propform kann nach Formular-Absendung PDF-Dokumente erzeugen — z.B. Geldwäsche-Dokumentationen, Notarbeauftragungen, Übergabeprotokolle, Reservierungs-Bestätigungen — und diese in onOffice ablegen, an die Mail anhängen oder beides.
propform nutzt für PDF-Erstellung den onOffice-PDF-Designer. Beim Submit fordert propform onOffice auf, die ausgewählte Vorlage zu rendern, und legt das Ergebnis im gewünschten Datensatz ab.
⚠️ Wichtige API-Limitation: Es gibt aktuell nur den
PDFExposé-API-Aufruf, keinPDFBrief. Auch Geldwäsche-Dokus, Notarbeauftragungen etc. werden deshalb als „Exposé" angelegt — aber inhaltlich sind sie ganz normale PDF-Dokumente. propform hat seit Jahren bei onOffice nach einem dedizierten Brief-API-Aufruf gefragt, aber es ist noch nicht implementiert.
Vorlage muss explizit „aktiviert" werden — sonst kann der API-User sie nicht lesen:
Logo-Größe, Seitenränder, Schriftarten musst du in jeder neuen Vorlage einzeln einstellen — das ist umständlich. Lege dir eine Master-Vorlage an mit deinem Standard-Setup (Logo oben, Ränder, Schriften), und kopiere die jedes Mal, statt eine neue von Grund auf anzulegen.
Wenn das PDF die Formularwerte als Liste ausgibt, sieht das als Fließtext schnell hässlich aus. Besser: Tabellen-Layout.
Bei der Konfiguration der Mail in propform → bei Body „Formularfelder als Makros hinzufügen" anklicken → propform schreibt alle Feld-Makros der Reihe nach in den Mail-Body.
Diesen Block kopierst du dir (Strg+C) und fügst ihn in die PDF-Vorlage ein. So hast du alle Makros mit korrekter Schreibweise schon zusammen — sparst manuelles Heraussuchen.
_xVertragspartner)Ergebnis: sauberes, lesbares PDF mit zwei Spalten.
In den Formulareinstellungen → „Datei erstellen und ablegen" konfigurierst du:
| Einstellung | Was |
|---|---|
| PDF-Vorlage | aus dem onOffice-Vorlagen-Dropdown auswählen |
| Speicherort | Adresse oder Immobilie (oder beide) |
| Dokumentenmerkmal | optional — z.B. „Geldwäsche-Doku", „Reservierung", „Übergabeprotokoll" |
| Dateiname | Klartext mit Makros, z.B. Geldwaesche_Doku_<_Vorname>_<_Name> |
| PDF-Schutz | optional, verhindert nachträgliche Bearbeitung |
Bei der E-Mail-Konfiguration → Häkchen „Formular abgesendete Dateien anhängen" aktivieren. Auch erstellte Dateien zählen als „abgesendete Datei" und werden automatisch mitgeschickt.
💡 Workflow: Submit → Datei wird im Hintergrund erstellt (1-3 Sekunden) → Datei landet im Datensatz → Mail wird mit Datei im Anhang an Empfänger versendet.
Die Felder/Vorlagen werden täglich morgens aktualisiert. Wenn du gerade eben eine neue Vorlage in onOffice angelegt hast:
Mehr zu diesem „Refresh-Trick" siehe Felder werden nicht angezeigt.
In PDF-Vorlagen, die per Mailversand erzeugt werden, läuft die Makro-Auflösung auf den Empfänger der Mail — nicht auf den Anfragenden. Das führt zu leeren Feldern, wenn der Empfänger ein interner Kollege ist.
| Pre-Makro | Bedeutung |
|---|---|
_Kaeufer / _Buyer |
greift auf den im Formular verknüpften Käufer zu |
_Eigent / _Owner |
greift auf den im Formular verknüpften Eigentümer zu |
_Mieter / _Renter |
greift auf den im Formular verknüpften Mieter zu |
⚠️ Schreibweise: Pre-Makro und Feldname werden ohne Unterstrich dazwischen geschrieben — also
_KaeuferVorname, nicht_Kaeufer_Vorname.
Beispiel im PDF:
Käufer: _KaeuferVorname _KaeuferName
Anschrift: _KaeuferStrasse, _KaeuferPlz _KaeuferOrt
Eigentümer: _EigentVorname _EigentName
So werden die korrekten Daten gezogen — unabhängig vom Mail-Empfänger.
📖 Mehr zu Adress-Verknüpfungen: Mehrere Datensätze verbinden und Werte werden nicht ans PDF übergeben.
Wenn das PDF Unterschriften, Ausweis-Scans oder andere Bilder aus Datei-Feldern enthalten soll, nutze die Datei-Pfad-Makros:
_dateipfadAdressfeld(unterschrift_kaeufer;400;variabel;mail;html)
Parameter (Reihenfolge wichtig, semikolon-getrennt):
variabel (proportional)px oder mmmail oder htmlFür Immobilien-Datei-Felder: _dateipfadObjektfeld(...) mit gleicher Syntax.
Bei Notarverträgen oder Übergabeprotokollen mit mehreren Käufern/Eigentümern: Datei-Pfad-Makro innerhalb der Adress-Loop-Schleife verwenden — pro Käufer ein eigenes Datei-Feld:
Vertragspartner:
_buyerbrek_1_
- _BuyerVorname _BuyerName
Unterschrift: _ifEmpty(unterschrift_kaeufer;"";"_dateipfadAdressfeld(unterschrift_kaeufer;400;variabel;mail;html)")
_buyererek_1_
🔒
_ifEmpty(...)immer wrappen: Wenn ein Käufer noch nicht unterschrieben hat (Datei-Feld leer), würde das Makro sonst einen Platzhalter ausgeben. Mit dem_ifEmpty-Wrapper bleibt die Stelle einfach leer — das PDF sieht ordentlich aus.
Da ein Datei-Feld nur eine Datei speichert, brauchst du für Ausweis-Vorder- und -Rückseite zwei separate Datei-Felder (z.B. ausweis_vorne und ausweis_hinten). Im PDF dann beide nacheinander einbinden — ideal mit Tabelle und je 600 px Breite.
Wenn der Schalter „Datei erstellen und ablegen" an ist, aber keine Vorlage ausgewählt: passiert silent nichts. Keine Fehlermeldung, kein PDF.
Lösung: Vorlage immer explizit auswählen. Wenn du temporär keine PDF willst, lieber den Schalter ausschalten.
_Name, _Vorname, _Strasse)_objektart, _ort, _plz)Falsche Schreibweise → Feld bleibt leer im PDF. Mehr unter Werte werden nicht ans PDF übergeben.
Wenn die Vorlage in propform nicht im Dropdown erscheint, prüfen:
Mehr unter Mein Formular schreibt keine Daten Punkt 6.