✨ Asistente de formularios: crea formularios por chat
El asistente de formularios es un chat integrado directamente en propform. Describes con tus propias palabras lo que necesitas –«Crea un formulario de contacto para compradores interesados con nombre, correo electrónico, teléfono y mensaje» o «Haz que el teléfono sea obligatorio»– y el asistente crea el formulario por ti: busca los campos adecuados en tu configuración de campos de onOffice, los añade y configura reglas, correos electrónicos y la plantilla PDF. Incluso puedes darle una foto o un PDF de tu formulario en papel: lee los campos y lo reconstruye.
El asistente está incluido en todas las tarifas, sin cuenta de IA propia y sin clave de API. Trabaja con las mismas reglas que el editor de formularios; lo que cambia lo ves al momento en el editor.
Beta: el asistente todavía está en fase beta. Revisa sus cambios antes de activar un formulario y envíanos tus comentarios a hello@propform.io.
Contenido
Qué puede hacer el asistente
- Crear formularios nuevos a partir de una breve descripción, con campos de onOffice adecuados, secciones y campos obligatorios razonables
- Modificar formularios existentes: añadir, eliminar, renombrar y reordenar campos, hacerlos obligatorios, cambiar su presentación
- Crear reglas (condiciones), p. ej. «Muestra la superficie habitable solo para pisos o casas»
- Configurar correos electrónicos, p. ej. un correo de confirmación al remitente o la notificación para ti
- Ajustar o volver a crear la plantilla PDF del generador de PDF
- Revisar el formulario: «Revisa mi formulario en busca de errores» encuentra problemas típicos como campos obligatorios ocultos, campos de onOffice desconocidos o destinatarios que faltan
- Responder preguntas, p. ej. qué campos de onOffice hay sobre un tema o cómo funciona una función de propform
Los cambios pequeños los hace el asistente directamente. En cambios más grandes (muchos campos a la vez, eliminar, sustituir todas las reglas) primero describe brevemente su plan y te pide el visto bueno.
Cómo empezar
Modificar un formulario existente: abre el formulario en el editor y haz clic arriba en Asistente. El chat se abre a la derecha. El asistente trabaja siempre en ese formulario.
Crear un formulario nuevo: en la vista general de formularios, haz clic en Nuevo formulario por chat y describe lo que necesitas. El asistente crea el formulario y después lo abre en el editor; el chat sigue abierto para que puedas seguir haciendo cambios.
Conviene saber:
- Guarda antes: si tienes cambios sin guardar en el editor, el chat te pide primero que guardes.
- Mientras el asistente trabaja, editar y guardar en el editor están bloqueados. Después, el editor se recarga automáticamente y muestra el resultado.
- Puedes salir de la página: el asistente sigue trabajando. Cuando vuelvas, verás el resultado.
- Cancelar es posible en cualquier momento. Lo que ya se haya cambiado hasta entonces se mantiene y se puede revertir con «Deshacer».
- Los formularios nuevos están inactivos. Revísalos en el editor y actívalos cuando todo esté bien.
- Si hay mucha demanda, tu solicitud espera brevemente en una cola y después empieza automáticamente.
Reconstruir un formulario en papel a partir de una foto o un PDF
¿Tienes una autodeclaración, un acta de entrega o una hoja de tasación en papel? Adjúntala en el chat con el clip debajo del campo de texto o arrastrándola y soltándola.
Archivos permitidos:
- un PDF de 6 páginas como máximo, o
- hasta 6 fotos (JPG, PNG, WEBP; las fotos de iPhone en formato HEIC, mejor como JPG)
- como máximo 10 MB por archivo; no mezcles PDF y fotos
- los PDF protegidos con contraseña no se pueden abrir: en ese caso sube una versión sin protección o fotos de las páginas
El proceso tiene dos fases:
- Reconocer: el asistente lee las páginas y te muestra una lista de los campos reconocidos, agrupados por secciones. Todavía no se cambia nada en el formulario.
- Crear: si la lista es correcta, haz clic en Crear así (o en el editor, Añadir así). Si antes quieres cambiar algo, haz clic en Cambiar algo y escribe qué debe ser distinto, p. ej. «Quita el campo empleador».
La creación suele tardar 3–5 minutos, porque el asistente busca el campo de onOffice adecuado para cada campo. Los campos para los que no hay un campo adecuado en tu onOffice no se crean; el asistente te los indica al final: puedes crearlos en onOffice y después pedir que los añada.
Consejo: las fotos rectas, bien iluminadas y sin sombras dan los mejores resultados. Es mejor omitir las páginas sin campos (portada, carta de presentación).
