Größere Updates und neue Features in propform.io — chronologisch sortiert (neueste oben).
Claude, ChatGPT und andere KI-Assistenten lassen sich jetzt direkt mit deinem propform-Konto verbinden – über den offenen MCP-Standard (Model Context Protocol). Der Assistent kann dann im Chat in deinem Namen Formulare anlegen und bearbeiten, passende Felder aus deiner onOffice-Feldkonfiguration heraussuchen, Regeln und PDF-Vorlagen pflegen, Ordner, Gruppen und Webhooks verwalten oder ein Formular mit „Formular prüfen“ auf typische Fehler durchsehen (unsichtbare Pflichtfelder, unbekannte onOffice-Felder, leere Empfänger …). Die Verbindung richtest du unter Einstellungen → KI-Assistenten (MCP) ein: Server-URL kopieren, im Assistenten eintragen, bei propform anmelden und die Rechte wählen – kein API-Key nötig. Dort siehst du auch alle aktiven Verbindungen mit ihren Rechten, kannst sie jederzeit widerrufen und findest das Protokoll der letzten Aufrufe. Vor der ersten Änderung an einem Formular legt propform automatisch eine Sicherung an, die sich per Assistent wiederherstellen lässt. Das Lesen von Einsendungen ist standardmäßig aus und muss bewusst freigegeben werden.
Zwei Optionen aus dem Suchprofil-Widget gibt es jetzt auch im Verknüpfungs-Feld: (1) Betreuer bei Neuanlage — Datensätze, die Besucher über das Miniformular anlegen, bekommen automatisch den Betreuer des geladenen Datensatzes (Immobilie bzw. Adresse) oder einen festen Benutzer, statt wie bisher den API-Benutzer. (2) Neuanlage automatisch öffnen — zeigt die Liste noch keine Verbindungen, klappt das Miniformular beim Laden direkt auf. Beides auch per API (relation_advisor_mode, relation_advisor_user_id, relation_auto_open_create).
📖 Verknüpfungs-Feld (Datensätze verbinden)
Vier Verbesserungen für den internen PDF-Generator: (1) Die Größe eingebetteter Bilder ist jetzt wählbar — klein neben der Beschriftung (wie bisher), in Spaltenbreite oder in voller Breite unter der Beschriftung. iPhone-Fotos im HEIC-Format werden für die Einbettung automatisch umgewandelt, und in der Dokumentansicht vor der Unterschrift sind die Fotos jetzt ebenfalls zu sehen. (2) Die Breite der Beschriftungsspalte in Feld-Wert-Listen lässt sich einstellen (20–60 %) — praktisch bei langen Beschriftungen. (3) Trenner werden automatisch weggelassen, wenn davor oder danach nichts ausgegeben wird — z.B. bei Übergabeprotokollen mit optionalen Räumen, deren leere Felder ausgeblendet sind. Keine gestapelten Linien mehr. (4) Neu: Bereits hinterlegte Dateien einbetten — bei vorbefüllten Formularen, deren Fotos oder Dokumente schon im onOffice-Datensatz liegen, lädt der PDF-Generator die Dateien der Datei-Felder ohne neuen Upload direkt aus onOffice: Bilder werden eingebettet, PDFs angehängt (Opt-in in der PDF-Vorlage; bei Immobilien nur für über propform hochgeladene Dateien). Die Einstellungen gibt es in der PDF-Vorlage des Formulars und im kontoweiten PDF-Design.
Endkunden können ihre Suchprofile jetzt in einem einzigen Formular selbst verwalten — ohne Makro-Programmierung und ohne separate Bearbeiten-/Deaktivieren-Formulare. Das neue Feld „Suchprofile verwalten" zeigt die Suchprofile der geladenen Adresse als übersichtliche Karten und erlaubt (jeweils abschaltbar) Bearbeiten, Deaktivieren, Reaktivieren, Duplizieren und Neuanlage. Highlight: Wählt jemand bei der Neuanlage Kauf UND Miete, legt propform automatisch zwei getrennte Suchprofile an — mit dem Kaufpreis im einen und der Kaltmiete im anderen. Dazu: Filter (z.B. nur aktive Profile), konfigurierbares Miniformular mit Von/Bis-Feldern, Umkreis und Regionen sowie ein optionales Limit pro Adresse.
Das Miniformular lässt sich frei gestalten: Felder als Kacheln, Chips, Listen, Ja/Nein-Buttons oder Von/Bis-Schieberegler (optional mit Eintippfeldern), Reihenfolge per Drag & Drop, Pflicht und halbe Breite je Feld — alles in der Akzentfarbe und mit den Ecken deines Formulars. Dazu: Betreuer-Automatik für neue Suchprofile, automatisches Aufklappen der Neuanlage für Interessenten ohne Bestand, ein „Alle deaktivieren“-Link nach erfolgreicher Suche, sprechende Karten-Titel (z.B. „Kauf · Haus · Lübeck“) sowie anpassbare von/bis-Beschriftungen und Währungszeichen.
