propform peut créer lui-même des PDF à partir des envois de vos formulaires — sans onOffice PDF Designer ni maintenance de modèles. En un clic, vous obtenez une proposition prête à l'emploi à partir du contenu de votre formulaire, et vous ajustez le design et la structure directement dans propform.
💡 Le générateur de PDF est l'alternative simple à la création de PDF via les modèles onOffice. Les deux approches peuvent être utilisées en parallèle — par formulaire, même simultanément.
Lors de l'envoi d'un formulaire, propform génère le contenu dans un PDF au format A4 — avec votre logo, vos polices et vos couleurs. Le PDF est traité via le circuit habituel « Créer et enregistrer le fichier » : enregistrement dans la fiche adresse et/ou la fiche bien dans onOffice, champ de liaison optionnel, pièce jointe d'e-mail, protection par mot de passe et signature numérique.
Le modèle se compose de blocs (titres, textes, listes champ-valeur, images, zones de signature …) que vous organisez dans un éditeur simple. Le bouton « Aperçu PDF » vous montre à tout moment le rendu exact — ce que vous y voyez est le vrai PDF.
⚠️ Sans l'option « Créer et enregistrer le fichier » activée et sans emplacement d'enregistrement, aucun PDF propform n'est généré.
Sous Paramètres → Design PDF, vous définissez votre design par défaut :
Chaque formulaire reprend ce design comme point de départ pour son propre modèle PDF. Les modifications du design du compte n'ont pas d'effet rétroactif sur les modèles de formulaires existants — vos formulaires restent ainsi stables.
Au lieu de la mise en page propform avec logo et en-tête, vous pouvez déposer votre propre papier à en-tête — au format PDF ou image (PNG/JPG). Lors de la création du PDF, propform le place en arrière-plan sous chaque page ; le logo et l'en-tête propform disparaissent alors automatiquement, car votre papier à en-tête apporte son propre en-tête et sa propre mise en forme. Le texte de pied de page et les numéros de page restent disponibles selon votre configuration.
Comment le configurer :
Première feuille et feuille suivante : La première page s'applique à la page 1 du document. En option, téléversez une deuxième feuille pour la page 2 et suivantes (p. ex. sans le grand en-tête) — sans feuille suivante, la première page s'applique à toutes les pages. Les deux fichiers doivent être du même type (tous deux PDF ou tous deux image).
Marges de page : Sur le papier à en-tête, vous définissez des marges par défaut en millimètres — elles déterminent où le contenu du PDF commence et se termine, p. ex. sous votre en-tête. Par formulaire, vous pouvez en plus remplacer les marges dans l'éditeur sans modifier le papier à en-tête lui-même.
Bon à savoir :
Via « Concevoir le modèle » (ou directement …/forms/{id}/pdf-template), vous ouvrez l'éditeur :
| Bloc | Description |
|---|---|
| Titre | H1–H3, avec ligne d'accent pour H2 |
| Texte | paragraphe de texte libre, macros onOffice autorisées |
| Liste champ-valeur | tableau de champs (libellé + valeur) : champs du formulaire avec les valeurs envoyées et autres champs onOffice de la fiche adresse/bien liée (même s'ils n'apparaissent pas dans le formulaire) |
| Champ unique | un champ, avec libellé personnalisé en option |
| Deux colonnes | deux colonnes avec leurs propres sous-blocs |
| Image | via URL, largeur/alignement/légende réglables |
| Séparateur | ligne de séparation ou espacement |
| Saut de page | force une nouvelle page PDF |
| Signature | ligne de signature ; affiche la signature d'un champ de signature du formulaire ou de la vue du document |
L'éditeur est volontairement une esquisse (pas une vue au pixel près) : il montre la structure et le contenu. La vérité sur l'apparence, c'est le bouton « Aperçu PDF » qui la fournit — il génère le brouillon actuel sous forme de vrai PDF, même avant l'enregistrement.
Le nom du fichier provient de « Créer et enregistrer le fichier » → Nom du fichier (macros autorisées). La protection du PDF et la signature (étape 3 de la section) s'appliquent également au PDF propform.
Le point fort du générateur de PDF : après l'envoi, le visiteur peut voir le document terminé et le signer directement à l'intérieur — comme un vrai contrat.
Voici comment cela fonctionne :
Tant que rien n'est signé, il ne se passe rien — rien n'est traité et rien n'est écrit dans onOffice. Ainsi, aucun processus automatique onOffice (déclenché par des activités, par exemple) ne peut démarrer avant que la signature n'ait réellement été apposée. Si le visiteur ne signe pas dans un délai de 72 heures, l'envoi est supprimé — comme un formulaire abandonné.
Plusieurs signatures : le modèle peut contenir autant de blocs de signature que nécessaire (p. ex. « Locataire 1 » et « Locataire 2 ») — chacun devient un champ de signature distinct dans la vue du document. Pour chaque bloc, vous définissez dans l'éditeur s'il s'agit d'une signature obligatoire : le bouton d'envoi ne devient actif que lorsque tous les champs obligatoires (marqués d'un *) sont signés ; les champs facultatifs peuvent rester vides. Sans champ obligatoire, la vue sert de simple page de vérification et de confirmation. Le premier bloc de signature ajouté automatiquement est obligatoire par défaut — sauf si votre formulaire contient déjà un champ de signature.
⚠️ Règle importante : ce que le visiteur voit est le PDF final. Les valeurs du formulaire y figurent immédiatement — elles remplissent les listes champ-valeur et remplacent aussi les macros de champ simples (p. ex.
_Vorname) dans les blocs de texte. Toutes les autres macros (p. ex. champs calculés ou boucles) sont résolues avec les données onOffice actuelles : les données du bien sont disponibles, mais le nouveau contact n'est créé qu'après la signature. Les valeurs attribuées par onOffice seulement à la création (p. ex. un nouveau numéro client) ne peuvent donc pas encore apparaître dans le document.
💡 L'e-mail de confirmation, l'activité, les webhooks et la notification d'envoi qui vous est destinée attendent eux aussi la signature — l'envoi n'apparaît qu'ensuite dans votre liste d'envois.
Puis-je utiliser le PDF onOffice et le PDF propform en même temps ? Oui. Les deux sources utilisent la même configuration d'enregistrement et fonctionnent en parallèle.
Pourquoi mon PDF propform est-il vide ou pourquoi des champs manquent-ils ? Les champs non remplis sont masqués par défaut. L'aperçu utilise des données d'exemple — le vrai PDF contient les valeurs envoyées.
Les macros sont-elles résolues dans l'aperçu ? Non, dans l'aperçu, les macros restent visibles en tant qu'espaces réservés (il n'y a pas d'envoi réel à cet endroit). Dans le vrai PDF et dans la vue du document, elles sont résolues.
Quels champs n'apparaissent pas dans le PDF ? Les vidéos, les boutons de lien et les iFrames ne peuvent pas être affichés dans le PDF et sont ignorés ; les champs de liaison n'ont pas de valeur affichable et ne sont donc pas sélectionnables. Vous pouvez ajouter délibérément des champs masqués dans le sélecteur de champs (ils y sont signalés).
Que se passe-t-il avec des formulaires très longs ? Le PDF reçoit automatiquement des sauts de page ; avec le bloc de saut de page, vous les contrôlez manuellement. L'en-tête, le pied de page et les numéros de page apparaissent sur chaque page.