✨ Formular-Assistent: Formulare per Chat bauen

Der Formular-Assistent ist ein Chat direkt in propform. Du beschreibst in eigenen Worten, was du brauchst – „Erstelle ein Kontaktformular für Kaufinteressenten mit Name, E-Mail, Telefon und Nachricht“ oder „Mach die Telefonnummer zur Pflicht“ –, und der Assistent baut das Formular für dich: Er sucht die passenden Felder aus deiner onOffice-Feldkonfiguration, legt sie an und stellt Regeln, E-Mails und PDF-Vorlage ein. Du kannst ihm sogar ein Foto oder PDF deines Papierformulars geben – er liest die Felder aus und baut es nach.

Der Assistent ist in allen Tarifen enthalten – ohne eigenen KI-Zugang und ohne API-Key. Er arbeitet mit denselben Regeln wie der Formular-Editor; was er ändert, siehst du sofort im Editor.

Beta: Der Assistent ist noch in der Beta-Phase. Prüfe seine Änderungen, bevor du ein Formular aktivierst – und schreib uns gern deine Rückmeldung an hello@propform.io.

Inhalt

• Was der Assistent kann
• So startest du
• Papierformular per Foto oder PDF nachbauen
• Rückgängig machen
• Kontingent: 50 Anfragen im Monat
• Was der Assistent nicht kann
• Tipps für gute Anweisungen
• Datenschutz
• Lieber Claude oder ChatGPT?

Was der Assistent kann

• Neue Formulare anlegen – aus einer kurzen Beschreibung, mit passenden onOffice-Feldern, Abschnitten und sinnvollen Pflichtfeldern
• Bestehende Formulare ändern – Felder hinzufügen, entfernen, umbenennen, umsortieren, zur Pflicht machen, Darstellung ändern
• Regeln (Bedingungen) anlegen – z.B. „Zeig die Wohnfläche nur bei Wohnung oder Haus“
• E-Mails einstellen – z.B. eine Bestätigungs-Mail an den Absender oder die Benachrichtigung an dich
• PDF-Vorlage des PDF-Generators anpassen oder neu erzeugen
• Formular prüfen – „Prüfe mein Formular auf Fehler“ findet typische Probleme wie unsichtbare Pflichtfelder, unbekannte onOffice-Felder oder fehlende Empfänger
• Fragen beantworten – z.B. welche onOffice-Felder es zu einem Thema gibt oder wie eine Funktion in propform funktioniert

Kleine Änderungen erledigt der Assistent direkt. Bei größeren Umbauten (viele Felder auf einmal, Löschen, alle Regeln ersetzen) beschreibt er zuerst kurz seinen Plan und fragt nach deinem Okay.

So startest du

Ein bestehendes Formular ändern: Öffne das Formular im Editor und klicke oben auf Assistent. Rechts öffnet sich der Chat. Der Assistent arbeitet immer an diesem einen Formular.

Ein neues Formular anlegen: Klicke in der Formular-Übersicht auf Neues Formular per Chat und beschreibe, was du brauchst. Der Assistent legt das Formular an und öffnet es danach im Editor – der Chat bleibt offen, sodass du direkt weiter ändern kannst.

Gut zu wissen:

• Vorher speichern: Hast du im Editor ungespeicherte Änderungen, bittet dich der Chat zuerst ums Speichern.
• Während der Assistent arbeitet, sind Bearbeiten und Speichern im Editor gesperrt. Danach lädt der Editor automatisch neu und zeigt das Ergebnis.
• Du kannst die Seite verlassen – der Assistent arbeitet weiter. Wenn du zurückkommst, siehst du das Ergebnis.
• Abbrechen geht jederzeit. Was bis dahin schon geändert wurde, bleibt bestehen und lässt sich mit „Rückgängig“ zurücknehmen.
• Neue Formulare sind inaktiv. Schau sie dir im Editor an und aktiviere sie, wenn alles passt.
• Bei sehr viel Andrang wartet deine Anfrage kurz in einer Warteschlange und startet dann automatisch.

Papierformular per Foto oder PDF nachbauen

Du hast eine Selbstauskunft, ein Übergabeprotokoll oder einen Bewertungsbogen auf Papier? Häng es im Chat an – über die Büroklammer unten im Eingabefeld oder per Drag & Drop.

Erlaubte Dateien:

• ein PDF mit höchstens 6 Seiten – oder
• bis zu 6 Fotos (JPG, PNG, WEBP; iPhone-Fotos im HEIC-Format am besten als JPG)
• je Datei höchstens 10 MB; PDF und Fotos nicht gemischt
• passwortgeschützte PDFs lassen sich nicht öffnen – lade dann eine ungeschützte Fassung oder Fotos der Seiten hoch

Der Ablauf hat zwei Stufen:

1. Erkennen: Der Assistent liest die Seiten und zeigt dir eine Liste der erkannten Felder, gegliedert nach Abschnitten. Am Formular wird dabei noch nichts geändert.
2. Bauen: Passt die Liste, klickst du auf So anlegen (bzw. im Editor So ergänzen). Willst du vorher etwas ändern, klick auf Etwas ändern und schreib einfach, was anders sein soll – z.B. „Lass das Feld Arbeitgeber weg“.

Das Bauen dauert meist 3–5 Minuten, weil der Assistent für jedes Feld das passende onOffice-Feld sucht. Felder, für die es in deinem onOffice kein passendes Feld gibt, legt er nicht an, sondern nennt sie dir am Ende – du kannst sie in onOffice anlegen und danach ergänzen lassen.

