propform kann PDFs aus deinen Formular-Absendungen selbst erstellen — ganz ohne onOffice-PDF-Designer und Vorlagenpflege. Du bekommst mit einem Klick einen fertigen Vorschlag aus deinen Formularinhalten und passt Design und Aufbau direkt in propform an.
💡 Der PDF-Generator ist die einfache Alternative zur PDF-Erstellung über onOffice-Vorlagen. Beide Wege können parallel genutzt werden — pro Formular, sogar gleichzeitig.
Beim Absenden eines Formulars rendert propform die Inhalte in ein DIN-A4-PDF — mit deinem Logo, deinen Schriftarten und Farben. Das PDF wird über die gewohnte „Datei erstellen & ablegen"-Strecke verarbeitet: Ablage am Adress- und/oder Immobiliendatensatz in onOffice, optional Verknüpfungsfeld, E-Mail-Anhang, Passwortschutz und digitale Signatur.
Die Vorlage besteht aus Blöcken (Überschriften, Texte, Feld-Wert-Listen, Bilder, Unterschriftsbereiche …), die du in einem einfachen Editor anordnest. Die exakte Optik zeigt dir jederzeit der PDF-Vorschau-Button — was du dort siehst, ist das echte PDF.
⚠️ Ohne aktivierte „Datei erstellen & ablegen"-Einstellung und Ablageort wird kein propform-PDF erzeugt.
Unter Einstellungen → PDF-Design hinterlegst du dein Standard-Design:
Jedes Formular übernimmt dieses Design als Startpunkt in seine eigene PDF-Vorlage. Änderungen am Konto-Design wirken sich nicht rückwirkend auf bestehende Formular-Vorlagen aus — so bleiben deine Formulare stabil.
Statt des propform-Layouts mit Logo und Kopfzeile kannst du dein eigenes Briefpapier hinterlegen — als PDF oder Bild (PNG/JPG). propform legt es beim Erstellen als Hintergrund unter jede Seite des PDFs; Logo und Kopfzeile von propform entfallen dann automatisch, denn dein Briefpapier bringt Briefkopf und Gestaltung selbst mit. Fußzeilentext und Seitenzahlen bleiben nach Wunsch erhalten.
So richtest du es ein:
Erst- und Folgebogen: Die Erstseite gilt für Seite 1 des Dokuments. Optional lädst du einen zweiten Bogen für Seite 2 und folgende hoch (z.B. ohne großen Briefkopf) — ohne Folgebogen gilt die Erstseite für alle Seiten. Beide Dateien müssen vom gleichen Typ sein (beide PDF oder beide Bild).
Seitenränder: Am Briefpapier hinterlegst du Standardränder in Millimetern — sie bestimmen, wo der PDF-Inhalt beginnt und endet, z.B. unterhalb deines Briefkopfs. Pro Formular kannst du die Ränder im Editor zusätzlich überschreiben, ohne das Briefpapier selbst zu ändern.
Gut zu wissen:
Über „Vorlage gestalten" (oder direkt …/forms/{id}/pdf-template) öffnest du den Editor:
| Block | Beschreibung |
|---|---|
| Überschrift | H1–H3, mit Akzentlinie bei H2 |
| Text | Freitext-Absatz, onOffice-Makros erlaubt |
| Feld-Wert-Liste | Tabelle aus Feldern (Label + Wert): Formularfelder mit den abgesendeten Werten und weitere onOffice-Felder des verknüpften Adress-/Immobiliendatensatzes (auch wenn sie nicht im Formular vorkommen) |
| Einzelfeld | ein Feld, optional mit eigenem Label |
| Zwei Spalten | zwei Spalten mit eigenen Unterblöcken |
| Bild | per URL, Breite/Ausrichtung/Bildunterschrift einstellbar |
| Trenner | Trennlinie oder Abstand — wird automatisch weggelassen, wenn davor oder danach nichts ausgegeben wird (z.B. wenn alle Felder einer optionalen Gruppe leer und ausgeblendet sind) |
| Seitenumbruch | erzwingt eine neue PDF-Seite |
| Unterschrift | Unterschriftslinie; zeigt die Unterschrift aus einem Formular-Unterschriftenfeld oder aus der Dokumentansicht |
Der Editor ist bewusst eine Skizze (keine pixelgenaue Ansicht): Er zeigt Aufbau und Inhalte. Die Wahrheit über das Aussehen liefert der PDF-Vorschau-Button — er rendert den aktuellen Entwurf als echtes PDF, auch vor dem Speichern.