Auch im PDF-Creator angekommen: Nimmst du das Feld in eine Feld-Wert-Liste auf, listet das PDF alle Suchprofile der Adresse nach dem Absenden — je Profil ein Block mit Titel und Zusammenfassung, geänderte Profile mit Markierung „Neu“, „Bearbeitet“, „Deaktiviert“ oder „Reaktiviert“ (auch in der Dokumentansicht vor der Unterschrift). Ja/Nein-Kriterien erscheinen in Karten, Makros und PDF jetzt als „Ja“ statt als „1“.
Viele Feldtypen können jetzt anders dargestellt werden — ohne dass sich am gespeicherten Wert oder der onOffice-Anbindung etwas ändert: Einauswahl-Felder als Radio-Buttons, Button-Gruppe, Karten (mit Beschreibungstext), Icon-Kacheln, Bild-Kacheln oder Likert-Skala (auch für die abhängigen Felder Objekttyp und Aktionstyp — die Kacheln filtern sich automatisch nach Objektart bzw. Aktionsart); Mehrfachauswahl als Checkbox-Liste, Chips oder ebenfalls Icon-/Bild-Kacheln; Ja/Nein-Felder als Checkbox oder zwei große Ja/Nein-Buttons; Zahlenfelder als moderner Schieberegler mit Live-Wert-Anzeige, als Sterne-Bewertung (perfekt für Feedback-Formulare) oder als Skala 0–10 (Weiterempfehlungs-Frage); Von/Bis-Suchkriterien als Doppel-Slider mit zwei Reglern (Preisspanne, Fläche, Zimmer); Datumsfelder als Inline-Kalender in deiner Formularsprache.
Icons kommen aus einem integrierten Set mit über 5.000 Symbolen (mit deutscher Suche und Immobilien-Rubrik), Bilder aus deiner Medienbibliothek. Die gewählte Option wird in der Akzentfarbe deines Formulars hervorgehoben. Einstellbar pro Feld über die neue Sektion „Darstellung" — natürlich auch per API (display_variant, select_option_meta).
Dazu gibt es passende Einstellungen je Darstellung: Bewertungen wahlweise mit Sternen, Herzen, Smileys oder einem eigenen Icon und beschrifteten Skalen-Endpunkten; Slider mit eigenen Achsen-Beschriftungen und optionalem Eingabefeld zum Eintippen; Kalender mit einschränkbaren Tagen (z.B. nur Zukunft für Besichtigungstermine, Wochenenden sperren); Ja/Nein-Buttons mit eigenen Beschriftungen und frei wählbaren Icons; Icon-Farbe, Icons in der Button-Gruppe, Kachelgröße, Bildformat, Spalten für lange Listen, Mindest-/Höchstanzahl bei Mehrfachauswahl, getrennte Von/Bis-Vorbelegung und zentrierte Darstellung. Der Formular-Editor zeigt die gewählte Darstellung jetzt auch direkt im visuellen Wireframe.
Der Formular-Editor wurde von Grund auf neu gestaltet. Deine Felder siehst du jetzt als visuelle Vorschau-Bausteine in einem Wireframe deines Formulars — inklusive Drag & Drop zum Umsortieren. Beschriftung, Pflichtfeld und halbe Breite änderst du direkt am Baustein, ebenso die Formular-Überschrift und Unterüberschrift. Neue Felder wählst du aus einer übersichtlichen Feldtyp-Palette; die Feld-Einstellungen öffnen sich als Seitenpanel mit thematisch gruppierten Karten statt einer langen Seite.
Alle Formulareinstellungen sind in Sektionen in einer linken Seitenleiste organisiert (Gestaltung, E-Mail, Logik & Bedingungen, PDF u.v.m.) und werden sektionsweise gespeichert — ohne langes Scrollen. Die Live-Vorschau zeigt dein Formular beim Bearbeiten direkt neben dem Editor und aktualisiert sich nach jedem Speichern.
Die Übersicht „Deine Formulare" kann jetzt deutlich mehr: Organisiere deine Formulare in Ordnern und Unterordnern (per Drag & Drop oder Bulk-Aktion), durchsuche und filtere die Liste (Alle/Aktiv/Inaktiv), sortiere nach Titel, Status, Einsendungen, Aufrufen oder Bearbeitungsdatum — und bearbeite mehrere Formulare gleichzeitig: verschieben, aktivieren, deaktivieren oder löschen in einem Schritt.
Die Listen der Formulareinsendungen und Formularaufrufe wurden neu gebaut: mit Von/Bis-Datumsfilter, Suche, einer Inhalts-Vorschau je Einsendung und sauberer Seitennavigation — auch bei sehr vielen Einträgen. Neu ist der CSV-Export der Einsendungen (exportiert die aktuell gefilterte Liste). Auch die KI-Antworten haben jetzt dieselben Filter und lassen sich einzeln oder gesammelt löschen.
📖 Formulareinstellungen → Statistik
Logos, Favicons, Hintergrundbilder und Bild-Felder brauchen kein externes Bild-Hosting mehr: Über den neuen Button „Bild wählen" lädst du Bilder direkt in deine Konto-Medienbibliothek hoch (auch per Drag & Drop) und setzt sie in allen Formularen ein. Mit Verwendungs-Warnung beim Löschen und automatischer Verkleinerung großer Bilder. Externe URLs funktionieren natürlich weiterhin.