Tipp: Gerade, gut ausgeleuchtete Fotos ohne Schatten liefern die besten Ergebnisse. Seiten ohne Felder (Deckblatt, Anschreiben) lässt du am besten weg.

Rückgängig machen

Bevor der Assistent ein bestehendes Formular ändert, legt propform automatisch eine Sicherung an. Unter deiner Nachricht erscheint dann der Knopf Änderungen dieser Anfrage rückgängig machen – damit nimmst du alle Änderungen dieser Anfrage auf einmal zurück.

• Nur der Reihe nach: Rückgängig geht immer nur für die neueste Anfrage mit Änderungen. Willst du weiter zurück, machst du zuerst die neueren Anfragen rückgängig.
• Auch Editor-Änderungen seitdem: Rückgängig stellt das Formular so wieder her, wie es vor der Anfrage war. Hast du danach selbst im Editor etwas geändert, ist das ebenfalls weg. propform fragt deshalb vorher noch einmal nach.
• Ein neu angelegtes Formular nimmt Rückgängig nicht zurück – das löschst du bei Bedarf einfach in der Formular-Übersicht.
• Rückgängig machen zählt nicht auf dein Kontingent.

Kontingent: 50 Anfragen im Monat

Jedes Konto hat 50 Anfragen je Kalendermonat. Am 1. des Monats geht es wieder bei 50 los. Wie viele du noch hast, zeigt der Chat unter dem Eingabefeld.

Als Anfrage zählt jede Nachricht, die du an den Assistenten schickst – egal, wie viele Arbeitsschritte er dafür braucht. Auch So anlegen / So ergänzen beim Papierformular und Weiter (wenn eine Antwort zu lang wurde) zählen jeweils als eine Anfrage. Eine Runde, die an der Zeit- oder Schrittgrenze endet (der Assistent bittet dann um „weiter“), zählt ebenfalls – die Änderungen bis dahin bleiben gespeichert.

Nicht gezählt werden:

• Anfragen, die wegen eines Fehlers beim KI-Dienst nicht durchgelaufen sind (auch wenn der Dienst zu lange nicht geantwortet hat)
• Anfragen, die du abbrichst, bevor der Assistent angefangen hat
• Rückgängig machen, Lesen des Verlaufs und das Öffnen des Chats

Was der Assistent nicht kann

• Keine Einsendungen: Er liest keine Daten, die Besucher über deine Formulare abgeschickt haben.
• Keine onOffice-Konfiguration: Er legt keine Felder in onOffice an und ändert dort nichts – er nutzt nur die Felder, die es in deinem onOffice schon gibt.
• Nur das offene Formular: Im Editor arbeitet er ausschließlich am geöffneten Formular. Ein anderes Formular änderst du, indem du dort den Chat öffnest.
• Keine Konto-Einstellungen: Mitarbeiterbereich, Webhooks, Ordner und Konto-weite Einstellungen bleiben im normalen Menü.
• KI kann sich irren. Schau dir das Ergebnis im Editor kurz an, bevor du ein Formular aktivierst – vor allem Pflichtfelder, Regeln und E-Mail-Empfänger.

Tipps für gute Anweisungen

• Sag, wofür das Formular ist und wer es ausfüllt. „Selbstauskunft für Mietinteressenten“ liefert bessere Felder als „Formular mit Name und Einkommen“.
• Nenne alles auf einmal. „Füge Geburtsdatum, Arbeitgeber und Nettoeinkommen hinzu, alle Pflicht“ ist schneller und spart Anfragen gegenüber drei einzelnen Nachrichten.
• Benutze deine gewohnten Begriffe. Du musst keine onOffice-Feldnamen kennen – der Assistent sucht passende Felder selbst.
• Sei bei Regeln konkret. „Zeig das Feld Haustierart nur, wenn bei Haustiere Ja gewählt ist“.
• Lass am Ende prüfen. „Prüfe mein Formular auf Fehler“ findet typische Probleme, bevor ein Interessent sie findet.
• Kleinigkeiten gehen im Editor schneller. Eine Beschriftung tippst du direkt im Editor schneller, als sie zu beschreiben.
• Neue Unterhaltung für ein neues Thema. Über das + oben im Chat startest du frisch – das hält die Antworten kurz und genau.

Datenschutz

• Der Assistent läuft über den KI-Dienst von IONOS in Deutschland. IONOS ist bereits Auftragsverarbeiter von propform – es kommt kein neuer Dienstleister hinzu.
• An den KI-Dienst gehen deine Nachrichten, der Aufbau des Formulars (Felder, Regeln, E-Mail-Einstellungen, PDF-Vorlage) und die Feldnamen aus deiner onOffice-Feldkonfiguration. Einsendungen deiner Interessenten gehen nie an den KI-Dienst.
• Hochgeladene Fotos und PDFs werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Deine Chat-Verläufe bleiben in deinem Konto gespeichert.
• Lade möglichst leere Vorlagen hoch, keine ausgefüllten Formulare mit Daten deiner Kunden.

Mehr zum Datenschutz in propform: Datenschutz & Datensparsamkeit.

Lieber Claude oder ChatGPT?

Wer lieber mit seinem eigenen KI-Assistenten arbeitet – etwa Claude oder ChatGPT –, kann ihn per MCP direkt mit seinem propform-Konto verbinden. Das bietet noch mehr Werkzeuge (z.B. Ordner, Webhooks, Mitarbeiterbereich und auf Wunsch Einsendungen), läuft aber über deinen eigenen Zugang beim jeweiligen Anbieter: KI-Assistenten (MCP).