Rendi singoli moduli accessibili solo ai tuoi collaboratori – ad esempio per l'acquisizione dell'immobile, il caricamento delle foto da parte del fotografo o i verbali di visita. I tuoi collaboratori accedono una sola volta tramite link via e-mail (senza alcuna password) e possono poi aprire tutti i moduli abilitati per loro.
Quanto a lungo l'accesso rimane valido lo imposti in Impostazioni → Collaboratori (predefinito: 7 giorni, selezionabile da 1 a 90 giorni).
💡 Il login funziona per dispositivo e browser. Se un collaboratore accede dallo smartphone, l'accesso vale lì – sul laptop dovrà autenticarsi una volta in più.
In Impostazioni → Collaboratori attivi l'area collaboratori per il tuo account e gestisci i tuoi collaboratori:
Con un clic su Importa utenti onOffice, propform carica l'elenco degli utenti dalla tua installazione onOffice. Seleziona gli utenti desiderati – nome e indirizzo e-mail vengono ripresi automaticamente. Nelle installazioni di grandi dimensioni ti aiuta il campo di ricerca.
Sincronizzazione automatica: propform verifica ogni giorno se gli utenti importati sono ancora attivi in onOffice. Se un utente viene disattivato o eliminato in onOffice, viene bloccato automaticamente anche in propform e non può più accedere. Così un collaboratore che ha lasciato l'azienda perde l'accesso in modo affidabile.
⚠️ Gli utenti senza indirizzo e-mail in onOffice non possono essere importati – il link di accesso richiede un indirizzo e-mail.
Non tutti coloro che hanno bisogno di accedere dispongono di un account onOffice – ad esempio il fotografo esterno o un collaboratore freelance. Crea queste persone semplicemente a mano con nome e indirizzo e-mail. Accedono tramite link via e-mail esattamente come gli utenti onOffice importati.
I gruppi semplificano l'abilitazione: invece di selezionare dieci collaboratori uno per uno, abiliti un modulo per un intero gruppo (ad es. «Fotografia e marketing»).
Nell'editor dei moduli, apri per ogni modulo la sezione «Accessibile solo ai collaboratori» e attiva l'interruttore con lo stesso nome. Poi scegli chi ha accesso:
Così puoi abilitare il modulo A per tutto il team, il modulo B solo per la contabilità e il modulo C solo per il fotografo.
Se in aggiunta è attiva la protezione con password, vale: prima il login collaboratore, poi la richiesta della password.
L'area collaboratori è inclusa nella tariffa a partire da 20 moduli attivi – senza costi aggiuntivi. Il numero di posti collaboratore dipende dal tuo contingente di moduli:
| Moduli attivi nella tariffa | Posti collaboratore |
|---|---|
| meno di 20 | – |
| 20–29 | 5 |
| 30–39 | 10 |
| 40–49 | 15 |
| da 50 | 20 |
Ti servono più posti? Contattaci per un'offerta personalizzata.
Contano solo i collaboratori attivi: i collaboratori disattivati non occupano alcun posto. Se qualcuno lascia l'azienda, ti basta disattivarlo e il posto si libera – senza eliminare il record.
⚠️ Se riduci il tuo contingente di moduli, diminuisce anche il numero di posti collaboratore. Se il tuo account supera quindi il limite, il login collaboratore viene bloccato finché non hai disattivato un numero sufficiente di collaboratori.