📖 Medienbibliothek (eigene Bilder)
In der Sektion „Absenden & Dankeseite" legst du jetzt Regeln fest, die nach dem Absenden greifen: Je nachdem, was Besucher im Formular ausgewählt oder eingetragen haben, zeigt die Danke-Seite einen eigenen Text — oder leitet auf eine andere URL weiter. Mit UND/ODER-Verknüpfungen, mehreren Regeln in Prioritäts-Reihenfolge und ganz ohne Formeln.
📖 Formulareinstellungen → Absenden & Dankeseite
Für einzelne Felder kannst du jetzt festlegen, dass ihr Wert beim Absenden an das form_submit-Tracking-Event angehängt wird (Google Tag Manager) — z. B. um Auswertungen nach Objektart oder Anfragetyp zu bauen. Bei Auswahlfeldern werden Schlüssel und sichtbares Label übergeben. Bitte beachte den Datenschutz: Markiere keine Felder mit personenbezogenen Daten, wenn dafür keine Einwilligung vorliegt.
Mit dem neuen Verknüpfungs-Feld zeigt dein Formular die Datensätze, die in onOffice mit dem geladenen Datensatz verbunden sind — z.B. die Eigentümer einer Immobilie — und erlaubt je nach Einstellung das Verbinden, Neu-Anlegen, Bearbeiten und Trennen direkt im Formular. Ein Feld steht dabei für genau einen Relationstyp (Eigentümer, Käufer, Mieter, Ansprechpartner, Interessent, Tippgeber u.v.m. — in beide Richtungen, also auch „Eigentum" oder „getippte Immobilien" an der Adresse).
Für interne Formulare verbindet dein Team bestehende Datensätze über eine Bestandssuche in Sekunden. Für öffentliche Formulare — etwa den Maklervertrag — ergänzt der Kunde weitere Eigentümer selbst über ein Miniformular, dessen Felder du frei zusammenstellst (inkl. Pflichtfeldern, halber Breite und Layout-Elementen); ein Dublettencheck verbindet dabei bestehende Datensätze, statt Duplikate anzulegen. Über den Bearbeiten-Stift können Besucher ihre Daten (nur die von dir konfigurierten Felder) selbst korrigieren. Geschrieben wird grundsätzlich erst beim Absenden — Entferntes lässt sich bis dahin rückgängig machen.
Erstellt dein Formular ein propform-PDF, erscheinen die verbundenen Datensätze darin automatisch als Liste mit den Miniformular-Feldern — beim Maklervertrag stehen so alle Eigentümer im Dokument.
Auch per API steuerbar: Feldtyp relationlist mit allen Optionen.
📖 Verknüpfungs-Feld (Datensätze verbinden)
Die propform-API kann jetzt deutlich mehr: Du steuerst den kompletten PDF-Generator per API — Vorlagen mit allen Blöcken lesen und schreiben, aus dem aktuellen Feldbestand neu erzeugen, als echtes PDF in der Vorschau abrufen und das kontoweite Design-Preset pflegen. Auch Briefpapiere lädst du per API hoch und verwaltest sie. Dazu kommen Konto-Einstellungen (Design-Standards, Impressum, Benachrichtigungen, Statistik, Profilname), die onOffice-Konfiguration, die komplette Mitarbeiterverwaltung (inkl. onOffice-Import) und Formulargruppen — ideal für Automatisierungen, die Formulare und Konten programmatisch einrichten.
Der PDF-Generator kann deine PDFs jetzt auf deinem eigenen Briefpapier erstellen: Lade es als PDF oder Bild hoch — propform legt es als Hintergrund unter jede Seite, das propform-Standard-Layout mit Logo und Kopfzeile entfällt dann automatisch. Mit Erst- und Folgebogen (Seite 1 darf anders aussehen als die Folgeseiten), einstellbaren Seitenrändern (damit der Inhalt z.B. unterhalb deines Briefkopfs beginnt) und einer kontoweiten Briefpapier-Bibliothek: einmal hochladen, in allen Formularen auswählen — oder ein Briefpapier nur für ein einzelnes Formular hinterlegen.
📖 PDF-Generator: Eigenes Briefpapier
propform kann PDFs aus deinen Formular-Absendungen jetzt selbst erstellen — ganz ohne onOffice-PDF-Designer und Vorlagenpflege. Beim Aktivieren entsteht mit einem Klick ein fertiger Vorschlag aus deinen Formularinhalten; im neuen Block-Editor passt du Aufbau und Inhalte per Drag & Drop an — Überschriften, Texte mit onOffice-Makros, Feld-Wert-Listen (auch mit weiteren onOffice-Feldern des verknüpften Datensatzes), Bilder, Spalten und Seitenumbrüche. Dein Design — Logo, Schriftarten, Farben, Kopf- und Fußzeile — hinterlegst du einmal kontoweit unter „Einstellungen → PDF-Design" und kannst es pro Formular überschreiben.
