🎁 Galerie de modèles et modèles de démarrage rapide

Au lieu de créer chaque formulaire à partir de zéro, il est préférable de commencer par l'un des modèles éprouvés et de le personnaliser. Voici les modèles les plus importants, accompagnés d'instructions étape par étape.

Sommaire

• Démarrage rapide : formulaire via un lien depuis un masque onOffice
• Modèles de formulaires standard
• Modèle de formulaire de configuration (pré-configuration + formulaire client)
• Astuce : groupes de formulaires pour la configuration en masse
• Copier des modèles d'exemple prêts à l'emploi

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Démarrage rapide : formulaire via un lien depuis le masque onOffice

Le modèle le plus important pour l'intégration : un lien dans le masque d'adresse ou de bien immobilier d'onOffice qui ouvre automatiquement le bon formulaire avec l'enregistrement correspondant.

Étape 1 : Créer un formulaire dans propform

1. Compte propform → Créer un nouveau formulaire → Donner un nom (par ex. « Téléchargement de documents pour le bien immobilier »)
2. Activer
3. Ajouter des champs (par ex. champ de téléchargement de fichiers pour le bien immobilier)
4. Facultatif : configurer l'action à l'envoi, activer l'envoi d'e-mails

Étape 2 : Créer un champ de lien dans onOffice

1. onOffice → Outils → Paramètres → Administration
2. Module Immobilier (ou Adresses) → créer une catégorie personnalisée, par exemple « Formulaires » ou « Listes de contrôle et formulaires »
3. Nouveau champ de type « Lien », nom par exemple « Téléchargement de documents »
4. Activer (colonne « A »)
5. Saisir une formule dans le champ :

="https://formular.deine-domain.de/dokumenten-upload?estate[Id]=" & UUID()

→ propform met la formule finale à disposition dans l'éditeur de formulaire sous Paramètres du formulaire → Paramètres supplémentaires → « Afficher les macros et les formules ».

Étape 3 : calculer la formule dans tous les enregistrements

Les formules dans les champs onOffice ne sont calculées qu'à l'enregistrement de l'enregistrement. Pour que le lien fonctionne immédiatement dans tous les biens immobiliers existants :

1. Module Biens immobiliers → Action → « Mise à jour en masse des biens immobiliers »
2. Onglet « Données immobilières » → ne rien modifier
3. Cliquez sur « Mettre à jour » — onOffice enregistre tous les enregistrements en une seule fois et recalcule la formule.

> 💡 Vérifiez au préalable les cases importantes : activez les colonnes « Remplacer les unités » et « Remplacer l'objet racine » dans le champ de formule de l'administration — sinon, certains enregistrements seront ignorés.

Étape 4 : Utiliser le lien dans le masque

Le lien apparaît désormais dans chaque masque immobilier de votre catégorie. Cliquez → le formulaire s'ouvre avec l'enregistrement correct préchargé.

Astuce du préfixe _Obj pour la rue et le numéro de rue dans le module Immobilier

Si vous souhaitez afficher la rue et le numéro de rue d'un bien immobilier dans l'en-tête du formulaire ou dans le PDF, même si le paramètre « Ne pas divulguer l'adresse » est activé pour le bien — les macros standard ne fournissent alors aucun résultat, la variante _Obj contourne ce problème :

Cette astuce ne s'applique que à la rue et au numéro de rue dans le module Immobilier — les autres champs (_ort, _plz, etc.) n'ont pas de variante _Obj.

Exemple : en-tête du formulaire = Lade Dokumente zur Immobilie _Objstrasse _Objhausnummer → affiche toujours la rue + le numéro de rue, même si le partage d'adresse est désactivé.

Modèles de formulaires standard

Formulaire de recommandation

Objectif : une tierce personne recommande un bien immobilier/un propriétaire et perçoit une commission en cas de conclusion de la vente.

