Actualizaciones importantes y nuevas funciones en propform.io — ordenadas cronológicamente (las más recientes arriba).
El generador de PDF ahora puede crear tus PDF sobre tu propio papel de carta: súbelo como PDF o imagen — propform lo coloca como fondo debajo de cada página, y el diseño estándar de propform con logotipo y encabezado se omite entonces automáticamente. Con primera hoja y hoja siguiente (la página 1 puede ser distinta de las siguientes), márgenes de página ajustables (para que el contenido empiece p. ej. debajo de tu membrete) y una biblioteca de papeles de carta a nivel de cuenta: sube una vez, selecciona en todos tus formularios — o guarda un papel de carta solo para un formulario concreto.
📖 Generador de PDF: Papel de carta propio
propform ahora puede crear PDF a partir de tus envíos de formulario por sí mismo — sin el diseñador de PDF de onOffice ni mantenimiento de plantillas. Al activarlo, se genera con un clic una propuesta lista a partir del contenido de tu formulario; en el nuevo editor de bloques ajustas la estructura y el contenido con arrastrar y soltar — títulos, textos con macros de onOffice, listas de campos y valores (incluidos otros campos de onOffice del registro vinculado), imágenes, columnas y saltos de página. Tu diseño — logotipo, tipografías, colores, encabezado y pie de página — lo guardas una vez para toda la cuenta en «Configuración → Diseño PDF» y puedes sobrescribirlo por formulario.
El almacenamiento usa la conocida sección «Crear y guardar archivo»: en el registro de dirección y/o inmueble, opcionalmente con campo de vínculo, adjunto de correo, protección por contraseña y firma digital — utilizable en paralelo a la creación de PDF con plantillas de onOffice. Las imágenes subidas aparecen directamente en el PDF y los archivos PDF subidos pueden añadirse al final.
Lo más destacado es la firma del documento: tras el envío, el visitante ve el documento terminado con sus datos y firma directamente en él — con el dedo, un lápiz o el ratón, también en el móvil y la tableta. Mientras no se firme, no se procesa nada y no se escribe nada en onOffice — ideal para contratos de intermediación, autoinformes y protocolos de entrega; tras 72 horas sin firma, el envío se descarta automáticamente. También son posibles varias firmas — p. ej. «Inquilino 1» e «Inquilino 2» — y para cada área de firma defines si es obligatoria. El PDF firmado con todas las firmas incrustadas se guarda automáticamente en onOffice.
Haz que determinados formularios sean accesibles solo para tus empleados — p. ej. captación de inmuebles, subida de fotos o protocolos de visita. Los empleados inician sesión una sola vez mediante un enlace por correo electrónico (sin contraseña) y después pueden abrir todos los formularios habilitados para ellos.
Importa tus usuarios de onOffice con un clic (los usuarios desactivados en onOffice se bloquean aquí también automáticamente a diario) o crea manualmente personas externas como el fotógrafo. La habilitación la controlas por formulario mediante empleados individuales y/o grupos. Incluido en la tarifa a partir de 20 formularios activos.
propform ahora puede notificar a aplicaciones externas sobre nuevos envíos en tiempo real: guardas una URL de webhook — p. ej. del disparador de webhook de tu flujo de trabajo de Zapier, n8n o Make — y propform envía allí automáticamente, con cada envío del formulario, todos los datos del envío junto con los registros de onOffice vinculados, en formato JSON. Así construyes sin programar automatizaciones como «nueva solicitud → mensaje de Slack al equipo» o «nuevo envío → fila en Google Sheets».
La configuración se hace en un minuto: en Configuración → Webhooks (para todos los formularios o uno concreto) o directamente en el editor de formularios, en «Webhooks (Zapier, n8n, Make …)». Allí también ves en todo momento el estado de cada webhook — incluida la última entrega.