Die Ablage läuft über die gewohnte „Datei erstellen & ablegen"-Strecke: am Adress- und/oder Immobiliendatensatz, optional mit Verknüpfungsfeld, E-Mail-Anhang, Passwortschutz und digitaler Signatur — parallel zur bestehenden PDF-Erstellung über onOffice-Vorlagen nutzbar. Hochgeladene Bilder erscheinen direkt im PDF, hochgeladene PDF-Dateien werden auf Wunsch hinten angehängt.
Das Highlight ist die Dokument-Unterschrift: Nach dem Absenden sieht der Besucher das fertige Dokument mit seinen Angaben und unterschreibt direkt darin — per Finger, Stift oder Maus, auch auf Handy und Tablet. Solange nicht unterschrieben wird, wird nichts verarbeitet und nichts in onOffice geschrieben — ideal für Maklerverträge, Selbstauskünfte und Übergabeprotokolle; nach 72 Stunden ohne Unterschrift wird die Absendung automatisch verworfen. Auch mehrere Unterschriften sind möglich — z.B. „Mieter 1" und „Mieter 2" — und pro Unterschriftsbereich legst du fest, ob er Pflicht ist. Das unterschriebene PDF landet mit allen eingebetteten Unterschriften automatisch in onOffice.
Mache einzelne Formulare nur für deine Mitarbeiter zugänglich – z.B. Objektaufnahme, Foto-Upload oder Besichtigungsprotokolle. Mitarbeiter melden sich einmalig per E-Mail-Link an (ohne Passwort) und können danach alle für sie freigegebenen Formulare öffnen.
Importiere deine onOffice-Benutzer mit einem Klick (in onOffice deaktivierte Benutzer werden täglich automatisch auch hier gesperrt) oder lege externe Personen wie den Fotografen manuell an. Die Freigabe steuerst du pro Formular über einzelne Mitarbeiter und/oder Gruppen. Ab 20 aktiven Formularen im Tarif enthalten.
propform kann externe Anwendungen jetzt in Echtzeit über neue Einsendungen benachrichtigen: Du hinterlegst eine Webhook-URL — z.B. aus dem Webhook-Trigger deines Zapier-, n8n- oder Make-Workflows — und propform schickt bei jeder Formularabsendung automatisch alle Einsendedaten samt der verknüpften onOffice-Datensätze als JSON dorthin. Damit baust du ohne Programmierung Automatisierungen wie „neue Anfrage → Slack-Nachricht ans Team" oder „neue Einsendung → Zeile in Google Sheets".
Eingerichtet ist das in einer Minute: entweder unter Einstellungen → Webhooks (für alle oder ein bestimmtes Formular) oder direkt im Formular-Editor unter „Webhooks (Zapier, n8n, Make …)". Dort siehst du auch jederzeit den Status jedes Webhooks — inklusive letzter Zustellung.
Besonders praktisch ist das optionale Feld „Freitext / Nachricht": Dort formulierst du eine Nachricht mit onOffice-Makros, z.B. Neue Anfrage von _Vorname _Name zu _objekttitel → _getEstateLink. propform löst die Makros nach der Absendung automatisch auf und liefert den fertigen Text im Webhook mit — deine Slack-Nachricht ist damit schon formuliert, ohne dass du im Empfänger-Workflow etwas zusammenbauen musst.
Für Entwickler: Jede Zustellung ist HMAC-signiert, und die Webhooks lassen sich auch komplett über die propform-API verwalten.
📖 Webhooks in der API-Referenz
Upload-Felder können jetzt nach jedem erfolgreichen Datei-Upload automatisch eine Aktivität in onOffice schreiben — analog zur bekannten Aktivität beim Datei-Download. Aktionsart, Aktionstyp und Merkmal legst du pro Feld fest; die Aktivität wird automatisch mit der im Formular geladenen Adresse und Immobilie verknüpft.
Die Aktivität dokumentiert alle hochgeladenen Dateien des Feldes mit Dateiname, Dateityp, Größe und SHA-256-Hash — zusätzlich signiert mit HMAC-SHA256, also nachträglich nicht unbemerkt veränderbar. Optional werden die Dateien außerdem direkt an die Aktivität angehängt. Besonders wertvoll für Unterschriften-Felder und Selbstauskünfte: Du hast einen belastbaren Nachweis, wann welche Datei hochgeladen wurde.
Datei-Felder können jetzt ergänzen statt ersetzen: Liegt im onOffice-Datei-Feld bereits eine Datei, wird die neue auf Wunsch an die bestehende angehängt — PDF- und Bild-Dateien werden zu einem PDF zusammengeführt, andere Dateitypen zu einer ZIP gebündelt (eine bestehende ZIP wird erweitert). Perfekt, wenn Kunden Unterlagen nachreichen, z.B. einen weiteren Gehaltsnachweis zur Mieterselbstauskunft — ohne dass die schon vorhandene Datei verloren geht.
