Best practice: duplicare l'immobile in caso di nuova commercializzazione / nuova locazione
Quando un immobile viene commercializzato una seconda volta (nuova locazione dopo la partenza dell'inquilino, nuova fase di vendita dopo un ripensamento), la reazione naturale è quella di riutilizzare lo stesso record. Questo però porta spesso a problemi — è meglio duplicare il record + svuotarlo.
Perché non riutilizzare il vecchio record?
Nel vecchio record sono spesso presenti dati relativi alla commercializzazione precedente:
- Firme (ad es. dalla dichiarazione del precedente inquilino) — vengono salvate nel campo file
- Documenti caricati (copie della carta d'identità, buste paga del precedente inquilino)
- Attività ed e-mail inviate al precedente inquilino
- Note relative alla negoziazione del prezzo, che non sono più valide
Se ora aggiungi semplicemente un nuovo inquilino e gli fai compilare nuovamente il modulo:
- Le vecchie firme rimangono nel campo file → possono creare confusione in seguito ("appartiene al vecchio o al nuovo inquilino?")
- La nuova firma sovrascrive quella vecchia → non è più possibile ricostruire la cronologia della commercializzazione precedente
- La cronologia delle attività viene mescolata → il reporting diventa impreciso
Flusso di lavoro consigliato
- Duplicare il vecchio record in onOffice (indirizzo o immobile → azione "Duplica")
- Nel nuovo record svuotare tutti i campi che appartengono alla vecchia pratica:
- Firme (svuotare o cancellare i campi file)
- Documenti caricati (scheda "File" → rimuovere i vecchi documenti della pratica)
- Campi personalizzati specifici dell'operazione (stato, note, stato delle trattative)
- Assegnare un nuovo numero di oggetto/operazione (o almeno un suffisso chiaramente riconoscibile come "-2" o "-Nuovo")
- Il nuovo inquilino/acquirente viene collegato al nuovo record vuoto
- Il vecchio record rimane invariato come cronologia
Caso speciale: duplicazione selettiva non possibile in onOffice
Per impostazione predefinita, onOffice duplica tutti i campi del record — non è possibile scegliere "copiare solo questi campi, non quelli". Questo rappresenta un punto critico, in particolare per le installazioni di grandi dimensioni.
Soluzione alternativa: dopo la duplicazione, svuotare manualmente i campi specifici dell’operazione — soluzione di Guido Lokitech (Wüstenrot) e confermata nella community di consigli e trucchi di onOffice.
> 💡 Suggerimento: crea una lista di controllo dei campi che in genere devono essere svuotati dopo la duplicazione. Ripeti gli stessi passaggi ad ogni nuova commercializzazione → risparmi tempo nella ricerca.
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