Der Dateiname kommt aus „Datei erstellen & ablegen" → Dateiname (Makros erlaubt). Auch PDF-Schutz und Signatur (Schritt 3 der Sektion) gelten für das propform-PDF.
Das Highlight des PDF-Generators: Der Besucher kann das fertige Dokument nach dem Absenden angezeigt bekommen und direkt darin unterschreiben — wie bei einem echten Vertrag.
So funktioniert es:
Solange nicht unterschrieben wird, passiert nichts — es wird nichts verarbeitet und nichts in onOffice geschrieben. So können z.B. keine onOffice-Autoprozesse (etwa durch Aktivitäten) anlaufen, bevor die Unterschrift wirklich geleistet ist. Unterschreibt der Besucher nicht innerhalb von 72 Stunden, wird die Absendung verworfen — wie ein abgebrochenes Formular.
Mehrere Unterschriften: Die Vorlage kann beliebig viele Unterschrift-Blöcke enthalten (z.B. „Mieter 1" und „Mieter 2") — jeder wird in der Dokumentansicht ein eigenes Unterschriftsfeld. Pro Block stellst du im Editor ein, ob er eine Pflicht-Unterschrift ist: Der Absenden-Button wird erst aktiv, wenn alle Pflicht-Felder (mit * markiert) unterschrieben sind; optionale Felder dürfen leer bleiben. Ohne Pflicht-Felder dient die Ansicht als reine Prüf- und Bestätigungsseite. Beim ersten automatisch angefügten Unterschrift-Block ist Pflicht voreingestellt — außer dein Formular enthält bereits ein Unterschriften-Feld.
⚠️ Wichtige Regel: Was der Besucher sieht, ist das finale PDF. Werte aus dem Formular sind darin sofort enthalten — sie füllen Feld-Wert-Listen und ersetzen auch einfache Feld-Makros (z.B.
_Vorname) in Text-Blöcken. Alle übrigen Makros (z.B. berechnete Felder oder Schleifen) werden mit dem aktuellen onOffice-Datenbestand aufgelöst: Immobiliendaten sind verfügbar, der neue Kontakt entsteht aber erst nach der Unterschrift. Von onOffice erst bei der Anlage vergebene Werte (z.B. eine neue Kundennummer) können im Dokument daher noch nicht erscheinen.
💡 Auch Bestätigungs-E-Mail, Aktivität, Webhooks und die Absendungs-Benachrichtigung an dich warten auf die Unterschrift — die Absendung erscheint erst danach in deiner Absendungsliste.
Kann ich onOffice-PDF und propform-PDF gleichzeitig nutzen? Ja. Beide Quellen nutzen dieselbe Ablage-Konfiguration und laufen parallel.
Warum ist mein propform-PDF leer bzw. fehlen Felder? Nicht ausgefüllte Felder werden standardmäßig ausgeblendet. In der Vorschau werden Beispieldaten verwendet — im echten PDF stehen die abgesendeten Werte.
Werden Makros in der Vorschau aufgelöst? Nein, in der Vorschau bleiben Makros als Platzhalter sichtbar (dort gibt es keine echte Absendung). Im echten PDF und in der Dokumentansicht werden sie aufgelöst.
Welche Felder erscheinen nicht im PDF? Videos, Link-Buttons und iFrames sind im PDF nicht darstellbar und werden übersprungen. Verknüpfungs-Felder erscheinen mit den Feldern ihres Miniformulars — hat ein Verknüpfungs-Feld keine Miniformular-Felder konfiguriert, gibt es nichts darzustellen. Versteckte Felder kannst du im Feld-Picker bewusst hinzufügen (sie sind dort markiert).
Was passiert bei sehr langen Formularen? Das PDF bekommt automatisch Seitenumbrüche; mit dem Seitenumbruch-Block steuerst du sie manuell. Kopfzeile, Fußzeile und Seitenzahlen erscheinen auf jeder Seite.