Die Upload-Einstellungen sind dabei deutlich klarer geworden und richten sich jetzt nach dem Zustand des Feldes: Du legst getrennt fest, ob der Besucher hochladen darf, solange das Feld noch leer ist, und was gilt, wenn schon eine Datei darin liegt — Ändern, Ergänzen, beides oder nichts. Sind Ändern und Ergänzen erlaubt, sieht der Besucher zwei Buttons und entscheidet selbst. Das Herunterladen der hinterlegten Datei aktivierst du separat in den Download-Feld-Einstellungen. Deine bestehenden Formulare wurden automatisch übernommen und verhalten sich exakt wie bisher.
Auch für Dokumentenmerkmale an der Immobilie gibt es das Ergänzen: Mit der neuen Option „Bestehende Datei dieses Dokumentenmerkmals ergänzen" wird bei belegtem Merkmal die neue Datei mit der bestehenden zusammengeführt und die kombinierte Datei erhält das Merkmal — statt dass das Merkmal wie bisher nur auf die neue Datei umzieht.
Nebenbei behoben: In bestimmten Fällen wurden aus Formularen heruntergeladene Dateien als leere 0-KB-Datei gespeichert — Downloads bereits hinterlegter Dateien funktionieren jetzt wieder zuverlässig.
propform informiert dich jetzt deutlich umfassender, wenn bei der Übertragung an onOffice etwas schiefläuft: Ob ein im Formular gemapptes Feld in onOffice nicht (mehr) existiert, eine PDF-Vorlage umbenannt oder defekt ist, eine Verknüpfung zwischen Adresse und Immobilie nicht angelegt werden konnte oder eine E-Mail nicht zustellbar war (z.B. wegen eines Tippfehlers wie „gmail.vom") — du bekommst einen Hinweis per Glocke und E-Mail, mit dem betroffenen Formular und einer konkreten Handlungsempfehlung. Bisher blieben solche Fälle oft unbemerkt.
Wo möglich, repariert propform das Problem bei der Übertragung automatisch: Ein unbekanntes Feld wird z.B. weggelassen, damit der restliche Datensatz trotzdem in onOffice ankommt — und eine E-Mail mit defekter PDF-Vorlage wird ohne den Anhang zugestellt, statt komplett verloren zu gehen.
Neu ist außerdem die Einstellungs-Seite „Benachrichtigungen": Dort trägst du bis zu drei zusätzliche Empfänger für diese technischen Hinweise ein — z.B. deinen externen Berater oder technikaffine Kolleginnen und Kollegen — und entscheidest per Checkbox, ob du die Mails weiterhin auch selbst erhältst. Account- und Rechnungs-Mails gehen unverändert nur an dich.
📖 Technische Benachrichtigungen
Mit der neuen Feldart „iFrame" bettest du eine externe Webseite oder ein anderes propform-Formular direkt in dein Formular ein — z.B. die Identitäts- bzw. Bonitätsprüfung von It's My Data, einen Terminkalender oder ein weiteres Formular.
Du hinterlegst eine URL und beliebige Parameter (Schlüssel/Wert), die an die Adresse angehängt werden. Als Wert sind Makros möglich: firstName=_Vorname übergibt z.B. den Vornamen aus dem geladenen onOffice-Datensatz automatisch an die eingebettete Seite. Fügst du eine fertige URL mit Parametern ein, werden diese automatisch in die übersichtliche Parameter-Liste übernommen.
Über die Schnellauswahl sind „It's My Data" und „anderes propform-Formular" mit einem Klick vorbereitet. Die Höhe kann fest oder automatisch sein, und bei eingebetteten propform-Formularen legst du fest, ob sich deren Dankeseite im iFrame, im aktuellen Tab oder in einem neuen Tab öffnet.
Du kannst ein Formular jetzt mit einem Passwort schützen: Statt des Formulars erscheint beim Öffnen zunächst eine Eingabemaske. Erst wer das richtige Passwort eingibt, sieht das Formular und kann es absenden.
Anders als beim bisherigen Formularschlüssel (?key= in der URL) wird der Besucher hier aktiv nach dem Passwort gefragt — der Wert steht nicht im Link. Als Passwort kannst du auch ein onOffice-Makro hinterlegen, z.B. _plz: Dann muss der Besucher die Postleitzahl aus seinem eigenen Datensatz eingeben — eine einfache Identitätsprüfung. Hinweistext und Fehlermeldung der Eingabemaske sind frei wählbar.
Nach korrekter Eingabe bleibt das Formular 2 Stunden entsperrt — auch bei Seiten-Neuladen — und der Schutz gilt sowohl fürs Öffnen als auch fürs Absenden. Du aktivierst ihn in den Formulareinstellungen unter „Schutz vor Aufruf". Bestehende Formulare bleiben unverändert.
📖 Schutz vor Aufruf → Passwortschutz
Zahlenfelder können jetzt optional zwei Buttons (− und +) neben dem Eingabefeld anzeigen. Ein Klick erhöht oder verringert den Wert — praktisch für die Eingabe direkt vor Ort, etwa beim Erfassen der Anzahl Zimmer während des Rundgangs durch die Immobilie, ohne sich Zahlen merken oder tippen zu müssen.
