"-Benachrichtigung)
2. E-Mail über onOffice-API #1 (z.B. Antwort an den Anfragenden)
3. E-Mail über onOffice-API #2 (z.B. interne Info-Mail an Team-Leiter)

Inhalt

• Bestätigungs-Mail von propform
• E-Mail über onOffice-API
• Empfänger-Logik (Adress-Match)
• Makro-Auflösung in Empfänger, Betreff, Body
• HTML im Mail-Body
• Mehrfach-Empfänger via CC/BCC
• Adress-Makro-Auflösung „alternativ"
• Newsletter-Double-Opt-In über _NewsletterDOILink
• Anhänge
• onOffice-Mail-Vorlagen verwenden

Bestätigungs-Mail von propform

Klassische Benachrichtigung an dich, wenn jemand das Formular abgesendet hat. Enthält alle Eingabewerte als formatierte Übersicht.

• E-Mail versenden nach Formularabsendung: Schalter zum Aktivieren
• E-Mail-Adresse: Lass leer für deine Account-Mail oder hinterlege eine andere

E-Mail über onOffice-API

Die mächtigere Variante: propform fordert onOffice auf, eine Mail zu versenden — von der E-Mail-Adresse des onOffice-Benutzers, der deinem API-Benutzer zugeordnet ist (nicht von beliebigen Benutzern), mit deinen onOffice-Mail-Vorlagen, automatisch im richtigen Postausgang.

🔧 Voraussetzung: Der API-Benutzer muss in onOffice einem E-Mail-Postfach zugeordnet sein, und die zugehörige E-Mail-Adresse muss in deinem propform-Account hinterlegt sein. Anleitung: API-Benutzer einem Postfach zuordnen + E-Mail in propform hinterlegen.

Du kannst zwei separate onOffice-Mails pro Formular konfigurieren — typische Use-Cases:

• Mail 1: Antwort an den Anfragenden
• Mail 2: Interne Info-Mail an Team-Leiter, Verantwortlichen oder eine externe Mail-Liste

Pro Mail konfigurierbar

• Empfänger (Mail-Adresse oder Benutzerfeld der Adresse/Immobilie)
• CC (Kopie)
• BCC (Blindkopie)
• Betreff + Body (Makros aktiviert)
• onOffice-Mail-Vorlage (optional)
• Anhänge: PDF-Exposés, PDF-Briefe, hochgeladene Dateien
• Dokumenten-Attribute der Anhänge

Empfänger-Logik (Adress-Match)

Beim Versand einer Mail über onOffice braucht die API eine Adress-ID, nicht nur eine E-Mail. propform sucht daher in onOffice nach einer Adresse mit dieser E-Mail.

⚠️ Wichtige Logik-Verbesserung gegenüber Standard-onOffice: Wenn die E-Mail in einem Datensatz nur als Zweit- oder Drittadresse existiert (nicht als primäre), würde Standard-onOffice die Mail an die primäre Adresse des Datensatzes schicken — was nicht das gewünschte Verhalten ist.

propform prüft daher zuerst, ob die gewünschte E-Mail tatsächlich als primäre Adresse existiert. Falls nicht, wird automatisch ein neuer Adressdatensatz mit dieser E-Mail angelegt. Damit landen Mails sicher bei der richtigen Person.

Empfänger als Benutzerfeld

Statt einer fest hinterlegten Mail kannst du als Empfänger ein Benutzerfeld der geladenen Adresse oder Immobilie wählen — z.B. „Team-Leiter" oder „Innendienstverantwortlichkeit". Auch eigene Benutzerfelder, die du selbst in der onOffice-Administration angelegt hast, sind verfügbar.

Makro-Auflösung in Empfänger, Betreff, Body

In Empfänger, CC, BCC, Betreff und Body sind onOffice-Makros aktiv. Praktische Beispiele:

Empfänger mit Fallback

_ifEmpty(_Sonstige1;"fallback@unternehmen.de";"_Sonstige1")

→ Wenn das Feld _Sonstige1 der Adresse leer ist, geht die Mail an fallback@unternehmen.de. Sonst an die Mail aus _Sonstige1.

Dynamischer Empfänger über Single-Select

_calculate(IF([ind_2418_Feld_adressen51]="ind_Schl_4605";"team-a@unternehmen.de";"team-b@unternehmen.de"))

→ Mail-Empfänger hängt vom ausgewählten Wert in einem Adress-Auswahl-Feld ab.

Body mit Suchprofil-Resümee

Hallo _Vorname _Name,

danke für deine Suchanfrage.