Éléments :

• Champs de saisie de l'adresse du recommandant (prénom, nom, e-mail, téléphone)
• Champs de saisie de la recommandation (prénom, nom, téléphone, adresse du bien immobilier)
• Lien vers l'enregistrement : sélectionner address:estate:tipp (lien vers le référent) dans les paramètres du formulaire
• E-mail au référent : e-mail de confirmation
• E-mail à une adresse interne : notification au service commercial

> 💡 Remarque importante concernant le champ onOffice Tipp_ID : le lien vers le référent est techniquement enregistré dans onOffice dans le champ immobilier Tipp_ID (catégorie « Gestion »). Vous ne devez pas intégrer ce champ directement comme champ de formulaire — propform le remplit automatiquement via la connexion de données avec l'adresse de l'informateur créée ou associée. Pour que cela fonctionne, Tipp_ID doit être activé dans onOffice sous Outils → Paramètres → Administration → Immobilier (comme tout autre champ onOffice).

Déclaration du locataire

Objectif : les locataires renseignent leurs données personnelles et financières, propform crée l'adresse et la relie au bien immobilier.

Éléments :

• Coordonnées (civilité, prénom, nom, adresse, téléphone, e-mail)
• Champs revenus/profession (champs personnalisés dans onOffice)
• Téléchargement de fichiers (bulletins de salaire, carte d'identité, rapport SCHUFA)
• Regroupement de plusieurs fichiers en un PDF (voir Champs de téléchargement de fichiers)
• Lien vers l'enregistrement : estate:address:renter
• Facultatif : générer une documentation PDF (voir Création de PDF)
• Facultatif : tablette de signature pour une déclaration sur l'honneur juridiquement valable

Procès-verbal de remise

Objectif : documenter l'état des lieux lors de la remise d'un appartement ou d'une maison entre le bailleur et le locataire (ou le vendeur et l'acheteur).

Éléments :

• Téléchargement de photos par pièce
• Sélection multiple « Pièces » (cuisine, salle de bain, chambre…)
• Relevés des compteurs (électricité, gaz, eau) sous forme de champs numériques ou de curseurs de plage
• Champs de commentaires par pièce
• Tablette de signature pour les deux parties
• Création d’un PDF avec mise en page sous forme de tableau pour les valeurs saisies

Obtenir l’avis du client (avec routage conditionnel)

Objectif : Demander un avis après la conclusion de la transaction — rediriger les clients ayant eu une expérience positive vers Google Avis, les autres vers un formulaire de feedback interne.

Éléments :

• 3 boutons dans le formulaire récapitulatif : 🙂 très bien / 😐 moyen / 😞 mauvais
• Par bouton : le formulaire à soumission automatique définit la valeur dans onOffice + URL de la page de remerciement conditionnelle
• Plus d'informations sous Soumission automatique et routage conditionnel

Mandat notarial (avec plusieurs acheteurs/propriétaires)

Objectif : Préparation du rendez-vous chez le notaire — tous les acheteurs + propriétaires + notaire liés en tant qu'adresses, plus les textes du contrat/les informations sur le droit de rétractation via un lien vers l'accord.

Éléments :

• Le formulaire récapitulatif affiche toutes les personnes liées (voir Lier plusieurs enregistrements)
• Un formulaire de traitement par type de personne (acheteur, propriétaire, notaire, administration)
• Boucles d'adresses avec les boucles _buyerbrek_1_ / _ownerbrek_1_
• Création d'un PDF de la demande de notaire
• Envoi d'un e-mail avec pièce jointe au notaire

Accord de réservation

Objectif : Réservation d'un bien immobilier par un acheteur — formulaire à usage unique, qui doit être verrouillé par la suite.

Éléments :

• Coordonnées de l'acheteur
• Texte des conditions de réservation (champ de description avec HTML)
• Tablette de signature
• Clé de formulaire via paramètre URL pour éviter les soumissions en double (voir Protection des formulaires)
• Création d'un PDF de l'accord de réservation avec signature
• E-mail à l'acheteur avec le PDF en pièce jointe

Documentation relative au blanchiment d'argent (documentation de conformité)

Objectif : documentation obligatoire relative à l'identification du partenaire contractuel (loi sur le blanchiment d'argent).

