Häufige Fragen & Fehlerbehebung

Hier sammeln wir die häufigsten Fragen aus Support-Mails und Kunden-Calls. Wenn deine Frage nicht dabei ist, schreib uns: hello@propform.io.

🔌 onOffice-Anbindung

Mein Formular schreibt keine Daten in onOffice

In 9 von 10 Fällen liegt es an den API-Rechten des onOffice-Benutzers — Privat-Haken auf der Adresse, fehlende Gruppen-Zuordnung im Gruppen-Modul, eingeschränkte Datensatzrechte auf Vorlagen etc.

→ Vollständige Anleitung & Lösungen

Felder werden im propform-Editor nicht angezeigt

Häufigste Ursachen:

• Feld ist in der onOffice-Administration nicht aktiviert → in onOffice unter Extras → Einstellungen → Administration aktivieren
• Bei Suchkriterien-Modul: Feld muss in onOffice explizit als Suchkriterien-Feld definiert sein
• API-Benutzer hat keine Leserechte auf das Modul

Die Feldliste wird einmal täglich morgens aktualisiert und beim Öffnen der Formularübersicht. Wenn du gerade ein neues Feld in onOffice angelegt hast, lade die Formularübersicht in propform neu.

Marketplace vs. klassischer API-Benutzer — was ist der Unterschied?

• Marketplace: Ein-Klick-Setup via onOffice-Marketplace, propform spricht über einen Marketplace-Token. Rechte sind durch die Marketplace-Konfiguration vorgegeben.
• Klassischer API-Benutzer: Du legst in onOffice manuell einen API-Benutzer an, vergibst Rechte detailliert selbst, hinterlegst Token & Secret in propform. Mehr Kontrolle, aber etwas mehr Setup.

Mehr dazu: Mit onOffice verbinden.

📧 E-Mail

Bestätigungs-E-Mail kommt nicht an

Häufigste Ursachen:

• E-Mail landet im Spam — prüfe den Spam-Ordner
• Hochgeladene Dateien zusammen größer als 25 MB — dann werden sie nicht mit angehängt (Mail kommt aber an, ohne Anhang)
• Firewall/Spamfilter deines Mail-Providers blockt automatisch versendete Mails

onOffice-Mail wird an die falsche Adresse geschickt

Tritt typischerweise auf, wenn die Empfänger-E-Mail in onOffice nur als Zweit- oder Dritt-Adresse existiert. propform legt in dem Fall automatisch einen neuen Adressdatensatz mit dieser E-Mail an, damit die Mail bei der richtigen Person ankommt — siehe Beschreibung im Kapitel E-Mail-Benachrichtigung.

📁 Datei-Upload & -Download

Wie kann ich Dateien aus onOffice für den Formular-Aufrufenden zum Download bereitstellen?

Über Download-Felder — konfigurierbar nach Dokumentenmerkmal, Datei-Pattern, PDF-Exposé on-the-fly oder fester URL. Multi-Datei wird automatisch zur ZIP gebündelt. Vollständige Anleitung: Download-Felder.

Datei-Upload schlägt fehl / Datei kommt nicht in onOffice an

Häufigste Ursachen:

• Dateigröße überschreitet 128 MB pro Einzeldatei (serverseitiges nginx-Limit)
• API-Benutzer hat keine Schreibrechte auf Dateien im jeweiligen Modul
• Dokumentenmerkmal ist in onOffice deaktiviert oder existiert nicht
• Beim Estate-Modul: API-Benutzer braucht ggf. Recht „Vermarktung (Internetseite)", wenn Dateien bei Aktivierung auf einer Internetseite landen sollen

HEIC-Bilder vom iPhone werden nicht angezeigt

propform konvertiert iPhone-HEIC-Bilder automatisch in JPEG, bevor sie zu onOffice hochgeladen werden — du brauchst nichts zu tun.

Wie kann ich mehrere Dateien zu einer ZIP- oder PDF-Datei zusammenführen?

In den Feldeinstellungen des Datei-Upload-Felds findest du die Option „Mehrere Dateien zusammenfügen zu …" — wähle ZIP oder PDF. Praktisch z.B. für mehrere Fotos vom Bauamt.

Bei PDF-Bundling: Es funktionieren nur Bilder und PDF-Dateien. Andere Dateitypen würden den PDF-Build sprengen.

🌐 Formular-Aufruf & URL-Parameter

Vorausfüllung per UUID funktioniert nicht

Häufigste Ursachen:

• Das Feld „uuid" ist in der onOffice-Administration nicht aktiviert (Modul Adressen unter Stammdaten, Modul Immobilien unter Technische Angaben)
• In den Formulareinstellungen ist „Vorausfüllung mit UUIDs" nicht aktiviert
• Falscher URL-Parameter — Adresse: address[ID]=... (großes I, großes D), Immobilie: estate[Id]=... (großes I, kleines d)
• API-Benutzer hat keine Leserechte auf den Datensatz

„Adressdatensatz mit dieser UUID nicht gefunden"

Vier mögliche Ursachen: (1) Datensatz wurde gelöscht, (2) API-Benutzer ohne Lese-Rechte, (3) Sharing/Datensatzrechte zu restriktiv, (4) Datensatz ist „Privat" markiert. Vollständige Diagnose unter Adressdatensatz UUID nicht gefunden.