Die Schrittweite der Buttons ist frei wählbar (Standard 1) und unabhängig vom Intervall des Feldes. Dadurch kann auch ein Dezimalfeld (z.B. Zimmer) per Button in glatten 1er-Schritten gezählt werden und bleibt trotzdem ein Dezimalfeld — 3,5 ist also weiterhin möglich. Ein gesetzter Minimal- bzw. Maximalwert wird eingehalten.
Du aktivierst die Funktion pro Feld in den weiteren Feldeinstellungen eines Zahlenfeldes. Die Buttons übernehmen automatisch die Eckenform (gerundet / eckig / Pille) aus deinen Styling-Einstellungen. Bestehende Formulare bleiben unverändert — die Buttons sind standardmäßig aus.
📖 Zahlenfelder & ihre Optionen
Du kannst das Feld „Objektnummer extern" (Immobilie) bzw. „Kundennummer / KdNr" (Adresse) jetzt zu einem Live-Suchfeld machen: Während der Nutzer tippt, schlägt das Formular passende Datensätze aus onOffice vor — ein Klick übernimmt die Nummer in das Feld.
Besonders praktisch zusammen mit dem Dublettencheck: Wer nur bereits vorhandene Objekt- bzw. Kundennummern zulässt, erspart seinen Nutzern das Nachschlagen und vermeidet Tippfehler. Optional lässt sich nach der Auswahl auch gleich das komplette Formular mit allen Daten der Immobilie bzw. Adresse vorausfüllen.
Bei Immobilien wird nach Objektnummer, Ort, Straße und Eigentümer gesucht, bei Adressen nach Kundennummer, Name, Firma und E-Mail — ein am Formular hinterlegter Filter wird dabei berücksichtigt. Tipp: Nur in internen Formularen einsetzen, da die Vorschläge für alle Besucher sichtbar sind.
📖 Live-Suche (Immobilie & Adresse)
Nutzt du das onOffice-Zusatzmodul „Mehrsprachige Immobilien"? Dann kannst du jetzt mit dem neuen URL-Parameter estatelanguage gezielt eine Sprachversion einer Immobilie in dein Formular laden und bearbeiten:
?estate[Id]=_Uuidestate&estatelanguage=ENG
Beim Öffnen des Formulars werden die sprachabhängigen Freitexte (Objekttitel, Objektbeschreibung, Lage etc.) aus der gewählten Sprachversion vorausgefüllt — und beim Absenden auch wieder in genau diese Sprachversion geschrieben. Die Hauptsprache bleibt dabei unberührt. Das funktioniert auch mit KI-Texten: Lass dir z.B. eine englische Objektbeschreibung generieren und direkt in die englische Sprachversion schreiben.
Als Wert dient der dreibuchstabige onOffice-Sprachcode (ENG, FRA, ESP, ITA, …), verwendet wird immer die UUID der Hauptsprache. Die Sprachversion selbst muss in onOffice bereits angelegt sein.
Ohne Risiko: Hat dein Account das Multilanguage-Modul nicht oder existiert die angefragte Sprachversion nicht, verhält sich das Formular wie bisher und arbeitet mit der Hauptsprache — du musst an bestehenden Formularen nichts ändern.
📖 URL-Parameter → Sprachversion einer Immobilie
Du kannst jetzt für jedes Datei-Upload-Feld einschränken, welche Dateiarten hochgeladen werden dürfen. In den Datei-Feld-Einstellungen findest du dafür den neuen Bereich „Erlaubte Dateiarten": Wähle bequem ganze Gruppen (Bilder, PDF, Office-Dokumente, Tabellen, E-Mail-Dateien, Archive, Audio, Video) oder stelle über „Einzelne Dateiendungen anpassen" jede Endung einzeln ein.
Die Beschränkung greift doppelt — der Datei-Dialog im Browser bietet nur die erlaubten Arten an, und beim Absenden wird zusätzlich serverseitig geprüft.
Praktisch z.B. für Notarbeauftragungen: Wenn die hochgeladenen Dateien später in onOffice zu einer PDF zusammengesetzt werden, lassen sich dort nur Bilder einbetten. Beschränke das Feld einfach auf „Bilder" — so können Besucher keine PDFs hochladen, die die spätere PDF-Erstellung stören würden.
Wer nichts auswählt, behält automatisch das bisherige Verhalten: Alle gängigen Dateiarten sind erlaubt. Du musst an bestehenden Formularen also nichts ändern.
📖 Erlaubte Dateiarten einschränken
Beim Schreiben einer Aktivität kann ein Absagegrund mitgegeben werden. In onOffice lassen sich diese Absagegründe frei anpassen — umbenennen, löschen oder ergänzen. Bisher kannte propform nur die Standard-Absagegründe; wurde ein Grund verwendet, den es in deiner onOffice-Version gar nicht (mehr) gibt, schlug das Schreiben der Aktivität fehl.
Jetzt kannst du deine eigenen Absagegründe pflegen: Unter Einstellungen → onOffice API findest du eine Liste, die mit den onOffice-Standardwerten vorbelegt ist. Du kannst Einträge hinzufügen, umbenennen oder entfernen — am einfachsten per Copy/Paste direkt aus onOffice. So passen die Werte exakt zu deiner onOffice-Version, und Aktivitäten mit Absagegrund werden zuverlässig geschrieben. (Jeder Eintrag darf bis zu 40 Zeichen lang sein — eine onOffice-Vorgabe.)
