Haz que determinados formularios sean accesibles solo para tus empleados — por ejemplo para la captación de inmuebles, la subida de fotos por parte del fotógrafo o los protocolos de visita. Tus empleados inician sesión una sola vez mediante un enlace por correo electrónico (sin contraseña alguna) y después pueden abrir todos los formularios habilitados para ellos.
Cuánto tiempo permanece válida la sesión lo configuras en Ajustes → Empleados (por defecto: 7 días, seleccionable entre 1 y 90 días).
💡 El inicio de sesión funciona por dispositivo y navegador. Si un empleado inicia sesión en el móvil, la sesión es válida allí — en el portátil inicia sesión una vez adicional.
En Ajustes → Empleados activas el Área de empleados para tu cuenta y gestionas a tus empleados:
Con un clic en Importar usuarios de onOffice, propform carga la lista de usuarios de tu instalación de onOffice. Selecciona los usuarios deseados — el nombre y la dirección de correo electrónico se adoptan automáticamente. En instalaciones grandes te ayuda el campo de búsqueda.
Sincronización automática: propform comprueba a diario si los usuarios importados siguen activos en onOffice. Si un usuario se desactiva o se elimina en onOffice, también se bloquea automáticamente en propform y ya no puede iniciar sesión. Así, un empleado que ha dejado la empresa pierde el acceso de forma fiable.
⚠️ Los usuarios sin dirección de correo electrónico en onOffice no pueden importarse — el enlace de inicio de sesión necesita una dirección de correo electrónico.
No todas las personas que necesitan acceso tienen una cuenta de onOffice — por ejemplo el fotógrafo externo o un colaborador autónomo. Crea a estas personas simplemente de forma manual con nombre y dirección de correo electrónico. Inician sesión mediante enlace por correo electrónico exactamente igual que los usuarios de onOffice importados.
Los grupos facilitan la habilitación: en lugar de seleccionar diez empleados uno por uno, habilitas un formulario para todo un grupo (p. ej. «Fotografía y marketing»).
En el editor de formularios, abre por formulario la sección «Accesible solo para empleados» y activa el interruptor del mismo nombre. Después eliges quién tiene acceso:
Así puedes habilitar el formulario A para todo el equipo, el formulario B solo para contabilidad y el formulario C solo para el fotógrafo.
Si además está activa la protección con contraseña, se aplica lo siguiente: primero el inicio de sesión de empleado, después la solicitud de contraseña.
El Área de empleados está incluida en la tarifa a partir de 20 formularios activos — sin coste adicional. El número de plazas de empleados depende de tu cupo de formularios:
| Formularios activos en la tarifa | Plazas de empleados |
|---|---|
| menos de 20 | – |
| 20–29 | 5 |
| 30–39 | 10 |
| 40–49 | 15 |
| a partir de 50 | 20 |
¿Necesitas más plazas? Contáctanos para una oferta individual.
Solo cuentan los empleados activos: los empleados desactivados no ocupan ninguna plaza. Si alguien deja la empresa, simplemente lo desactivas y la plaza queda libre — sin eliminar el registro.
⚠️ Si reduces tu cupo de formularios, también disminuye el número de plazas de empleados. Si tu cuenta queda entonces por encima del límite, el inicio de sesión de empleados se bloquea hasta que hayas desactivado suficientes empleados.