Best Practice: Immobilie duplizieren bei Re-Vermarktung / Neu-Vermietung
Wenn eine Immobilie ein zweites Mal vermarktet wird (Re-Vermietung nach Auszug, neue Verkaufsphase nach Rückzieher), ist die natürliche Reaktion: denselben Datensatz weiterverwenden. Das führt aber häufig zu Problemen — besser ist Datensatz duplizieren + leer-räumen.
Warum nicht den alten Datensatz weiterverwenden?
Im alten Datensatz hängen oft Daten der vorherigen Vermarktung:
- Unterschriften (z.B. von der Selbstauskunft des vorherigen Mieters) — werden im Datei-Feld gespeichert
- Hochgeladene Dokumente (Personalausweis-Kopien, Gehaltsnachweise des Vor-Mieters)
- Aktivitäten und E-Mails an den vorherigen Mieter
- Preis-Verhandlungs-Notizen, die nicht mehr passen
Wenn du jetzt einfach einen neuen Mieter verbindest und das Formular erneut ausfüllen lässt:
- Die alten Unterschriften bleiben im Datei-Feld → können nachträglich verwirren („ist das vom alten oder neuen Mieter?")
- Die neue Unterschrift überschreibt die alte → keine Historie der vorherigen Vermarktung mehr nachvollziehbar
- Aktivitäten-Verlauf wird vermischt → Reporting wird unsauber
Empfohlener Workflow
- Alten Datensatz duplizieren in onOffice (Adresse oder Immobilie → Aktion „Duplizieren")
- Im neuen Datensatz alle Felder leeren, die zum alten Vorgang gehören:
- Unterschriften (Datei-Felder leer machen oder löschen)
- Hochgeladene Dokumente (Reiter „Dateien" → alte Vorgangs-Dokumente entfernen)
- Vorgangs-spezifische Custom-Felder (Status, Notizen, Verhandlungs-Stand)
- Neue Objekt-/Vorgangsnummer vergeben (oder zumindest klar erkennbarer Suffix wie „-2" oder „-Neu")
- Neuer Mieter/Käufer wird mit dem neuen, leeren Datensatz verbunden
- Der alte Datensatz bleibt unverändert als Historie
Spezialfall: Selektives Duplizieren in onOffice nicht möglich
onOffice dupliziert standardmäßig alle Felder des Datensatzes — du kannst nicht wählen „nur diese Felder kopieren, jene nicht". Das ist insbesondere für große Installationen ein Pain-Point.
Workaround: Nach dem Duplizieren manuell die Vorgangs-spezifischen Felder leeren — Lösung von Guido Lokitech (Wüstenrot) und in der onOffice-Tipps-und-Tricks-Community bestätigt.
💡 Tipp: Lege dir eine Checkliste der Felder an, die nach dem Duplizieren typischerweise zu leeren sind. Bei jeder Re-Vermarktung dieselben Schritte → spart Suche.
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