Wer nichts ändert, behält automatisch die bisherigen Standard-Absagegründe — du musst also nichts tun, wenn deine onOffice-Version unverändert ist.
📖 onOffice-Aktivität schreiben
Wenn ein Formular nicht abgesendet werden kann — etwa weil ein Pflichtfeld fehlt oder der Dubletten-Check anschlägt — und der Besucher im Browser zurückgeht, bleiben jetzt alle bereits gemachten Eingaben erhalten. Das gilt nicht mehr nur für einfache Textfelder, sondern auch für:
Zusätzlich gibt es auf der Fehlerseite einen neuen „Zurück"-Button, der direkt ins ausgefüllte Formular zurückführt — kein erneutes Tippen nötig.
Das funktioniert auch in mehrstufigen Formularen und zusammen mit Bedingungen & Regeln: ein- und ausgeblendete Felder werden korrekt wiederhergestellt. Die Eingaben werden dabei ausschließlich lokal im Browser des Besuchers zwischengespeichert (ohne Cookies) und sind spätestens beim Schließen des Tabs wieder verschwunden.
Das Unterschreiben ist jetzt einfacher: Der bisherige Zwischenschritt „Unterschrift verwenden" entfällt. Sobald der Besucher unterschrieben hat, wird die Unterschrift automatisch übernommen — eine grüne Bestätigung „✓ Unterschrift übernommen" zeigt das an. Über das Lösch-Symbol lässt sich die Unterschrift jederzeit verwerfen und neu setzen.
Außerdem verbessert:
Die Umstellung gilt automatisch für alle bestehenden Formulare — am Aufbau deiner Formulare musst du nichts ändern.
Termine lassen sich per Formular nicht nur ausgeben und neu anlegen, sondern auch gezielt bearbeiten/aktualisieren (Betreff, Notiz, Status, Zeiten). Besonders praktisch in Kombination mit den onOffice-Terminmakros und dem neuen rekursiven Termin-Loop:
_bCalendarRek_(...) ... _eCalendarRek_
Termine lassen sich dynamisch auflisten und über Formularlogik weiterverarbeiten — z.B. Slot buchen, Slot deaktivieren, Status ändern. Mit dem neuen Makro _pfGetCalendarUUID steht eine verschlüsselte Kalender-UUID zur Verfügung, um Termine sicher per Link/Parameter anzusprechen.
📖 propform-Makros — Kalender-Loop
Bestehende Suchkriterien können per Formular geladen und überarbeitet werden. Erklärungs-Video
Mit _bScRek_(...) ... _eScRek_ lassen sich alle Suchkriterien einer Adresse durchlaufen. Optional mit Filter, z.B. _bScRek_("status:1") für nur aktive Suchkriterien.
Außerdem: einzelne Suchkriterien-Werte mit _pfGetSearchCriteriaField(feldname) ausgeben.
📖 Übersicht aller propform-Makros
_pfButton() & _pfLink()Voll gestylte Buttons und Hyperlinks direkt in Beschreibungs- und Textfeldern. Beispiele:
_pfButton("Weiter zum Formular", "https://example.com", "rounded-pill", "_blank")
_pfLink("https://example.com", "Hier klicken", "_blank")
_getAddressLink & _getEstateLinkErzeugen direkten Deep-Link zum Adress- oder Immobiliendatensatz in onOffice enterprise — funktioniert nur für eingeloggte Benutzer.
Wenn ein Formular ChatGPT-Operationen durchführt, lassen sich jetzt auch die neueren Modelle GPT-5.1, GPT-4.1, GPT-4.1-mini auswählen — in den Formulareinstellungen unter „Text erstellen (ChatGPT)" → „Feintuning".
Alle Funktionen der onOffice-API sind nun in propform abgebildet:
📖 Datei-Upload-Felder · Video-Tutorial
Download-Felder bekamen viele neue Auswahlkriterien:
Außerdem Download-Tracking als Aktivität in onOffice. Damit werden auch digitale Daten-/Download-Räume für Kunden via Formular möglich.
📖 Datei-Download-Felder · Video-Tutorial
Formulare lassen sich jetzt per Sprache/KI ausfüllen. Voraussetzung: OpenAI-Platform-API-Key im Account hinterlegt. Im Formular-Editor in der Sektion „Sonstiges" aktivierbar. Im Formular erscheint dann unten rechts ein Mikrofon-Button.
📖 KI-Spracheingabe · Video-Beispiel
In den Formulareinstellungen unter dem Reiter „Bedingungen & Regeln" kannst du Felder dynamisch ein- und ausblenden in Abhängigkeit von Werten anderer Felder.
📖 Bedingungen & Regeln · Erklärvideo
Mit „Werte schreiben" lassen sich nach Formularabsendung zusätzliche Felder in Adresse oder Immobilie befüllen — auch mit Makros. Beispiel: _pfGetSearchCriteriaInformation in ein Adressfeld schreiben, um es später in einer onOffice-PDF-Vorlage zu verwenden.
