📥 Download-Felder
Mit Download-Feldern stellst du dem Formular-Aufrufenden Dateien aus onOffice direkt zum Herunterladen bereit — z.B. ein Mietvertrag, das aktuelle Exposé, Übergabeprotokolle oder gesammelte Eigentümer-Unterlagen. Der Feldtyp ist das Gegenstück zum Datei-Upload-Feld und kann auch mit ihm kombiniert werden.
Inhalt
Anwendungsfälle
- Mieter-Unterlagen: Vermieter klickt Link → Formular zeigt alle Mieter-Dokumente (Personalausweis, Gehaltsnachweise) zum Download
- Eigentümer-Statusseite: Eigentümer öffnet Link → sieht aktuelle Exposé-PDF + Aktivitätenbericht
- Reservierungs-Bestätigung: Käufer öffnet Link → kann unterschriebene Reservierungsvereinbarung als PDF herunterladen
- Vertragsentwurf-Download: Notar/Verkäufer öffnet Formular → bekommt aktuellen Kaufvertrag-Entwurf
- Massendownload: Mehrere Dateien aus einem Reiter werden als ZIP gebündelt angeboten
Feld einrichten
- Form-Editor → Feld hinzufügen → Sondertyp „Datei herunterladen"
- Feldbezeichnung vergeben (z.B. „Vertragsentwurf herunterladen")
- Datei-Quelle auswählen (siehe nächster Abschnitt)
- Optional: Selektor konfigurieren (neueste / älteste / alle / gefiltert)
- Optional: „Feld ausblenden, wenn keine Datei gefunden" aktivieren — verhindert leere Buttons
Datei-Quellen
Pro Download-Feld wählst du, woher die Datei kommen soll:
| Quelle |
Wofür |
Wo findet propform die Datei? |
| Dokumentenmerkmal |
Standard-Workflow für strukturierte Doku |
Reiter „Dateien" der Adresse / Immobilie, gefiltert nach Dokumentenmerkmal |
| Dateiname-Pattern |
Wenn kein Merkmal vergeben werden soll |
Reiter „Dateien", Filter „Dateiname enthält …" |
| Dateiart (z.B. Titelbild) |
Spezifische onOffice-Dateiart |
Reiter „Dateien", Filter auf onOffice-Dateiart |
| Alle Dateien aus Reiter |
Ganzer Reiter-Inhalt als Massendownload |
Komplettes Datei-Reiter-Inventar |
| PDF-Exposé on-the-fly |
Aktuelles Exposé immer frisch generiert |
propform fordert Exposé per onOffice-API an, leitet als Download durch |
| Feste URL |
Externer Link (z.B. AGB auf eigener Website) |
Statischer URL-Eintrag im Feld |
💡 Mehrere Quellen kombinieren: „Dokumentenmerkmal UND Dateiname enthält 2024" → liefert nur die 2024-Variante des markierten Dokuments.
Selektoren: welche Datei?
Wenn mehrere Dateien zur Quelle passen (z.B. drei Versionen eines Vertrages), entscheidet der Selektor:
| Selektor |
Liefert |
| Neueste (Standard) |
Datei mit jüngstem Upload-Datum |
| Älteste |
Datei mit ältestem Upload-Datum |
| Alle |
Alle passenden Dateien (siehe ZIP-Bündelung unten) |
Zusätzlich: Filter „Dateiname enthält Zeichenkette" — z.B. nur Dateien mit „Vertrag" im Namen.
Multi-Datei → ZIP-Bündelung
Wenn der Selektor mehrere Dateien zurückgibt:
- propform packt sie automatisch in eine ZIP-Datei
- ZIP-Dateiname kann konfiguriert werden (mit Makros, z.B.
Unterlagen_<Vorname>_<Nachname>.zip)
- Auf Mobile-Browsern wird die ZIP heruntergeladen wie jede andere Datei (Standard-Verhalten)
Hybrid: Upload + Download im selben Feld
Ein Datei-Upload-Feld kann zusätzlich Download-Funktion bekommen — praktisch für „Vertragsdokument runterladen, unterschreiben, wieder hochladen"-Workflows.
Setup:
- Bestehendes Datei-Upload-Feld → Feldeinstellungen
- Modus auf „Ändern + Download" stellen (statt „Nur Upload" oder „Nur Download")
- Beide Quell-Konfigurationen sind verfügbar (Upload-Ziel + Download-Quelle)
Im Formular sieht der Nutzer:
- Download-Button für die bestehende Datei
- Upload-Bereich für eine neue/ersetzende Datei
Aktivität bei Download
Optional kannst du bei jedem Download eine Aktivität in onOffice schreiben — für Audit-Trail und Reporting:
- Konfigurierbar wie andere Aktivitäten (Aktionsart, Aktionstyp, Custom-Text)
- Optional: File-Hash mitschreiben — beweist, dass exakt diese Dateifassung heruntergeladen wurde
- Mit „Aktivität bei Formular-Aufruf" (siehe Formulareinstellungen) kombinierbar — dann hast du sowohl „User hat Doku geöffnet" als auch „User hat Doku heruntergeladen" im Verlauf
Limitationen
Dateifelder der onOffice-Maske
Dateien, die in Datei-Feldern der Adresse-/Immobilien-Maske liegen (also direkt am Datensatz, nicht im Reiter „Dateien"), sind über die onOffice-API nicht abrufbar — siehe FAQ: Datei-Upload schlägt fehl.
Konsequenz:
- Bei Modul Immobilien: nur Dateien zugänglich, die ursprünglich über propform hochgeladen wurden (mit File-ID-Referenz)
- Bei Modul Adressen: alle Dateien aus dem Reiter „Dateien" zugänglich (API ist hier vollständig)
Datei-Größen-Limit
- Pro Datei: 128 MB (entspricht dem Upload-Limit, nginx-seitig)
- ZIP-Bündel: keine harte Grenze, aber Performance bei sehr vielen Dateien (>100) langsam
Sicherheit
Download-Felder sollten immer mit weiteren Schutz-Mechanismen kombiniert werden:
- UUID-Erfordernis (siehe Formular-Schutz) — verhindert URL-Tampering
- Filter pro Formular (siehe FAQ: Filter pro Formular) — beschränkt auf bestimmte Datensätze
- Optional IP-Whitelist oder Formularschlüssel
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