E-Mail-Benachrichtigung kommt nicht an

Das Formular wird abgesendet, alle Daten landen in onOffice, aber die E-Mail-Benachrichtigung kommt nicht oder bei der falschen Person an. Hier die häufigsten Ursachen — sortiert nach E-Mail-Typ.

Bestätigungs-Mail von propform an dich

Mail landet im Spam-Ordner

Mit Abstand die häufigste Ursache. Unsere automatisierten Mails landen bei manchen Mail-Providern im Spam.

Lösung:

Spam-Ordner deines Mail-Programms prüfen
Mail von noreply@propform.io als „Kein Spam" markieren
Optional: In den Mail-Einstellungen deines Providers einen Filter anlegen, der Mails von propform.io immer als wichtig markiert

Falsche E-Mail-Adresse hinterlegt

Wenn du in den Formulareinstellungen unter „E-Mail-Benachrichtigung" eine eigene E-Mail-Adresse eingetragen hast, prüfe diese auf Tippfehler.

Anhänge zu groß

Wenn die hochgeladenen Dateien zusammen größer als 25 MB sind, schickt propform die Mail ohne Anhänge raus. Die Mail kommt aber an. Prüfe deinen Posteingang erneut.

📎 Größere Dateien findest du dann nur direkt im jeweiligen onOffice-Datensatz.

Firewall / Spam-Filter blockt automatisch versendete Mails

Manche Unternehmens-Spam-Filter blockieren Mails, die als „transaktional" oder „automatisiert" erkannt werden. Sprich mit deinem IT-Admin und whiteliste die Domain propform.io.

E-Mail über onOffice-API geht an die falsche Person

Empfänger-E-Mail nur als Zweit-/Drittadresse hinterlegt

Tritt typischerweise auf, wenn die Empfänger-E-Mail in onOffice nicht als primäre Adresse existiert, sondern als zweite oder dritte E-Mail eines anderen Datensatzes.

Was propform macht: Wenn die E-Mail nicht primär existiert, legt propform automatisch einen neuen Adressdatensatz mit dieser E-Mail an, damit die Mail bei der richtigen Person ankommt.

Konsequenz: Du hast eventuell einen unerwarteten neuen Adressdatensatz in onOffice. Das ist beabsichtigt.

📖 Mehr zur Empfänger-Logik: E-Mail in propform

E-Mail über onOffice-API kommt gar nicht raus

API-Benutzer hat keine Schreibrechte für E-Mails

Der propform-API-Benutzer braucht das Recht, E-Mails über die onOffice-API zu versenden.

Lösung: API-Rechte prüfen — siehe onOffice API-Benutzer-Rechte.

Mail-Vorlage nicht zugänglich

Wenn du eine onOffice-Mail-Vorlage in den Formulareinstellungen ausgewählt hast, prüfe ob der API-Benutzer auf die Vorlage zugreifen darf — Datensatzrechte können das verhindern.

📖 Mehr zu Datensatzrechten: Mein Formular schreibt keine Daten

onOffice E-Mail-Postausgang nicht konfiguriert

In onOffice muss für die jeweiligen Benutzer ein funktionierender E-Mail-Postausgang konfiguriert sein. Wenn das fehlt, schickt onOffice die Mail nicht raus.

Wenn nichts hilft

Schreib uns mit folgenden Infos an hello@propform.io:

Formular-URL
Datum & Uhrzeit der fehlgeschlagenen Mail
Welche der drei Mail-Optionen du nutzt (Bestätigungs-Mail von propform / onOffice-Mail #1 / onOffice-Mail #2)
Wer hätte die Mail bekommen sollen?

propform.ioHilfe