Buenas prácticas: duplicar un inmueble en caso de volver a comercializarlo o alquilarlo de nuevo
Cuando un inmueble se vuelve a comercializar por segunda vez (nuevo alquiler tras la salida del inquilino, nueva fase de venta tras una renuncia), la reacción natural es: reutilizar el mismo registro. Sin embargo, esto suele provocar problemas; es mejor duplicar el registro + borrarlo.
¿Por qué no seguir utilizando el registro antiguo?
En el registro antiguo suelen quedar datos de la comercialización anterior:
- Firmas (por ejemplo, de la declaración del inquilino anterior): se guardan en el campo de archivos
- Documentos subidos (copias del DNI, nóminas del inquilino anterior)
- Actividades y correos electrónicos dirigidos al inquilino anterior
- Notas sobre la negociación del precio que ya no son válidas
Si ahora simplemente vinculas a un nuevo inquilino y le pides que vuelva a rellenar el formulario:
- Las firmas antiguas permanecen en el campo de archivos → pueden generar confusión posteriormente («¿es del inquilino anterior o del nuevo?»)
- La nueva firma sobrescribe la antigua → ya no se puede rastrear el historial de la comercialización anterior
- El historial de actividades se mezcla → los informes se vuelven confusos
Flujo de trabajo recomendado
- Duplicar el registro antiguo en onOffice (dirección o inmueble → acción «Duplicar»)
- En el nuevo registro, vaciar todos los campos que pertenecen al proceso anterior:
- Firmas (vaciar o eliminar los campos de archivos)
- Documentos cargados (pestaña «Archivos» → eliminar los documentos del proceso anterior)
- Campos personalizados específicos del proceso (estado, notas, estado de la negociación)
- Asignar un nuevo número de objeto/proceso (o al menos un sufijo claramente reconocible como «-2» o «-Nuevo»)
- El nuevo inquilino/comprador se vincula al nuevo registro vacío
- El registro antiguo permanece sin cambios como historial
Caso especial: no es posible la duplicación selectiva en onOffice
Por defecto, onOffice duplica todos los campos del registro; no puedes seleccionar «copiar solo estos campos, pero no aquellos». Esto supone un inconveniente, especialmente en instalaciones de gran tamaño.
Solución alternativa: Después de duplicar, vacía manualmente los campos específicos de la operación — solución de Guido Lokitech (Wüstenrot) y confirmada en la comunidad de consejos y trucos de onOffice.
> 💡 Consejo: Crea una lista de verificación con los campos que suelen vaciarse tras la duplicación. Sigue los mismos pasos en cada nueva comercialización → te ahorra tener que buscar.
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