Especialmente práctico es el campo opcional «Texto libre / mensaje»: ahí redactas un mensaje con macros de onOffice, p. ej. Nueva solicitud de _Vorname _Name sobre _objekttitel → _getEstateLink. propform resuelve las macros automáticamente tras el envío e incluye el texto terminado en el webhook — tu mensaje de Slack ya está redactado, sin que tengas que montar nada en el flujo de trabajo receptor.
Para desarrolladores: cada entrega está firmada con HMAC y los webhooks también pueden gestionarse por completo a través de la API de propform.
📖 Webhooks en la referencia de la API
Los campos de subida ahora pueden escribir automáticamente una actividad en onOffice después de cada subida de archivos exitosa — análogo a la conocida actividad al descargar archivos. Defines el tipo de acción, el subtipo de acción y la característica por campo; la actividad se vincula automáticamente con la dirección y el inmueble cargados en el formulario.
La actividad documenta todos los archivos subidos del campo con nombre de archivo, tipo de archivo, tamaño y hash SHA-256 — firmada adicionalmente con HMAC-SHA256, por lo que no puede alterarse posteriormente sin que se detecte. Opcionalmente, los archivos también se adjuntan directamente a la actividad. Especialmente valioso para campos de firma y autoinformes: tienes una prueba sólida de cuándo se subió qué archivo.
📖 Campos de subida de archivos
Los campos de archivo ahora pueden ampliar en lugar de sustituir: si el campo de archivo de onOffice ya contiene un archivo, el nuevo se puede adjuntar al existente — los archivos PDF y de imagen se combinan en un solo PDF, los demás tipos de archivo se agrupan en un ZIP (un ZIP existente se amplía). Perfecto cuando los clientes presentan documentos adicionales, p. ej., otro justificante de ingresos para la autoevaluación del inquilino — sin perder el archivo ya existente.
Los ajustes de subida son ahora mucho más claros y se basan en el estado del campo: defines por separado si el visitante puede subir mientras el campo está todavía vacío, y qué se aplica cuando ya hay un archivo almacenado — cambiar, ampliar, ambos o ninguno. Si se permiten cambiar y ampliar, el visitante ve dos botones y decide por sí mismo. La descarga del archivo almacenado se activa por separado en los ajustes del campo de descarga. Tus formularios existentes se migraron automáticamente y se comportan exactamente igual que antes.
La ampliación también está disponible para las características de documento de un inmueble: con la nueva opción «Ampliar el archivo existente de esta característica de documento», si la característica está ocupada, el nuevo archivo se combina con el existente y el archivo combinado recibe la característica — en lugar de que la característica simplemente pase al nuevo archivo como hasta ahora.
Corregido de paso: en determinados casos, los archivos descargados desde formularios se guardaban como archivo vacío de 0 KB — las descargas de archivos almacenados vuelven a funcionar de forma fiable.
📖 Campos de subida de archivos
propform te informa ahora de forma mucho más completa cuando algo falla al transferir datos a onOffice: ya sea que un campo mapeado en tu formulario ya no exista en onOffice, que una plantilla PDF haya sido renombrada o esté defectuosa, que una vinculación entre dirección e inmueble no haya podido crearse o que un correo no haya podido entregarse (p. ej. por un error tipográfico como «gmail.vom») — recibes un aviso por la campana y por correo electrónico, con el formulario afectado y una recomendación concreta. Hasta ahora, estos casos solían pasar desapercibidos.
Cuando es posible, propform repara el problema automáticamente durante la transferencia: por ejemplo, se omite un campo desconocido para que el resto del registro llegue igualmente a onOffice — y un correo con una plantilla PDF defectuosa se entrega sin el adjunto en lugar de perderse por completo.
También es nueva la página de configuración «Notificaciones»: allí añades hasta tres destinatarios adicionales para estos avisos técnicos — p. ej. tu asesor externo o compañeros con conocimientos técnicos — y decides mediante una casilla si sigues recibiendo los correos tú mismo. Los correos de cuenta y facturación se siguen enviando solo a ti.
Con el nuevo tipo de campo «iFrame» puedes incrustar un sitio web externo u otro formulario de propform directamente en tu formulario, por ejemplo la verificación de identidad o de solvencia de It's My Data, un calendario de reservas u otro formulario.
