📨 E-mail via propform

propform peut envoyer trois e-mails différents simultanément après l'envoi du formulaire — ils peuvent être activés indépendamment les uns des autres :

1. E-mail de confirmation de propform à votre intention (par exemple, notification « Nouvelle demande »)
2. E-mail via l'API onOffice n° 1 (par ex. réponse à la personne ayant effectué la demande)
3. E-mail via l'API onOffice n° 2 (par ex. e-mail d'information interne au chef d'équipe)

Contenu

• E-mail de confirmation de propform
• E-mail via l'API onOffice
• Logique des destinataires (correspondance d'adresse)
• Résolution des macros dans le destinataire, l'objet et le corps
• HTML dans le corps de l'e-mail
• Destinataires multiples via CC/BCC
• Résolution des macros d'adresse « alternative »
• Double opt-in pour la newsletter via _NewsletterDOILink
• Pièces jointes
• Utiliser les modèles d'e-mail onOffice

E-mail de confirmation de propform

Notification classique qui t'est envoyée lorsqu'une personne a soumis le formulaire. Contient toutes les valeurs saisies sous forme de récapitulatif formaté.

• Envoyer un e-mail après l'envoi du formulaire : bouton pour l'activer
• Adresse e-mail : laissez ce champ vide pour utiliser l'adresse e-mail de votre compte ou indiquez-en une autre

E-mail via l'API onOffice

La variante la plus puissante : propform demande à onOffice d'envoyer un e-mail — à partir de l'adresse e-mail de l'utilisateur onOffice associé à votre utilisateur API (et non à partir de n'importe quel utilisateur), en utilisant vos modèles d'e-mail onOffice, automatiquement dans la boîte d'envoi appropriée.

> 🔧 Condition préalable : l'utilisateur API doit être associé à une boîte mail dans onOffice, et l'adresse e-mail correspondante doit être enregistrée dans votre compte propform. Instructions : Associer un utilisateur API à une boîte mail + enregistrer l'adresse e-mail dans propform.

Vous pouvez configurer deux e-mails onOffice distincts par formulaire — cas d'utilisation typiques :

• E-mail 1 : réponse à l'auteur de la demande
• E-mail 2 : e-mail d'information interne destiné au chef d'équipe, au responsable ou à une liste de diffusion externe

Paramètres configurables par e-mail

• Destinataire (adresse e-mail ou champ utilisateur de l'adresse/du bien immobilier)
• CC (copie)
• BCC (copie cachée)
• Objet + Corps (macros activées)
• Modèle d'e-mail onOffice (facultatif)
• Pièces jointes : descriptifs au format PDF, lettres au format PDF, fichiers téléchargés
• Attributs des documents des pièces jointes

## Logique de sélection des destinataires (correspondance d'adresse)

Lors de l'envoi d'un e-mail via onOffice, l'API a besoin d'un ID d'adresse, et pas seulement d'une adresse e-mail. propform recherche donc dans onOffice une adresse correspondant à cette adresse e-mail.

> ⚠️ Amélioration logique importante par rapport à onOffice standard : si l'adresse e-mail n'existe dans un enregistrement qu'en tant que deuxième ou troisième adresse (et non en tant qu'adresse principale), onOffice standard enverrait l'e-mail à l'adresse principale de l'enregistrement — ce qui n'est pas le comportement souhaité. > > propform vérifie donc d'abord si l'adresse e-mail souhaitée existe bien en tant qu'adresse principale. Si ce n'est pas le cas, un nouvel enregistrement d'adresse est automatiquement créé avec cette adresse e-mail. Ainsi, les e-mails parviennent à coup sûr à la bonne personne.

Destinataire en tant que champ utilisateur

Au lieu d'une adresse e-mail fixe, tu peux sélectionner comme destinataire un champ utilisateur de l'adresse ou du bien immobilier chargé — par exemple « Chef d'équipe » ou « Responsable du service interne ». Les champs utilisateur que tu as toi-même créés dans l'administration onOffice sont également disponibles.

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Résolution des macros dans les champs Destinataire, Objet et Corps du message

Les macros onOffice sont actives dans les champs Destinataire, CC, Cci, Objet et Corps du message. Exemples pratiques :

Destinataire avec solution de secours

_ifEmpty(_Sonstige1;"fallback@unternehmen.de";"_Sonstige1")

→ Si le champ _Sonstige1 de l'adresse est vide, l'e-mail est envoyé à fallback@unternehmen.de. Sinon, il est envoyé à l'adresse indiquée dans _Sonstige1.

Destinataire dynamique via sélection unique

_calculate(IF([ind_2418_Feld_adressen51]="ind_Schl_4605";"team-a@unternehmen.de";"team-b@unternehmen.de"))

→ Le destinataire du courriel dépend de la valeur sélectionnée dans un champ de sélection d'adresse.