Éléments constitutifs :

• Coordonnées + téléchargement de la carte d'identité/du passeport
• Profession, origine des fonds en tant que champs personnalisés
• Document PDF avec mise en page sous forme de tableau (voir Création de PDF)
• Emplacement de stockage : dans l'adresse, avec la caractéristique de document « Docu-LBC »
• E-mail à la comptabilité avec résolution de macro d'adresse « alternative »

## Modèle de formulaire de configuration (pré-configuration + formulaire client)

Au lieu de créer un formulaire gigantesque pour le client final (les longs formulaires sont rebutants), ce modèle utilise deux formulaires plus petits :

1. Formulaire de configuration (interne, rempli par l’employé) — remplit toutes les données connues dans onOffice (bien immobilier, propriétaire, notaire, gestion, etc.) et enregistre
2. Formulaire client — s'ouvre avec les UUID qui viennent d'être créés/mis à jour comme paramètres d'URL (?estate[Id]=...&address[ID]=...), affiche tout prérempli, le client n'a plus qu'à signer et à compléter quelques informations

Étapes de configuration

1. Créer le formulaire de configuration avec tous les champs que l'employé doit remplir
2. Dans les paramètres du formulaire → « Envoyer & page de remerciement » → URL de la page de remerciement = le formulaire client, avec les cases cochées « Ajouter l'UUID du bien immobilier » et « Ajouter l'UUID de l'adresse »
3. Créer le formulaire client — champs que seul le client doit remplir (signature, remarques le cas échéant). Configurer les champs contenant des valeurs préremplies (par ex. texte du contrat) comme masqués + valeur imposée

Déroulement

1. L'employé ouvre le formulaire de configuration → saisit les données → Soumettre
2. L'employé accède au formulaire client avec tous les UUID dans l'URL
3. Il copie cette URL et l'envoie au client (par e-mail, WhatsApp, code QR)
4. Le client ouvre → voit une version concise et claire ne nécessitant que quelques saisies → Soumettre

Quand cela en vaut-il la peine ?

• Commandes d'urgence (l'employé configure, l'acheteur signe)
• Procès-verbaux de remise (l'employé gère les données de base, le locataire ne fait que compléter les relevés de compteurs + signature)
• Accords de réservation (conditions définies par l'employé, signature de l'acheteur)
• Documentations de conformité complexes (classification interne préalable, le client ne fait que compléter ses informations d'identification)

> 💡 Avantage par rapport à un grand formulaire : le client ne voit que ce qu’il doit vraiment faire → taux de conclusion plus élevé. L’employé garde le contrôle total sur les champs obligatoires critiques.

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Astuce : groupes de formulaires pour la configuration en masse

Si vous disposez de plusieurs formulaires liés (par exemple, une demande d'urgence avec un formulaire récapitulatif + 4 formulaires de traitement), regroupez-les dans des groupes de formulaires :

1. Paramètres du compte → Groupes de formulaires → Créer un nouveau groupe
2. Dans les paramètres de chaque formulaire, attribuez-lui le groupe
3. Paramètres du compte → Groupes de formulaires → URL de copie pour le groupe

Cette URL de copie vous permet de copier le groupe complet dans un autre compte propform — idéal pour les consultants qui proposent des configurations standard à leurs clients.

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Copier des modèles prêts à l'emploi

Certains comptes propform (notamment le compte de formulaires d'exemple) contiennent des ensembles de modèles prêts à l'emploi à copier :

• Formulaire d'exemple pour recueillir l'avis d'un client (6 formulaires interconnectés)
• Formulaire d'exemple pour une demande d'intervention d'urgence (aperçu + 4 formulaires de traitement)
• Formulaire type de déclaration du locataire

Si vous avez besoin d'accéder à ces modèles, envoyez-nous un bref message à l'adresse hello@propform.io — nous vous enverrons le lien de copie.

Connexes

• 📖 Relier plusieurs enregistrements — Boucles d'adresses pour des liens complexes
• 📖 Création de PDF — Modèles PDF, tableaux, enregistrement de fichiers
• 📖 Soumission automatique et routage conditionnel — Modèles de routage des évaluations/prospects
• 📖 Protection des formulaires — Anti-double-soumission, liste blanche d'adresses IP, mot de passe
• 📖 Relier des enregistrements (fonctionnalité) — tous les types de liens disponibles