Deshacer
Antes de que el asistente modifique un formulario existente, propform crea automáticamente una copia de seguridad. Debajo de tu mensaje aparece entonces el botón Deshacer los cambios de esta solicitud, con el que reviertes todos los cambios de esa solicitud de una vez.
- Solo por orden: Deshacer funciona siempre solo para la solicitud más reciente con cambios. Si quieres retroceder más, deshaz primero las solicitudes más recientes.
- También los cambios del editor desde entonces: Deshacer devuelve el formulario al estado anterior a la solicitud. Si después cambiaste algo tú mismo en el editor, también se pierde. Por eso propform te lo vuelve a preguntar antes.
- Deshacer no elimina un formulario recién creado: si hace falta, bórralo en la vista general de formularios.
- Deshacer no cuenta para tu cuota.
Cuota: 50 solicitudes al mes
Cada cuenta dispone de 50 solicitudes por mes natural. El día 1 de cada mes vuelves a empezar con 50. El chat muestra debajo del campo de texto cuántas te quedan.
Cuenta como solicitud cada mensaje que envías al asistente, sin importar cuántos pasos necesite. Crear así / Añadir así en un formulario en papel y Siguiente (cuando una respuesta era demasiado larga) también cuentan como una solicitud cada uno. Una ronda que termina en el límite de tiempo o de pasos (el asistente te pide entonces que escribas «continúa») también cuenta: los cambios hechos hasta ese momento se mantienen guardados.
No cuentan:
- las solicitudes que no se completaron por un error del servicio de IA (también si el servicio no respondió a tiempo)
- las solicitudes que cancelas antes de que el asistente empiece
- deshacer, leer el historial y abrir el chat
Lo que el asistente no puede hacer
- Sin envíos: no lee los datos que los visitantes han enviado a través de tus formularios.
- Sin configuración de onOffice: no crea campos en onOffice ni cambia nada allí; solo usa los campos que ya existen en tu onOffice.
- Solo el formulario abierto: en el editor trabaja exclusivamente en el formulario abierto. Para cambiar otro formulario, abre el chat allí.
- Sin ajustes de la cuenta: el área de empleados, los webhooks, las carpetas y los ajustes de toda la cuenta siguen en el menú habitual.
- La IA puede equivocarse. Revisa brevemente el resultado en el editor antes de activar un formulario, sobre todo los campos obligatorios, las reglas y los destinatarios de correo.
Consejos para dar buenas instrucciones
- Di para qué es el formulario y quién lo rellena. «Autodeclaración para interesados en alquilar» da mejores campos que «formulario con nombre e ingresos».
- Pide todo de una vez. «Añade fecha de nacimiento, empleador e ingresos netos, todos obligatorios» es más rápido y ahorra solicitudes frente a tres mensajes sueltos.
- Usa tus términos habituales. No necesitas conocer los nombres de campo de onOffice: el asistente busca los campos adecuados por sí mismo.
- Sé concreto con las reglas. «Muestra el campo tipo de mascota solo si en mascotas se ha elegido Sí».
- Pide una revisión al final. «Revisa mi formulario en busca de errores» encuentra problemas típicos antes de que los encuentre un interesado.
- Los detalles van más rápido en el editor. Una etiqueta la escribes directamente en el editor más rápido de lo que tardas en describirla.
- Conversación nueva para un tema nuevo. Con el + arriba en el chat empiezas de cero; así las respuestas son breves y precisas.
Protección de datos
- El asistente funciona con el servicio de IA de IONOS en Alemania. IONOS ya es encargado del tratamiento de propform: no se añade ningún proveedor nuevo.
- Al servicio de IA llegan tus mensajes, la estructura del formulario (campos, reglas, ajustes de correo, plantilla PDF) y los nombres de campo de tu configuración de campos de onOffice. Los envíos de tus interesados nunca llegan al servicio de IA.
- Las fotos y los PDF subidos se eliminan automáticamente al cabo de 30 días.
- Tus historiales de chat se conservan en tu cuenta.
- Si es posible, sube plantillas vacías, no formularios rellenados con datos de tus clientes.
Más sobre la protección de datos en propform: Protección de datos y minimización de datos.
¿Prefieres Claude o ChatGPT?
Si prefieres trabajar con tu propio asistente de IA, como Claude o ChatGPT, puedes conectarlo directamente a tu cuenta de propform mediante MCP. Ofrece todavía más herramientas (p. ej. carpetas, webhooks, área de empleados y, si lo deseas, envíos), pero funciona con tu propia cuenta en el proveedor correspondiente: Asistentes de IA (MCP).