propform puede crear PDF por sí mismo a partir de los envíos de tus formularios — sin onOffice PDF Designer y sin mantener plantillas. Con un clic obtienes una propuesta lista a partir del contenido de tu formulario y ajustas el diseño y la estructura directamente en propform.
💡 El generador de PDF es la alternativa sencilla a la creación de PDF mediante plantillas de onOffice. Ambas vías pueden usarse en paralelo — por formulario, incluso al mismo tiempo.
Al enviar un formulario, propform convierte el contenido en un PDF en formato DIN A4 — con tu logotipo, tus fuentes y colores. El PDF se procesa a través del flujo habitual de «Crear y guardar archivo»: almacenamiento en el registro de dirección y/o inmueble en onOffice, campo de vínculo opcional, adjunto de correo electrónico, protección con contraseña y firma digital.
La plantilla se compone de bloques (títulos, textos, listas de campos y valores, imágenes, áreas de firma …) que ordenas en un editor sencillo. El botón «Vista previa del PDF» te muestra en todo momento el aspecto exacto — lo que ves ahí es el PDF real.
⚠️ Sin la opción «Crear y guardar archivo» activada y sin una ubicación de almacenamiento, no se genera ningún PDF de propform.
En Ajustes → Diseño de PDF defines tu diseño estándar:
Cada formulario adopta este diseño como punto de partida para su propia plantilla PDF. Los cambios en el diseño de la cuenta no afectan retroactivamente a las plantillas de formularios existentes — así tus formularios se mantienen estables.
En lugar del diseño de propform con logotipo y encabezado, puedes guardar tu propio papel de carta — como PDF o imagen (PNG/JPG). Al crear el PDF, propform lo coloca como fondo debajo de cada página; el logotipo y el encabezado de propform se omiten entonces automáticamente, porque tu papel de carta ya incluye su propio membrete y diseño. El texto del pie de página y los números de página se mantienen según tu configuración.
Cómo configurarlo:
Primera hoja y hoja siguiente: La primera página se aplica a la página 1 del documento. Opcionalmente, sube una segunda hoja para la página 2 y siguientes (p. ej. sin el membrete grande) — sin hoja siguiente, la primera página se aplica a todas las páginas. Ambos archivos deben ser del mismo tipo (ambos PDF o ambos imagen).
Márgenes de página: En el papel de carta guardas márgenes predeterminados en milímetros — determinan dónde empieza y termina el contenido del PDF, p. ej. debajo de tu membrete. Por formulario, puedes además sobrescribir los márgenes en el editor sin cambiar el papel de carta.
Conviene saber:
Mediante «Diseñar plantilla» (o directamente …/forms/{id}/pdf-template) abres el editor:
| Bloque | Descripción |
|---|---|
| Título | H1–H3, con línea de acento en H2 |
| Texto | párrafo de texto libre, macros de onOffice permitidas |
| Lista de campos y valores | tabla de campos (etiqueta + valor): campos del formulario con los valores enviados y más campos de onOffice del registro de dirección/inmueble vinculado (aunque no aparezcan en el formulario) |
| Campo individual | un campo, opcionalmente con etiqueta propia |
| Dos columnas | dos columnas con sus propios subbloques |
| Imagen | por URL, ancho/alineación/pie de imagen configurables |
| Separador | línea separadora o espacio |
| Salto de página | fuerza una nueva página del PDF |
| Firma | línea de firma; muestra la firma de un campo de firma del formulario o de la vista del documento |
El editor es intencionadamente un boceto (no una vista al píxel exacto): muestra la estructura y el contenido. La verdad sobre el aspecto la proporciona el botón «Vista previa del PDF» — genera el borrador actual como un PDF real, incluso antes de guardar.
El nombre del archivo proviene de «Crear y guardar archivo» → Nombre de archivo (macros permitidas). La protección del PDF y la firma (paso 3 de la sección) también se aplican al PDF de propform.
El punto fuerte del generador de PDF: tras el envío, el visitante puede ver el documento terminado y firmarlo directamente dentro — como en un contrato de verdad.
Así funciona:
Mientras no se firme, no pasa nada — no se procesa nada y no se escribe nada en onOffice. Así, por ejemplo, ningún proceso automático de onOffice (activado por actividades) puede arrancar antes de que la firma se haya realizado de verdad. Si el visitante no firma en un plazo de 72 horas, el envío se descarta — como un formulario abandonado.
Varias firmas: La plantilla puede contener cualquier número de bloques de firma (p. ej. «Inquilino 1» e «Inquilino 2») — cada uno se convierte en un campo de firma propio en la vista del documento. Para cada bloque configuras en el editor si es una firma obligatoria: el botón de envío solo se activa cuando todos los campos obligatorios (marcados con *) están firmados; los campos opcionales pueden quedar vacíos. Sin campos obligatorios, la vista funciona como una página de mera revisión y confirmación. El primer bloque de firma añadido automáticamente es obligatorio por defecto — salvo que tu formulario ya contenga un campo de firma.
⚠️ Regla importante: Lo que ve el visitante es el PDF final. Los valores del formulario ya están incluidos — rellenan las listas de campos y valores y también sustituyen las macros de campo sencillas (p. ej.
_Vorname) en los bloques de texto. Todas las demás macros (p. ej. campos calculados o bucles) se resuelven con los datos actuales de onOffice: los datos del inmueble están disponibles, pero el nuevo contacto solo se crea tras la firma. Por eso, los valores que onOffice asigna al crear el registro (p. ej. un nuevo número de cliente) aún no pueden aparecer en el documento.
💡 El correo de confirmación, la actividad, los webhooks y la notificación de envío para ti también esperan a la firma — el envío solo aparece después en tu lista de envíos.
¿Puedo usar el PDF de onOffice y el PDF de propform al mismo tiempo? Sí. Ambas fuentes usan la misma configuración de almacenamiento y se ejecutan en paralelo.
¿Por qué mi PDF de propform está vacío o faltan campos? Los campos sin rellenar se ocultan por defecto. En la vista previa se usan datos de ejemplo — en el PDF real aparecen los valores enviados.
¿Se resuelven las macros en la vista previa? No, en la vista previa las macros permanecen visibles como marcadores de posición (ahí no existe un envío real). En el PDF real y en la vista del documento sí se resuelven.
¿Qué campos no aparecen en el PDF? Los vídeos, los botones de enlace y los iFrames no pueden representarse en el PDF y se omiten; los campos de vinculación no tienen valor representable y por eso no se pueden seleccionar. Los campos ocultos puedes añadirlos de forma deliberada en el selector de campos (allí están marcados).
¿Qué ocurre con formularios muy largos? El PDF recibe saltos de página automáticos; con el bloque de salto de página los controlas manualmente. El encabezado, el pie de página y los números de página aparecen en cada página.