Corps avec résumé du profil de recherche

Hallo _Vorname _Name,

danke für deine Suchanfrage.

Dein Suchprofil:
_pfGetSearchCriteriaInformation

Wir melden uns!

→ _pfGetSearchCriteriaInformation affiche sous forme de tableau le critère de recherche qui vient d'être créé.

📖 Aperçu complet des macros : Macros — propform & onOffice

## HTML dans le corps de l'e-mail

Si l'e-mail est envoyé au format HTML (par défaut pour les e-mails via l'API onOffice), tu peux utiliser des balises HTML dans le corps du message :

Hallo <strong>_Vorname _Name</strong>,

vielen Dank für deine Anfrage zu <a href="_getEstateLink">_objektart in _ort</a>.

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.

Les balises habituelles sont autorisées : <strong>, <em>, <a href="...">, <br>, <ul>/<li>, <p>, <h2>–<h4>. Les attributs de style fonctionnent également.

> ⚠️ Important pour les boutons : Si vous utilisez des boutons stylisés avec <a style="...">...</a>, les propriétés CSS doivent figurer directement dans l'attribut style — et non sous forme de classes. Certains clients de messagerie (par exemple Gmail) ignorent les feuilles de style externes et n'affichent alors que le lien souligné à la place du bouton.

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Destinataires multiples via CC/BCC

Le champ Destinataire n'accepte qu'une seule adresse, tandis que CC et BCC acceptent plusieurs destinataires séparés par des virgules — pouvant également être combinés avec la résolution de macro.

Exemple :

CC: _Sonstige1, buchhaltung@unternehmen.de, _Email(geschaeftlich,2)

→ L'e-mail est également envoyé à l'adresse indiquée dans le champ « Autre 1 », à l'adresse e-mail fixe de la comptabilité et à la deuxième adresse e-mail professionnelle de l'enregistrement.

Cas d'utilisation :

• Informer simultanément le client et la comptabilité
• Liste de diffusion d'équipe dynamique via le champ d'adresse
• Adresse d'archivage centrale avec Cci

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Résolution de la macro d'adresse « alternative » (adresse du formulaire au lieu de l'adresse du destinataire)

Problème : lorsque vous envoyez un e-mail onOffice à un collaborateur interne (par exemple, la comptabilité) et que vous souhaitez accéder dans le corps du message aux données de la personne ayant rempli le formulaire (_Vorname, _Name, _Email, etc.), onOffice fournit par défaut les données du destinataire — c'est-à-dire de la comptabilité. Ce n'est pas ce que vous souhaitez.

Solution : Dans la configuration des e-mails propform → Résolution des macros d'adresse, passez de « normal » à « alternatif ». Ainsi, _Vorname, _Name, etc. renvoient à l'adresse de la personne qui a rempli le formulaire, et non à celle du destinataire de l'e-mail.

> 💡 Règle générale : si l'e-mail est destiné à quelqu'un d'autre que la personne qui a fait la demande, utilisez presque toujours « alternatif ».

Astuce bonus : lien cliquable vers l'enregistrement dans un e-mail interne

Pour que votre collègue de la comptabilité puisse accéder directement à l'enregistrement :

<a href="_getAddressLink">Adresse in onOffice öffnen</a>

_getAddressLink est une macro propform permettant un lien profond vers l'enregistrement d'adresse. Ne fonctionne que pour les utilisateurs onOffice connectés.

Double opt-in pour la newsletter via _NewsletterDOILink

onOffice dispose d'un champ standard Newsletter avec les valeurs suivantes :

• 0 = non
• 1 = oui
• 3 = DOI en attente (l'utilisateur s'est inscrit, mais n'a pas encore confirmé)

Workflow propform-DOI :

1. Formulaire d'inscription avec champ e-mail + champ masqué Newsletter (valeur par défaut 3 = DOI en attente) + vérification des doublons d'adresse e-mail
2. Envoi d'un e-mail de confirmation via un modèle onOffice contenant la macro _NewsletterDOILink
3. L'utilisateur clique sur le lien → onOffice définit automatiquement le champ de la newsletter sur 1 (= confirmé)

Avantage : aucun workflow DOI propre n'est nécessaire — onOffice se charge de la confirmation. propform fournit uniquement le formulaire d'inscription et l'e-mail initial.

> 📌 Configuration complète de la newsletter avec gestionnaire de processus et envoi hebdomadaire automatique : sur demande, nous mettons volontiers à disposition un guide de consultation. Source du concept : HS Immobilienberatung (Christian Sporbert).

