Rendez certains formulaires accessibles uniquement à vos collaborateurs – par exemple pour la saisie de biens, le téléversement de photos par le photographe ou les comptes rendus de visite. Vos collaborateurs se connectent une seule fois via un lien reçu par e-mail (sans aucun mot de passe) et peuvent ensuite ouvrir tous les formulaires qui leur ont été partagés.
Vous définissez la durée de validité de la connexion sous Paramètres → Collaborateurs (par défaut : 7 jours, réglable de 1 à 90 jours).
💡 La connexion fonctionne par appareil et par navigateur. Si un collaborateur se connecte sur son téléphone, la connexion vaut sur celui-ci – sur l'ordinateur portable, il se connecte une fois de plus.
Sous Paramètres → Collaborateurs, vous activez l'espace collaborateurs pour votre compte et gérez vos collaborateurs :
En cliquant sur Importer des utilisateurs onOffice, propform charge la liste des utilisateurs de votre installation onOffice. Sélectionnez les utilisateurs souhaités – le nom et l'adresse e-mail sont repris automatiquement. Pour les grandes installations, le champ de recherche vous facilite la tâche.
Synchronisation automatique : propform vérifie chaque jour si les utilisateurs importés sont toujours actifs dans onOffice. Si un utilisateur est désactivé ou supprimé dans onOffice, il est automatiquement bloqué dans propform et ne peut plus se connecter. Ainsi, un collaborateur qui a quitté l'entreprise perd l'accès de manière fiable.
⚠️ Les utilisateurs sans adresse e-mail dans onOffice ne peuvent pas être importés – le lien de connexion nécessite une adresse e-mail.
Toutes les personnes qui ont besoin d'un accès n'ont pas forcément un compte onOffice – par exemple le photographe externe ou un collaborateur indépendant. Créez simplement ces personnes manuellement avec leur nom et leur adresse e-mail. Elles se connectent par lien e-mail exactement comme les utilisateurs onOffice importés.
Les groupes facilitent le partage : au lieu de sélectionner dix collaborateurs un par un, vous partagez un formulaire avec un groupe entier (p. ex. « Photographie et marketing »).
Dans l'éditeur de formulaires, ouvrez pour chaque formulaire la section « Accessible uniquement aux collaborateurs » et activez l'interrupteur du même nom. Vous choisissez ensuite qui a accès :
Vous pouvez ainsi partager le formulaire A avec toute l'équipe, le formulaire B uniquement avec la comptabilité et le formulaire C uniquement avec le photographe.
Si la protection par mot de passe est également active : d'abord la connexion collaborateur, puis la demande de mot de passe.
L'espace collaborateurs est inclus dans le forfait à partir de 20 formulaires actifs – sans supplément. Le nombre de places de collaborateurs dépend de votre quota de formulaires :
| Formulaires actifs dans le forfait | Places de collaborateurs |
|---|---|
| moins de 20 | – |
| 20–29 | 5 |
| 30–39 | 10 |
| 40–49 | 15 |
| à partir de 50 | 20 |
Vous avez besoin de plus de places ? Contactez-nous pour une offre individuelle.
Seuls les collaborateurs actifs comptent : les collaborateurs désactivés n'occupent aucune place. Si quelqu'un quitte l'entreprise, il vous suffit de le désactiver et la place se libère – sans supprimer l'enregistrement.
⚠️ Si vous réduisez votre quota de formulaires, le nombre de places de collaborateurs diminue également. Si votre compte dépasse alors la limite, la connexion des collaborateurs est bloquée jusqu'à ce que vous ayez désactivé suffisamment de collaborateurs.