📖 Werte schreiben · Video
In den Account-Einstellungen unter „Statistik" kannst du komplett deaktivieren, dass:
Damit werden Daten ausschließlich zu onOffice durchgeroutet.
📖 Datenschutz & Datensparsamkeit
key=Mit dem URL-Parameter ?key=... kann ein Formular passwortgeschützt werden — auch in Kombination mit Makros, um z.B. Einmal-Links zu bauen. Video-Erklärung
In den Formulareinstellungen kann eingestellt werden, dass nur bestimmte IPs ein Formular aufrufen dürfen.
form_start_input und form_abort ergänzt. Mit GTM lassen sich somit Formularabbrüche und Eingabe-Beginn tracken.
Neben dem Google Tag Manager lässt sich jetzt auch der Etracker-Code zu Formularen hinzufügen.
📖 Tracking
Bisher wurde bei Empfänger-Match auf onOffice-Adressen mit der E-Mail nur als Zweit-/Drittadresse die Mail an die primäre Adresse des Datensatzes geschickt. Jetzt prüft propform zuerst, ob die E-Mail tatsächlich als primäre Adresse existiert — und legt sonst automatisch einen neuen Adressdatensatz mit dieser E-Mail an.
Individuell angelegte Benutzerfelder in der Adresse oder Immobilie können nun als Empfänger von E-Mails ausgewählt werden — z.B. „Team-Leiter" oder „Innendienstverantwortlichkeit".
Auch Empfänger, CC und BCC unterstützen jetzt onOffice-Makros — z.B. mit Fallback:
_ifEmpty(_Sonstige1;"fallback@unternehmen.de";"_Sonstige1")
Felder lassen sich jetzt per Drag & Drop im Formular verschieben — die alte „Pfeil hoch/runter"-Logik wurde abgelöst.
Für Singleselect-Felder mit vielen Optionen (z.B. Benutzerfelder) lässt sich eine Suchfunktion aktivieren — der Besucher tippt einen Suchbegriff, passende Optionen werden vorgeschlagen.
Suchkriterien-Felder mit Von- und Bis-Wert können jetzt separat per URL-Parameter befüllt werden — mit doppeltem Unterstrich:
?searchcriteria[wohnflaeche__von]=50&searchcriteria[wohnflaeche__bis]=80
In den Feldeinstellungen Intervall = 0,0001 einstellen. Achtung: In onOffice muss das Feld in der Administration ebenfalls auf „Dezimalzahl mit 4 Nachkommastellen" eingestellt sein.
Für Zahlenfelder lässt sich jetzt hinter eingegebenen Werten eine Einheit oder Währung anzeigen — z.B. m² oder €. Frei definierbar in den „Weiteren Feldeinstellungen".
Zahlenfelder enthalten jetzt einen Punkt als Tausendertrennzeichen. Auf dem Smartphone wird automatisch die Nummerntastatur angezeigt.
Einstellbar in den Feldeinstellungen — der Browser kann gespeicherte Werte vorschlagen (Name, E-Mail, Telefon etc.).
iFrames lassen sich jetzt von beliebigen Quellen via Beschreibungs-Feld einbinden — z.B. Timum-Termin-Buchung:
<iframe src="https://www.timum.de/[providerID]/_Id@[providerID]@onofficeEstate/embedded_map" width="100%" height="400px" frameborder="0"></iframe>
Im Falle des „Dubletten-Check auf objektnr_extern" kann jetzt ausgewählt werden, dass nur bereits existierende Objektnummern erlaubt sind. Damit verhinderst du „Geisterimmobilien" durch Tippfehler.
Neben „eckig" und „abgerundet" lässt sich jetzt auch die Designart „Pille" auswählen — alle Formular-Elemente werden vollständig abgerundet.
Baskerville und Inter sind jetzt verfügbar.
Bisher konnte man nur eine Aktivität für die Formularabsendung definieren. Jetzt kann auch eine Aktivität bei Formularaufruf geschrieben werden — z.B. um zu tracken, wer ein Formular aufgerufen hat.
Lässt sich nun dynamisch anhand von Feldwerten in der Adresse/Immobilie entscheiden, auf welche Dankeseite weitergeleitet werden soll:
_ifEmpty(_Sonstige1;"www.dankeseite1.de";"www.dankeseite2.de")
oder mit Single-Select-Wert:
_calculate(IF([ind_2418_Feld_adressen51]="ind_Schl_4605";"https://link-1.de";"https://link-2.de"))
Die onOffice-Feldkonfiguration wird nun im Hintergrund abgerufen. Die Bedienung des Baukastens und das Laden der Formulare ist bedeutend schneller. Auto-Update der Felder passiert nur noch beim Aufruf der Formularübersicht und einmal täglich morgens — nicht mehr bei jedem Aufruf der Feld-Einstellungen.
In den Account-Einstellungen können Formulargruppen definiert werden. In den Formulareinstellungen lässt sich ein Formular einer Gruppe zuordnen. Damit kannst du einen Kopierlink für die komplette Formulargruppe erstellen — und mehrere Formulare zwischen propform-Accounts auf einmal kopieren.