🤓 Schnellstart-Videos

Mit dieser kurzen Video-Reihe lernst du, wie du mit propform.io selber Webformulare erstellst, die per API an onOffice angebunden sind. Die Videos sind in der Reihenfolge sinnvoll vom Setup bis zu fortgeschrittenen Themen sortiert — du kannst sie aber auch einzeln ansehen.

💡 Selber keine Lust, Zeit oder Muße, dich einzuarbeiten? Schau dir das Einrichtungspaket von Santino Giese an oder lass dich von einem unserer externen Berater unterstützen.

0. onOffice API-Benutzer verbinden

In diesem Video zeige ich dir, wie du:

• einen onOffice-API-Benutzer anlegst und welche Rechte du diesem geben solltest
• API-Token und Secret bei propform.io hinterlegst
• dem API-Benutzer in onOffice eine E-Mail-Adresse zuordnest
• die zugeordnete E-Mail-Adresse bei propform.io einträgst

📖 Mehr Details: Komplette Anleitung: API-Benutzer einrichten (Anlegen · Rechte · Token · E-Mail-Postfach)

1. Erstes Formular erstellen

Wir erstellen ein erstes Formular mit Immobilien- und Adressfeldern. Außerdem zeige ich dir, wie du eine Verknüpfung zwischen Adresse und Immobilie herstellst (z.B. Eigentümer, Mieter, Käufer). Zum Schluss stellen wir das Formular auf ein Multi-Step-Formular um.

📖 Mehr Details: Formular erstellen · Datensatz-Verbindungen

2. Formular & Felder bearbeiten

Bevor wir uns mit Aktivitäten, Aufgaben und E-Mails beschäftigen, zeige ich dir noch einige Feld- und Formulareinstellungen. Zum Beispiel, wie du Datei-Upload-Felder hinzufügst, die Beschriftung änderst oder Felder nebeneinander statt untereinander anzeigst.

📖 Mehr Details: Feldeinstellungen · Formulareinstellungen

3. Aktivität schreiben, Aufgabe erstellen & E-Mails versenden

Wir konfigurieren das Formular so, dass nach Formularabsendung eine Aktivität, Aufgabe und E-Mail geschrieben wird.

📖 Mehr Details: onOffice-Aktivität · onOffice-Aufgabe · E-Mail in propform

4. Immobilien und Adressen mit Formularen bearbeiten

Mit Formularen können nicht nur neue Immobilien- und Adressdatensätze in onOffice angelegt werden, sondern auch bereits existierende bearbeitet werden. Mit URL-Parametern und der UUID des Adress- und/oder Immobiliendatensatzes lädst du onOffice-Datensätze in das Formular, um sie zu ändern. Außerdem zeige ich dir, wie du Formularlinks per E-Mail an Kunden verschickst oder in deiner onOffice-Maske als Link-Feld hinterlegst.

📖 Mehr Details: Bestehende Datensätze bearbeiten · Vorausfüllen

5. Formulare verketten

Da wir nun wissen, wie bereits existierende Datensätze in ein Formular geladen werden, können wir Formulare hintereinander verketten — die Dankeseite des einen Formulars wird zum Aufruf des nächsten Formulars (mit den gerade angelegten IDs/UUIDs).

📖 Mehr Details: Absenden & Dankeseite

6. Formulare per iFrame auf der eigenen Website einbetten

Formulare lassen sich auch als iFrame in deine eigene Internetseite einbinden. In diesem Video zeige ich dir, wie das z.B. mit einer WordPress-Webseite funktioniert.

📖 Mehr Details: iFrame-Einbettung

7. Formular stylen

Wir hübschen das Formular auf, indem wir ein Hintergrundbild hinzufügen, ein Logo und Favicon einfügen und mit Transparenz und Unschärfe arbeiten.

📖 Mehr Details: Styling

8. Formular automatisch absenden (Linktracker & One-Click-Aktionen)

Ich zeige dir, wie wir mit einem Klick auf einen Formularlink Werte in onOffice-Datensätzen umstellen oder Aktivitäten erstellen. Hierzu stellen wir das Formular auf Auto-Absenden und nutzen die Funktion „Erzwungene Werte" für Felder.

📖 Mehr Details: Auto-Absenden · Erzwungene Werte

9. Unterschrift-Feld zum Formular hinzufügen

Du kannst onOffice-Datei-Felder im Formular als Unterschrift-Felder hinzufügen. Statt eines Datei-Upload-Felds wird dann ein Unterschriften-Pad angezeigt. Die Unterschrift wird als PNG im onOffice-Feld gespeichert. Über die Makros _dateipfadAdressfeld bzw. _dateipfadObjektfeld kann man die Unterschrift in onOffice-PDF-Vorlagen einfügen — z.B. für Mieterselbstauskunft, Notarbeauftragung etc.

📖 Mehr Details: Datei-Upload-Felder

10. KI-Texte mit propform und ChatGPT erstellen

Mit propform.io lässt sich auch ChatGPT nutzen, sodass Formulare auch als KI-Text-Generatoren genutzt werden können. In den Formulareinstellungen steht die Auswahl „KI-Text erstellen" zur Verfügung. Im ersten Schritt definierst du den „Prompt", im zweiten Schritt gibst du an, in welches onOffice-Feld die Antwort gespeichert werden soll.

📖 Mehr Details: ChatGPT-Textgenerierung

11. Dateien hochladen

Wie du Datei-Upload-Felder konfigurierst — inkl. Dokumentenmerkmal, Dateibeschreibung, Mehrfach-Upload, ZIP-/PDF-Bundling und Wasserzeichen.

12. Dateien herunterladen

Mit Download-Feldern stellst du Dateien aus onOffice-Datensätzen für Formularbesucher zum Download bereit — auswählbar nach Dokumentenmerkmal, Dateityp, Titel etc. Damit lassen sich auch digitale Daten-/Download-Räume für Kunden via Formular realisieren.

13. Dateien erstellen (PDF aus Formular)

Aus einer Formularabsendung kann automatisch ein PDF erstellt werden — entweder aus einer onOffice-Briefvorlage oder einem Exposé, befüllt mit den Formulardaten. Optional digital signiert.

📖 Mehr Details: PDF erstellen & signieren

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📧 hello@propform.io · 📞 0163 / 64 18 132

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