Indicas una URL y cualquier parámetro (clave/valor) que se añadirá a la dirección. Como valor se pueden usar macros: firstName=_Vorname, por ejemplo, transfiere automáticamente el nombre del registro de onOffice cargado a la página incrustada. Si pegas una URL ya preparada con parámetros, estos se trasladan automáticamente a la práctica lista de parámetros.
Mediante la selección rápida, «It's My Data» y «otro formulario de propform» quedan preparados con un solo clic. La altura puede ser fija o automática y, en el caso de formularios de propform incrustados, decides si su página de agradecimiento se abre en el iFrame, en la pestaña actual o en una nueva pestaña.
Ahora puedes proteger un formulario con una contraseña: en lugar del formulario, al abrirlo aparece primero una pantalla de entrada. Solo quien introduzca la contraseña correcta verá el formulario y podrá enviarlo.
A diferencia de la clave del formulario existente (?key= en la URL), aquí se solicita activamente la contraseña al visitante: el valor no aparece en el enlace. Como contraseña también puedes utilizar una macro de onOffice, p. ej., _plz: entonces el visitante tiene que introducir el código postal de su propio registro, una sencilla comprobación de identidad. El texto de ayuda y el mensaje de error de la pantalla de entrada son configurables libremente.
Tras introducir la contraseña correcta, el formulario permanece desbloqueado durante 2 horas —incluso al recargar la página— y la protección se aplica tanto a la apertura como al envío. Lo activas en la configuración del formulario en «Protección contra el acceso». Los formularios existentes permanecen sin cambios.
📖 Protección contra el acceso → Protección con contraseña
Los campos numéricos ahora pueden mostrar opcionalmente dos botones (− y +) junto al campo de entrada. Un clic aumenta o reduce el valor — práctico para introducir datos in situ, por ejemplo al registrar el número de habitaciones durante el recorrido por el inmueble, sin tener que recordar ni teclear cifras.
El tamaño de paso de los botones es configurable libremente (predeterminado 1) e independiente del intervalo del campo. De este modo, incluso un campo decimal (p. ej. habitaciones) puede contarse en pasos enteros de 1 mediante los botones y seguir siendo un campo decimal — así, 3,5 sigue siendo posible. Se respeta cualquier valor mínimo o máximo que hayas definido.
Activas la función por campo en los ajustes adicionales del campo de un campo numérico. Los botones adoptan automáticamente la forma de las esquinas (redondeadas / rectas / píldora) de tus ajustes de estilo. Los formularios existentes no se ven afectados: los botones están desactivados de forma predeterminada.
📖 Campos numéricos y sus opciones
Ahora puedes convertir el campo «Número de objeto externo» (inmueble) o el campo «Número de cliente / KdNr» (dirección) en un campo de búsqueda en vivo: mientras el usuario escribe, el formulario sugiere registros coincidentes de onOffice — un clic inserta el número en el campo.
Resulta especialmente práctico junto con la comprobación de duplicados: si solo admites números de objeto o de cliente ya existentes, ahorras a tus usuarios la búsqueda y evitas errores de escritura. Opcionalmente, tras la selección se puede precompletar todo el formulario con todos los datos del inmueble o la dirección.
En inmuebles se busca por número de objeto, localidad, calle y propietario; en direcciones por número de cliente, nombre, empresa y correo — y se respeta un filtro definido en el formulario. Consejo: úsalo solo en formularios internos, ya que las sugerencias son visibles para cualquier visitante.
📖 Búsqueda en vivo (inmueble y dirección)
¿Utilizas el módulo adicional de onOffice «Inmuebles multilingües»? Entonces ahora puedes cargar y editar en tu formulario una versión de idioma concreta de un inmueble con el nuevo parámetro URL estatelanguage:
?estate[Id]=_Uuidestate&estatelanguage=ENG
Al abrir el formulario, los textos libres dependientes del idioma (título del objeto, descripción del objeto, ubicación, etc.) se rellenan previamente con la versión de idioma seleccionada — y al enviar se escriben de nuevo exactamente en esa versión de idioma. El idioma principal permanece intacto. Esto también funciona con los textos de IA: deja, p. ej., que se genere una descripción del objeto en inglés y que se escriba directamente en la versión de idioma inglesa.