Dein Suchprofil:
_pfGetSearchCriteriaInformation

Wir melden uns!

→ Die _pfGetSearchCriteriaInformation gibt das gerade angelegte Suchkriterium tabellarisch aus.

📖 Komplette Makro-Übersicht: Makros — propform & onOffice

HTML im Mail-Body

Wenn die E-Mail als HTML-Mail versendet wird (Standard bei E-Mail über onOffice-API), kannst du im Body HTML-Tags verwenden:

Hallo <strong>_Vorname _Name</strong>,

vielen Dank für deine Anfrage zu <a href="_getEstateLink">_objektart in _ort</a>.

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.

Erlaubt sind die üblichen Tags: <strong>, <em>, <a href="...">, <br>, <ul>/<li>, <p>, <h2>–<h4>. Style-Attribute funktionieren ebenfalls.

⚠️ Wichtig bei Buttons: Wenn du gestylte Buttons mit <a style="...">...</a> einsetzt, müssen die CSS-Eigenschaften direkt im Style-Attribut stehen — nicht als Klassen. Manche Mail-Programme (z.B. Gmail) ignorieren externe Stylesheets und zeigen sonst nur den unterstrichenen Link statt des Buttons.

Mehrfach-Empfänger via CC/BCC

Das Empfänger-Feld akzeptiert nur eine Adresse, CC und BCC dagegen komma-getrennt mehrere Empfänger — auch jeweils mit Makro-Auflösung kombinierbar.

Beispiel:

CC: _Sonstige1, buchhaltung@unternehmen.de, _Email(geschaeftlich,2)

→ Mail geht zusätzlich an die Mail im Sonstige1-Feld der Adresse, an die feste Buchhaltungs-Mail, und an die zweite geschäftliche Mail des Datensatzes.

Use-Cases:

• Kunde + Buchhaltung gleichzeitig benachrichtigen
• Team-Verteiler dynamisch über Adressfeld
• Zentrale Archiv-Adresse mit BCC

Adress-Makro-Auflösung „alternativ" (Formularadresse statt Empfängeradresse)

Problem: Wenn du eine onOffice-Mail an einen internen Mitarbeiter schickst (z.B. Buchhaltung) und im Body auf die Daten des Formular-Ausfüllers zugreifen willst (_Vorname, _Name, _Email etc.), liefert onOffice standardmäßig die Daten des Empfängers — also der Buchhaltung. Nicht das, was du willst.

Lösung: In der propform-Mail-Konfiguration → Adress-Makro-Auflösung von „normal" auf „alternativ" umstellen. Damit beziehen sich _Vorname, _Name etc. auf die Adresse des Formular-Ausfüllers, nicht auf den Mail-Empfänger.

💡 Faustregel: Wenn die Mail an jemand anderen geht als an den Anfragenden selbst, fast immer „alternativ" verwenden.

Bonus-Tipp: Klickbarer Datensatz-Link in interner Mail

Damit der Buchhaltungs-Kollege direkt zum Datensatz springen kann:

<a href="_getAddressLink">Adresse in onOffice öffnen</a>

_getAddressLink ist ein propform-Makro für den Deep-Link zum Adressdatensatz. Funktioniert nur für eingeloggte onOffice-Benutzer.

Newsletter-Double-Opt-In über _NewsletterDOILink

onOffice hat ein Standard-Feld Newsletter mit den Werten:

• 0 = nein
• 1 = ja
• 3 = DOI ausstehend (User hat sich angemeldet, aber noch nicht bestätigt)

propform-DOI-Workflow:

1. Anmelde-Formular mit E-Mail-Feld + verstecktem Newsletter-Feld (Default-Wert 3 = DOI ausstehend) + Adress-Dubletten-Check auf E-Mail
2. Bestätigungs-Mail über onOffice-Vorlage versenden, die das Makro _NewsletterDOILink enthält
3. User klickt den Link → onOffice setzt das Newsletter-Feld automatisch auf 1 (= bestätigt)

Vorteil: kein eigener DOI-Workflow nötig — onOffice übernimmt die Bestätigung. propform liefert nur das Anmelde-Formular und die initial-Mail.

📌 Vollständiges Newsletter-Strecken-Setup mit Prozessmanager und automatischem wöchentlichem Versand: Auf Anfrage stellen wir gerne ein Beratungs-Walkthrough zur Verfügung. Konzept-Quelle: HS Immobilienberatung (Christian Sporbert).