Formular sagt „Sitzung abgelaufen" oder „Token ungültig"

CSRF-Token läuft nach 24 Stunden ab. Lösung: Formular frisch aufrufen und Eingaben wiederholen. Mehr unter Formular ist abgelaufen.

Wie kann ich URL-Parameter in einer onOffice-E-Mail-Vorlage dynamisch befüllen?

Nutze das jeweilige UUID-Makro:

https://propform.io/form/dein-slug?address[ID]=_Uuidaddress&estate[Id]=_Uuidestate

_Uuidaddress und _Uuidestate werden von onOffice beim Mailversand automatisch durch die UUIDs der verknüpften Datensätze ersetzt.

Mein Formular öffnet sich nicht / „Ablaufdatum abgelaufen"

Wenn in den Formulareinstellungen ein Ablaufdatum gefordert ist, muss in der Formular-URL ?exp=YYYY-MM-DD HH:MM:SS stehen — und das Datum muss in der Zukunft liegen. Du kannst das Ablaufdatum statisch hinterlegen oder per onOffice-Formel dynamisch berechnen lassen (z.B. „14 Tage ab Versand"). Mehr unter Account → Ablaufdatum.

🎨 Styling & Design

Meine Wunsch-Schriftart ist nicht in der Auswahl

Wir hosten Google Fonts lokal aus Datenschutzgründen (keine Google-Verbindung beim Formularaufruf). Wenn deine Wunsch-Schrift fehlt, schreib uns kurz an hello@propform.io — wir bauen sie ein.

Wie binde ich das Formular nahtlos in meine Website ein?

Nutze die iFrame-Einbettung aus den Formulareinstellungen. Tipps für nahtlose Integration:

• Hintergrund auf transparent / weiß setzen
• Akzentfarbe an dein Website-CI anpassen
• Designart passend zu deinem Website-Stil wählen (eckig / abgerundet / Pille)
• Logo entfernen, falls deine Seite schon ein Logo zeigt

Mein Formular wird nicht korrekt dargestellt

Häufigste Ursache: iFrame-Breite/Höhe passen nicht oder Eltern-Container deiner Website ist zu schmal. Mehr unter Formular wird falsch dargestellt.

📄 PDF & Vorlagen

Werte werden nicht ans PDF übergeben

Häufigste Ursache: Falsche Makros (Adress-Makros sind CamelCase, Immobilien-Makros kleingeschrieben) oder Adressfelder werden direkt angesprochen statt per Pre-Makro _Kaeufer / _Eigent. Mehr unter Werte werden nicht ans PDF übergeben.

🛡️ Sicherheit

Wie ist mein Formular vor Spam-Bots geschützt?

Standardmäßig automatisch über ein verstecktes Honeypot-Feld plus CSRF-Token-Prüfung. Mehr unter Spam-Schutz & Bot-Abwehr.

🌍 Mehrsprachigkeit

Kann ich mein Formular mehrsprachig nutzen?

Aktuell nur durch eine manuell übersetzte Kopie unter eigener URL — automatische Mehrsprachigkeit ist auf der Roadmap. Mehr unter Mehrsprachige Formulare.

📊 Tracking im iFrame

Conversion-Tracking funktioniert nicht im eingebetteten Formular

Tracking-Skripte gehören idealerweise direkt ins Formular (Formulareinstellungen → Tracking), nicht nur auf die einbettende Seite. Mehr unter Tracking im eingebetteten Formular.

👥 Mehrere Datensätze in einem Formular

Wie kann ich mehrere Käufer / Eigentümer mit einem Formular verbinden?

Über zwei zusammenspielende Formulare (Übersicht + Bearbeitung) plus rekursive Adress-Schleifen-Makros (_buyerbrek_1_ / _ownerbrek_1_). Vollständige Anleitung mit Code-Beispielen unter Mehrere Datensätze verbinden bzw. Kurz-FAQ unter Mehrere Käufer / Eigentümer verbinden.

🛡️ Formular-Schutz

Wie kann ich beschränken, welche Datensätze ein öffentliches Formular bearbeiten darf?

Über Filter pro Formular — der propform fragt nur Datensätze ab, die im onOffice-Filter sind. Schutz gegen UUID-Manipulation. Mehr unter Filter pro Formular.

Wie kann ich ein Formular mit Passwort, IP-Whitelist oder Token schützen?

Übersicht aller verfügbaren Schutz-Mechanismen (Honeypot, IP-Whitelist, Formular-Passwort, Formularschlüssel via URL, Ablaufdatum, UUID-Erfordernis) unter Formular-Schutz & Zugriffskontrolle.

Wie verhindere ich, dass ein Formular ohne Datensatz-UUID aufgerufen werden kann?

Mit der Formulareinstellung „Immobilie und/oder Adresse erforderlich für Formularaufrufe" — verhindert URL-Tampering und versehentliche Anlage leerer Datensätze. Wichtig bei Download- und Bearbeitungs-Formularen. Mehr unter Formular-Schutz → UUID-Erfordernis.