Como valor sirve el código de idioma de tres letras de onOffice (ENG, FRA, ESP, ITA, …); se utiliza siempre el UUID del idioma principal. La versión de idioma debe estar ya creada en onOffice.
Sin riesgo: Si tu cuenta no dispone del módulo Multilanguage o la versión de idioma solicitada no existe, el formulario se comporta como hasta ahora y trabaja con el idioma principal — no tienes que cambiar nada en tus formularios existentes.
📖 Parámetros URL → Versión de idioma de un inmueble
Ahora puedes restringir, para cada campo de carga de archivos, qué tipos de archivo se pueden subir. En los ajustes del campo de archivo encontrarás la nueva sección «Tipos de archivo permitidos»: elige cómodamente grupos enteros (imágenes, PDF, documentos de Office, hojas de cálculo, archivos de correo electrónico, archivos comprimidos, audio, vídeo) o configura cada extensión individualmente en «Ajustar extensiones de archivo individuales».
La restricción actúa por partida doble: el diálogo de archivos del navegador solo ofrece los tipos permitidos y, al enviar, se comprueba además en el servidor.
Práctico, p. ej., para órdenes notariales: Cuando los archivos subidos se ensamblan después en un PDF en onOffice, allí solo se pueden incrustar imágenes. Basta con restringir el campo a «Imágenes»: así los visitantes no pueden subir PDF que perturbarían la posterior creación del PDF.
Si no seleccionas nada, conservas automáticamente el comportamiento anterior: se permiten todos los tipos de archivo habituales. Por lo tanto, no tienes que cambiar nada en tus formularios existentes.
📖 Restringir los tipos de archivo permitidos
Al escribir una actividad se puede incluir un motivo de cancelación. En onOffice, estos motivos de cancelación se pueden ajustar libremente: renombrar, eliminar o ampliar. Hasta ahora, propform solo conocía los motivos de cancelación estándar; si se utilizaba un motivo que ya no existe en tu versión de onOffice, la escritura de la actividad fallaba.
Ahora puedes gestionar tus propios motivos de cancelación: en Ajustes → onOffice API encontrarás una lista precargada con los valores estándar de onOffice. Puedes añadir, renombrar o eliminar entradas, lo más fácil mediante copiar/pegar directamente desde onOffice. Así los valores coinciden exactamente con tu versión de onOffice y las actividades con motivo de cancelación se escriben de forma fiable. (Cada entrada puede tener hasta 40 caracteres, un requisito de onOffice.)
Si no cambias nada, se mantienen automáticamente los motivos de cancelación estándar anteriores, así que no tienes que hacer nada si tu versión de onOffice no ha cambiado.
📖 Crear una actividad de onOffice
Cuando un formulario no se puede enviar — por ejemplo, porque falta un campo obligatorio o se activa la comprobación de duplicados — y el visitante retrocede en el navegador, ahora se conservan todas las entradas ya realizadas. Esto ya no se aplica solo a los campos de texto simples, sino también a:
Además, la página de error tiene ahora un nuevo botón «Atrás» que lleva directamente de vuelta al formulario ya rellenado — sin necesidad de volver a escribir nada.
Esto también funciona en formularios de varios pasos y junto con las Condiciones y reglas: los campos que se muestran y se ocultan se restauran correctamente. Las entradas se almacenan exclusivamente de forma local en el navegador del visitante (sin cookies) y desaparecen, a más tardar, al cerrar la pestaña.
Firmar es ahora más sencillo: el paso intermedio anterior «Usar firma» desaparece. En cuanto el visitante ha firmado, la firma se aplica automáticamente — una confirmación verde «✓ Firma aceptada» lo indica. Con el icono de borrar puedes descartar la firma y volver a empezar en cualquier momento.