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Pièces jointes

Les trois options d'e-mail permettent d'envoyer des pièces jointes. Sources :

• Fichiers téléchargés à partir du formulaire
• Fiches descriptives au format PDF provenant d'onOffice (avec sélection du modèle)
• Lettres au format PDF provenant d'onOffice (avec sélection du modèle)
• Documents par attribut (filtrables)

> 📎 Limite de pièces jointes pour l'e-mail de confirmation propform : les fichiers téléchargés ne sont envoyés en pièce jointe que s'ils pèsent au total moins de 25 Mo (limite habituelle des e-mails). Les fichiers plus volumineux ne se trouvent alors que dans l'enregistrement onOffice correspondant — mais l'e-mail est bien envoyé, sans pièce jointe.

> 📎 Pour les e-mails via l'API onOffice, la limite d'onOffice s'applique — si les pièces jointes sont trop volumineuses, onOffice n'envoie pas l'e-mail.

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Utiliser les modèles d'e-mails onOffice

Au lieu de saisir directement l'objet et le corps du message dans propform, vous pouvez sélectionner un modèle d'e-mail onOffice. Avantage : gestion centralisée des modèles dans onOffice, plus facile à mettre à jour, même modèle utilisable pour plusieurs formulaires.

Configuration

1. Créez un modèle d'e-mail dans onOffice (Modifier → Modèles → Modèles d'e-mail)
2. Définissez les droits d'accès aux enregistrements du modèle ET du dossier de modèles pour l'utilisateur de l'API propform — voir Mon formulaire n'enregistre pas de données, point 6
3. Dans propform → Configuration des e-mails → Sélectionner le modèle dans le menu déroulant
4. L'objet et le corps du message sont alors grisés (ils proviennent du modèle)

Limitation importante : pièces jointes du modèle

> ⚠️ Si le modèle onOffice contient des pièces jointes, celles-ci ne sont pas automatiquement envoyées avec l'e-mail de l'API propform. Les pièces jointes doivent être définies séparément dans propform (présentation PDF, fichiers téléchargés, documents par attribut). Il s'agit d'une limitation de l'API.

Erreur fréquente : le modèle n'apparaît pas dans la sélection

Si le modèle n'apparaît pas dans le menu déroulant de propform :

• Avez-vous vérifié les droits d'accès au modèle lui-même ? ✓
• Avez-vous vérifié les droits d'accès au dossier dans lequel se trouve le modèle ? (souvent oublié !) ✓
• L'utilisateur API a-t-il sélectionné « Modèles Word/E-mail/PDF → Lire les modèles → Tous » ? ✓

Cas particulier : utilisateur API Marketplace — pas de signature personnelle possible

Si propform est connecté via l'onOffice Marketplace, l'envoi des e-mails s'effectue via un utilisateur API Marketplace. Vous ne pouvez pas attribuer de signature e-mail personnalisée à cet utilisateur dans onOffice — la macro standard _Signatur ne fournit donc aucune valeur utile.

Solution de contournement :

Dans l'e-mail propform (ou le modèle d'e-mail onOffice appelé par propform), définissez la macro _Signatur(inaktiv) — cela supprime explicitement la signature automatique — et codez à la place les informations d'expéditeur souhaitées en texte clair dans le corps de l'e-mail :

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Mustermakler GmbH
0151 / 12 34 56 78

_Signatur(inaktiv)

> 💡 La même solution de contournement fonctionne également si, pour un utilisateur API classique, tu souhaites délibérément utiliser une signature personnalisée par e-mail de formulaire plutôt que la signature utilisateur.

Cas particulier : e-mails du gestionnaire de processus onOffice (type de modèle « Envoi de contact »)

Si votre e-mail est envoyé via le gestionnaire de processus onOffice avec la catégorie de modèle « Modèle d'envoi de contact » (par exemple, envois automatisés de newsletters ou de mises à jour de statut), une règle de macro particulière s'applique :

• Les macros standard telles que _Vorname / _Name se remplacent par l'adresse du destinataire — et non par l'adresse enregistrée dans l'enregistrement de processus
• Solution de contournement : pour l'adresse liée au processus, utilisez la variante avec préfixe → _kontakt_vorname / _kontakt_name, etc.

Conditions préalables :

• La catégorie du modèle est définie sur « Modèle d'envoi de contact » (clé à molette sur le modèle d'e-mail)
• Dans le processus, l'option « Attribuer une adresse liée au processus » est activée

> 💡 Quand en ai-je besoin ? Uniquement pour les flux du gestionnaire de processus avec ce type d’envoi spécifique. Pour les e-mails propform normaux (même s’ils passent par l’API onOffice), le mode « alternatif » de la section ci-dessus suffit.

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