🧮 Berechnungen, Bedingungen & Spezial-Feldtypen

Kann ich Felder automatisch berechnen lassen (Summen, Provisionen)?

Ja — im Reiter „Bedingungen und Regeln" mit der Aktion „Wert rechnen" und Pipe-Syntax: {{multiply:field:X|field:Y|/100}}. Vollständige Anleitung mit Beispielen unter Bedingungen & Regeln → Berechnungen zwischen Feldern.

Wie kann ich Felder ein-/ausblenden, Pflichtfelder dynamisch machen oder Beschriftungen ändern?

Über den Bedingungen-und-Regeln-Editor in den Formulareinstellungen — GUI-basiert, ohne Field-IDs aus DevTools. Mehr unter Bedingungen & Regeln.

Kann ich einen Range-Slider statt Eingabefeld nutzen?

Ja — Zahlenfelder lassen sich als Spezialfeld „Range Slider" konfigurieren (Min/Max/Intervall + Beschriftungen). Mehr unter Berechnete Felder & Spezial-Feldtypen.

🔀 Auto-Submit & Conditional Routing

Kann ein Klick im E-Mail-Link einen Wert in onOffice umstellen ohne Formular anzuzeigen?

Ja — Auto-Submit-Formulare leiten beim Aufruf direkt weiter. Plus: Danke-Seite-URL kann via _calculate(IF(...)) je nach Feld-Wert auf unterschiedliche Ziele leiten. Mehr unter Auto-Submit & Conditional Routing.

🔍 Suchprofile

Wie kann ich Käufer/Mieter ihre Suchprofile selbst pflegen lassen?

Über ein Self-Service-Setup: Übersichts-Mail mit Schleife _bScRek_("status:1") + 1-Klick-Buttons (_pfButton) zu Bearbeitungs- und Deaktivierungs-Formularen. Komplettes Pattern unter Suchprofile bearbeiten / deaktivieren.

Mein neues Suchkriterien-Feld erscheint nicht in propform

Häufigste Ursache: das Feld wurde in onOffice in einem alternativen Suchkriterien-Template angelegt, aber die API liest nur das Default-Template. Lösung: Feld ins Default-Template übertragen. Mehr unter Suchprofile → Stolperfallen.

Soll ich Umkreis-Suche oder Regional-Zusatz nutzen?

Hängt von deinem Setup ab — Umkreis ist einfacher, Regional-Zusatz granularer. Vergleich unter Suchprofile → Geografische Suche.

🏘️ onOffice-Datensatz-Best-Practices

Soll ich denselben Immobilien-Datensatz für eine Re-Vermietung wiederverwenden?

Nein — besser duplizieren und im neuen Datensatz die alten Vorgangs-Daten leeren (Unterschriften, Dokumente, Notizen). Mehr unter Immobilie duplizieren bei Re-Vermarktung.

Mein Formel-Feld in onOffice ist leer in alten Datensätzen

Formeln werden nur beim Speichern berechnet. Trick: Massenaktualisierung ohne Änderungen. Mehr unter Formel-Felder neu berechnen.

🤖 KI-Funktionen

Wie kann ich Spracheingabe oder Auto-Ausfüllen für mein Formular nutzen?

OpenAI-API-Key in den Account-Einstellungen hinterlegen → in den Formulareinstellungen aktivieren. Vollständige Anleitung mit Setup, Kosten und Datenschutz-Hinweisen unter KI-Funktionen.

Was kostet die Nutzung der KI-Funktionen?

Sehr günstig — typisch unter $1 für 100 Spracheingaben oder Auto-Fills. Du zahlst direkt bei OpenAI nach Verbrauch. Details unter KI-Funktionen → Kosten.

🎨 Design & Branding

Wie passe ich Logo, Farben und Schriftart an mein Corporate Design an?

In den Account-Einstellungen → Standard-Formular-Styling. Mehr unter Design & Branding.

Meine Wunsch-Schriftart ist nicht in der Auswahl

Schreib uns kurz mit dem Schriftart-Namen — bei Google-Fonts-verfügbaren Schriften bauen wir sie kostenfrei innerhalb von 1-2 Werktagen ein.

💰 Account & Abrechnung

Wie wechsle ich meinen Plan?

• Über Marketplace: In der onOffice-Marketplace-Übersicht → propform.io → Abo verwalten
• Klassischer Plan (Paddle): In den propform.io Account-Einstellungen → Abo

Ich habe einen Marketplace-Account — kann ich auch propform-Account-spezifische Funktionen nutzen?

Ja, alle Funktionen sind unabhängig vom Abrechnungsweg verfügbar. Marketplace betrifft nur die Authentifizierung und das Abo-Modell.

🆘 Mein Problem ist nicht dabei

Schreib uns mit so vielen Details wie möglich:

• Formular-URL (oder Formular-ID)
• Datum & Uhrzeit des Vorfalls
• Was hast du erwartet, was ist passiert?
• Falls Fehlermeldung: Screenshot

📧 hello@propform.io 📞 0163 / 64 18 132