Además, mejorado:
El cambio se aplica automáticamente a todos los formularios existentes — no tienes que cambiar nada en la estructura de tus formularios.
Las citas no solo se pueden visualizar y crear mediante el formulario, sino también editar/actualizar de forma específica (asunto, nota, estado, horarios). Especialmente práctico en combinación con las macros de citas de onOffice y el nuevo bucle de citas recursivo:
_bCalendarRek_(...) ... _eCalendarRek_
Las citas se pueden listar dinámicamente y procesar mediante la lógica del formulario — p. ej., reservar una franja horaria, desactivar una franja horaria, cambiar el estado. Con la nueva macro _pfGetCalendarUUID se dispone de un UUID de calendario cifrado para acceder a las citas de forma segura mediante un enlace o un parámetro.
📖 Macros de propform — Bucle de calendario
Los criterios de búsqueda existentes se pueden cargar y modificar mediante un formulario. Vídeo explicativo
Con _bScRek_(...) ... _eScRek_ se pueden recorrer todos los criterios de búsqueda de una dirección. Opcionalmente con filtro, p. ej., _bScRek_("status:1") para criterios de búsqueda activos únicamente.
Además: mostrar valores de criterios de búsqueda individuales con _pfGetSearchCriteriaField(feldname).
📖 Resumen de todas las macros de propform
_pfButton() y _pfLink()Botones e hipervínculos con estilo completo directamente en campos de descripción y de texto. Ejemplos:
_pfButton("Weiter zum Formular", "https://example.com", "rounded-pill", "_blank")
_pfLink("https://example.com", "Hier klicken", "_blank")
_getAddressLink y _getEstateLinkCrean un enlace profundo directo al registro de direcciones o de inmuebles en onOffice enterprise — solo funciona para usuarios que hayan iniciado sesión.
Cuando un formulario realiza operaciones de ChatGPT, ahora también se pueden seleccionar los modelos más recientes GPT-5.1, GPT-4.1, GPT-4.1-mini — en la configuración del formulario, en «Crear texto (ChatGPT)» → «Ajuste fino».
Todas las funciones de la API de onOffice están ahora disponibles en propform:
📖 Campos de carga de archivos · Tutorial en vídeo
Los campos de descarga han incorporado muchos criterios de selección nuevos:
Además, seguimiento de descargas como actividad en onOffice. Esto permite también crear espacios digitales de datos/descargas para los clientes a través de formularios.
📖 Campos de descarga de archivos · Tutorial en vídeo
Ahora los formularios se pueden rellenar mediante voz/IA. Requisito: tener una clave API de la plataforma OpenAI almacenada en la cuenta. Se puede activar en la configuración del formulario, en «Configuración adicional». A continuación, aparecerá un botón con un micrófono en la parte inferior derecha del formulario.
📖 Entrada de voz con IA · Vídeo de ejemplo
En la configuración del formulario, en la pestaña «Condiciones y reglas», puedes mostrar u ocultar campos de forma dinámica en función de los valores de otros campos.
📖 Condiciones y reglas · Vídeo explicativo
Con «Escribir valores» se pueden rellenar campos adicionales en la dirección o la propiedad tras el envío del formulario, incluso con macros. Ejemplo: escribir _pfGetSearchCriteriaInformation en un campo de dirección para utilizarlo posteriormente en una plantilla PDF de onOffice.
En la configuración de la cuenta, en «Estadísticas», puedes desactivar por completo que:
De este modo, los datos se redirigen exclusivamente a onOffice.
📖 Protección de datos y minimización de datos
key=Con el parámetro URL ?key=... se puede proteger un formulario con contraseña, incluso en combinación con macros, por ejemplo, para crear enlaces de un solo uso. Explicación en vídeo
En la configuración del formulario se puede establecer que solo determinadas direcciones IP puedan acceder al formulario.
Se han añadido form_start_input y form_abort. Con GTM se pueden rastrear así las interrupciones de formularios y el inicio de la introducción de datos.