Anhänge

Alle drei Mail-Optionen können Anhänge mitschicken. Quellen:

• Hochgeladene Dateien aus dem Formular
• PDF-Exposés aus onOffice (mit Auswahl welche Vorlage)
• PDF-Briefe aus onOffice (mit Auswahl welche Vorlage)
• Dokumente nach Attribut (filterbar)

📎 Anhang-Limit für die propform-Bestätigungs-Mail: Hochgeladene Dateien werden nur als Anhang mitgeschickt, wenn sie zusammen kleiner als 25 MB sind (übliches Mail-Limit). Größere Dateien findest du dann nur im jeweiligen onOffice-Datensatz — die Mail kommt aber an, ohne Anhang.

📎 Bei onOffice-API-Mails gilt das Limit von onOffice — wenn die Anhänge zu groß sind, schickt onOffice die Mail nicht ab.

onOffice-Mail-Vorlagen verwenden

Statt Betreff + Body direkt in propform zu pflegen, kannst du eine onOffice-E-Mail-Vorlage auswählen. Vorteil: zentrales Vorlagen-Management in onOffice, einfacher zu pflegen, gleiche Vorlage für mehrere Formulare nutzbar.

Setup

1. In onOffice eine E-Mail-Vorlage anlegen (Bearbeiten → Vorlagen → E-Mail-Vorlagen)
2. Datensatzrechte der Vorlage UND des Vorlagen-Ordners auf den propform-API-Benutzer setzen — siehe Mein Formular schreibt keine Daten Punkt 6
3. Im propform → E-Mail-Konfiguration → Vorlage aus Dropdown auswählen
4. Betreff und Body sind dann ausgegraut (kommen aus der Vorlage)

Wichtige Limitation: Anhänge aus Vorlage

⚠️ Wenn die onOffice-Vorlage Anhänge enthält, werden diese nicht automatisch mit der propform-API-Mail mitgeschickt. Anhänge müssen separat in propform definiert werden (PDF-Exposé, hochgeladene Dateien, Dokumente nach Attribut). Das ist eine API-Limitation.

Häufiger Fehler: Vorlage nicht in der Auswahl

Wenn die Vorlage in propform nicht im Dropdown auftaucht:

• Datensatzrechte der Vorlage selbst geprüft? ✓
• Datensatzrechte des Ordners geprüft, in dem die Vorlage liegt? (oft vergessen!) ✓
• API-User hat unter „Word/E-Mail/PDF-Vorlagen → Vorlagen lesen → alle"? ✓

Spezialfall: Marketplace-API-User — keine eigene Signatur möglich

Wenn propform über den onOffice-Marketplace angebunden ist, läuft der Mailversand über einen Marketplace-API-Benutzer. Diesem kannst du in onOffice keine eigene E-Mail-Signatur zuordnen — das Standard-_Signatur-Makro liefert daher keinen sinnvollen Wert.

Workaround:

In der propform-Mail (oder onOffice-E-Mail-Vorlage, die propform aufruft) das Makro _Signatur(inaktiv) setzen — damit wird die Auto-Signatur explizit unterdrückt — und stattdessen die gewünschte Absender-Information als Klartext in den Mail-Body hardcoden:

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Mustermakler GmbH
0151 / 12 34 56 78

_Signatur(inaktiv)

💡 Der gleiche Workaround funktioniert auch, wenn du bei einem klassischen API-Benutzer bewusst nicht die User-Signatur, sondern eine Custom-Signatur pro Formular-Mail nutzen willst.

Spezialfall: onOffice-Prozessmanager-Mails (Vorlagen-Typ „Kontaktversand")

Wenn deine Mail über den onOffice-Prozessmanager mit Vorlage-Kategorie „Vorlage Kontaktversand" versendet wird (z.B. automatisierte Newsletter-/Statusupdate-Strecken), gilt eine besondere Makro-Regel:

• Standard-Makros wie _Vorname / _Name lösen auf die Empfänger-Adresse auf — nicht auf die im Prozess-Datensatz hinterlegte Adresse
• Workaround: für die prozessbezogene Adresse die Präfix-Variante nutzen → _kontakt_vorname / _kontakt_name etc.

Voraussetzungen:

• Vorlage-Kategorie ist auf „Vorlage Kontaktversand" gesetzt (Schraubenschlüssel auf der E-Mail-Vorlage)
• Im Prozess ist „prozessbezogene Adresse zuordnen" aktiviert

💡 Wann brauche ich das? Nur bei Prozessmanager-Strecken mit dem speziellen Versand-Typ. Bei normalen propform-Mails (auch wenn sie via onOffice-API gehen) reicht der „alternativ"-Modus aus dem oberen Abschnitt.

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