👥 Mitarbeiterbereich: Formulare nur für dein Team

Mache einzelne Formulare nur für deine Mitarbeiter zugänglich – zum Beispiel für die Objektaufnahme, den Foto-Upload durch den Fotografen oder Besichtigungsprotokolle. Deine Mitarbeiter melden sich einmalig per E-Mail-Link an (ganz ohne Passwort) und können danach alle für sie freigegebenen Formulare öffnen.

Inhalt

• So funktioniert der Login
• Mitarbeiter verwalten
• onOffice-Benutzer importieren
• Externe Personen anlegen
• Gruppen
• Formulare freigeben
• Mitarbeiter-Plätze & Tarif
• Sicherheit im Detail

So funktioniert der Login

1. Ein Mitarbeiter öffnet ein geschütztes Formular und sieht statt des Formulars eine Anmelde-Seite.
2. Er gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen Anmelde-Link per E-Mail (gültig 15 Minuten, nur einmal verwendbar).
3. Ein Klick auf den Link meldet ihn an – ohne Passwort.
4. Die Anmeldung gilt kontoweit: Einmal angemeldet, kann der Mitarbeiter alle für ihn freigegebenen Formulare öffnen, ohne sich erneut anzumelden.

Wie lange die Anmeldung gültig bleibt, stellst du unter Einstellungen → Mitarbeiter ein (Standard: 7 Tage, wählbar 1–90 Tage).

💡 Der Login funktioniert pro Gerät und Browser. Meldet sich ein Mitarbeiter auf dem Handy an, gilt die Anmeldung dort – am Laptop meldet er sich einmal zusätzlich an.

Mitarbeiter verwalten

Unter Einstellungen → Mitarbeiter aktivierst du den Mitarbeiterbereich für dein Konto und verwaltest deine Mitarbeiter:

• Aktivieren/Deaktivieren: Deaktivierte Mitarbeiter können sich nicht mehr anmelden und verlieren sofort den Zugang – auch mit bestehender Anmeldung. Sie belegen keinen Mitarbeiter-Platz.
• Bearbeiten: Name, E-Mail-Adresse (bei externen Mitarbeitern) und Gruppen-Zuordnung.
• Löschen: Entfernt den Mitarbeiter komplett, inklusive aller aktiven Anmeldungen.

onOffice-Benutzer importieren

Mit einem Klick auf onOffice-Benutzer importieren lädt propform die Benutzerliste aus deiner onOffice-Installation. Wähle die gewünschten Benutzer aus – Name und E-Mail-Adresse werden automatisch übernommen. Bei großen Installationen hilft dir das Suchfeld.

Automatischer Abgleich: propform prüft täglich, ob importierte Benutzer in onOffice noch aktiv sind. Wird ein Benutzer in onOffice deaktiviert oder gelöscht, wird er auch in propform automatisch gesperrt und kann sich nicht mehr anmelden. So verliert ein ausgeschiedener Mitarbeiter zuverlässig den Zugang.

⚠️ Benutzer ohne E-Mail-Adresse in onOffice können nicht importiert werden – der Anmelde-Link braucht eine E-Mail-Adresse.

Externe Personen anlegen

Nicht jeder, der Zugang braucht, hat einen onOffice-Account – zum Beispiel der externe Fotograf oder ein freier Mitarbeiter. Lege solche Personen einfach manuell mit Name und E-Mail-Adresse an. Sie melden sich genauso per E-Mail-Link an wie importierte onOffice-Benutzer.

Gruppen

Gruppen erleichtern die Freigabe: Statt zehn Mitarbeiter einzeln auszuwählen, gibst du ein Formular für eine ganze Gruppe frei (z.B. „Fotografie und Marketing").

• onOffice-Gruppen werden beim Import automatisch übernommen, inklusive der Zugehörigkeit deiner Benutzer.
• Eigene Gruppen kannst du zusätzlich anlegen und Mitarbeiter frei zuordnen – auch externe Personen.

Formulare freigeben

Im Formular-Editor öffnest du pro Formular den Reiter „Nur für Mitarbeiter zugänglich" und aktivierst den gleichnamigen Schalter. Danach wählst du, wer Zugriff hat:

• Nichts ausgewählt: Alle aktiven Mitarbeiter deines Kontos dürfen zugreifen.
• Einzelne Mitarbeiter und/oder Gruppen ausgewählt: Nur diese dürfen zugreifen. Ein Mitarbeiter hat Zugang, wenn er direkt ausgewählt ist oder in einer der ausgewählten Gruppen ist.

So kannst du Formular A für das ganze Team freigeben, Formular B nur für die Buchhaltung und Formular C nur für den Fotografen.

Ist zusätzlich der Passwortschutz aktiv, gilt: erst Mitarbeiter-Login, dann Passwortabfrage.

Mitarbeiter-Plätze & Tarif

Der Mitarbeiterbereich ist ab 20 aktiven Formularen im Tarif enthalten – ohne Aufpreis. Die Zahl der Mitarbeiter-Plätze richtet sich nach deinem Formular-Kontingent:

Du brauchst mehr Plätze? Kontaktiere uns für ein individuelles Angebot.

Nur aktive Mitarbeiter zählen: Deaktivierte Mitarbeiter belegen keinen Platz. Scheidet jemand aus, deaktivierst du ihn einfach und der Platz wird frei – ohne den Datensatz zu löschen.

⚠️ Reduzierst du dein Formular-Kontingent, sinkt auch die Zahl der Mitarbeiter-Plätze. Liegt dein Konto dann über dem Limit, wird der Mitarbeiter-Login blockiert, bis du genügend Mitarbeiter deaktiviert hast.

Sicherheit im Detail

• Kein Passwort, nichts zu vergessen oder zu teilen: Der Zugang läuft ausschließlich über den E-Mail-Link. Nur wer Zugriff auf das Postfach hat, kann sich anmelden.
• Anmelde-Links sind 15 Minuten gültig und funktionieren nur ein einziges Mal. In der Datenbank wird nur ein Prüfwert (Hash) gespeichert, nie der Link selbst.
• Neutrale Antwort: Die Anmelde-Seite verrät nicht, welche E-Mail-Adressen hinterlegt sind – die Antwort ist immer gleich, egal ob die Adresse berechtigt ist oder nicht.
• Sofortiger Entzug: Deaktivierst du einen Mitarbeiter, verliert er den Zugang mit dem nächsten Seitenaufruf – auch mit bestehender Anmeldung.
• Absende-Schutz: Auch das Absenden eines geschützten Formulars ist nur mit gültiger Mitarbeiter-Anmeldung möglich, nicht nur das Öffnen.
• Rate-Limits begrenzen Anmelde-Anfragen und Link-Einlösungen gegen automatisierte Versuche.