Además de Google Tag Manager, ahora también se puede añadir el código de Etracker a los formularios.
Hasta ahora, cuando se producía una coincidencia de destinatarios con direcciones de onOffice en las que el correo electrónico figuraba solo como segunda o tercera dirección, el correo se enviaba a la dirección primaria del registro. Ahora, propform comprueba primero si el correo electrónico existe realmente como dirección primaria y, de lo contrario, crea automáticamente un nuevo registro de dirección con ese correo electrónico.
Los campos de usuario creados individualmente en la dirección o en el inmueble ahora pueden seleccionarse como destinatarios de correos electrónicos, por ejemplo, «Jefe de equipo» o «Responsable de atención al cliente».
Los campos de destinatario, CC y CCO ahora también admiten macros de onOffice, p. ej., con alternativa:
_ifEmpty(_Sonstige1;"fallback@unternehmen.de";"_Sonstige1")
📖 Correo electrónico en propform
Ahora los campos se pueden mover en el formulario mediante arrastrar y soltar; se ha sustituido la antigua lógica de «flecha arriba/abajo».
Para los campos de selección única con muchas opciones (p. ej., campos de usuario), se puede activar una función de búsqueda: el visitante escribe un término de búsqueda y se sugieren las opciones que coinciden.
Los campos de criterios de búsqueda con valores «Desde» y «Hasta» ahora se pueden rellenar por separado mediante parámetros URL — con doble guión bajo:
?searchcriteria[wohnflaeche__von]=50&searchcriteria[wohnflaeche__bis]=80
Configure Intervall = 0,0001 en los ajustes del campo. Atención: en onOffice, el campo también debe estar configurado en «Número decimal con 4 decimales» en la administración.
En los campos numéricos, ahora se puede mostrar una unidad o moneda detrás de los valores introducidos —por ejemplo, m² o €. Se puede definir libremente en la «Configuración adicional de campos».
Los campos numéricos incluyen ahora un punto como separador de miles. En el smartphone se muestra automáticamente el teclado numérico.
Configurable en los ajustes del campo: el navegador puede sugerir valores guardados (nombre, correo electrónico, teléfono, etc.).
Ahora se pueden integrar iFrames de cualquier fuente a través del campo de descripción — p. ej., reserva de citas en Timum:
<iframe src="https://www.timum.de/[providerID]/_Id@[providerID]@onofficeEstate/embedded_map" width="100%" height="400px" frameborder="0"></iframe>
En el caso de la «Comprobación de duplicados en objectnr_extern», ahora se puede seleccionar que solo se permitan los números de objeto ya existentes. De este modo, evitas «inmuebles fantasma» debidos a errores tipográficos.
Además de «angular» y «redondeado», ahora también se puede seleccionar el estilo de diseño «Píldora»: todos los elementos del formulario se redondean por completo.
Ahora están disponibles Baskerville e Inter.
Hasta ahora solo se podía definir una actividad para el envío del formulario. Ahora también se puede crear una actividad al abrir el formulario, por ejemplo, para rastrear quién ha abierto el formulario.
Ahora se puede decidir dinámicamente, en función de los valores de los campos de la dirección/inmueble, a qué página de agradecimiento se debe redirigir:
_ifEmpty(_Sonstige1;"www.dankeseite1.de";"www.dankeseite2.de")
o con un valor de selección única:
_calculate(IF([ind_2418_Feld_adressen51]="ind_Schl_4605";"https://link-1.de";"https://link-2.de"))
La configuración de campos de onOffice ahora se recupera en segundo plano. El manejo del módulo y la carga de los formularios son considerablemente más rápidos. La actualización automática de los campos solo se produce al abrir el resumen de formularios y una vez al día por la mañana, ya no cada vez que se accede a la configuración de campos.
En la configuración de la cuenta se pueden definir grupos de formularios. En la configuración de los formularios, se puede asignar un formulario a un grupo. De este modo, puedes crear un enlace de copia para el grupo completo de formularios y copiar varios formularios entre cuentas de propform a la vez.