Vorausfüllen & Datensätze laden

Felder können auf mehrere Arten vorausgefüllt werden — und bestehende onOffice-Datensätze lassen sich in dein Formular laden, um sie zu bearbeiten statt neu anzulegen.

Inhalt

• Reihenfolge & Priorität
• Default-Wert
• URL-Parameter
• Datensatz mit UUID laden
• Erzwungene Werte
• Verbundene Datensätze automatisch mitladen
• Filter — welche Datensätze sind ladbar?

Reihenfolge & Priorität

Wenn ein Feld auf mehreren Wegen vorbefüllt wird, gilt folgende Reihenfolge — von schwach nach stark:

Default-Wert ← überschrieben von ← Wert aus onOffice-Datensatz ← überschrieben von ← URL-Parameter ← überschrieben von ← Erzwungener Wert

Das heißt: Erzwungene Werte gewinnen immer. URL-Parameter überschreiben den geladenen onOffice-Wert. Der onOffice-Wert überschreibt den Default. Wenn alle Quellen leer sind, ist auch das Feld leer.

Default-Wert

In den Feldeinstellungen kannst du einen Default-Wert hinterlegen. Wird das Formular leer aufgerufen (kein Datensatz geladen, kein URL-Parameter), erscheint dieser Wert vorausgefüllt.

Beispiele:

• Immobilienfeld „Objektart" → Default haus
• Multiselect-Feld → mehrere Werte mit ; trennen, z.B. interessent;eigentuemer

🔑 Bei Single-/Multiselect-Feldern musst du die internen Schlüsselbezeichnungen aus der onOffice-Administration nutzen — z.B. ind_Schl_2759 statt „Haus".

URL-Parameter

Mit URL-Parametern an der Formular-URL kannst du Felder beim Aufruf befüllen. Voraussetzung: In den Feldeinstellungen ist „Erlaube Vorausfüllung mit URL-Parametern" aktiv (Standard: an).

URL-Parameter werden mit ? an die URL angehängt, weitere mit &:

https://propform.io/form/dein-slug?estate[objektart]=haus&estate[objekttyp]=einfamilienhaus

💡 Den konkreten URL-Parameter für jedes Feld findest du in den Feldeinstellungen unter dem Häkchen „Erlaube Vorausfüllung mit URL-Parametern" als kleinen Hinweistext.

Schema

modul[feldname]=wert

Multiselect mit mehreren Werten

Bei Multiselect-Feldern brauchst du eckige Doppel-Klammern und musst jeden Wert einzeln angeben:

?address[ArtDaten][]=Eigentuemer&address[ArtDaten][]=Investor

Range-Suchkriterien (von/bis)

Für Suchkriterien-Felder mit Von/Bis-Wert nutzt du doppelten Unterstrich:

?searchcriteria[wohnflaeche__von]=50&searchcriteria[wohnflaeche__bis]=80

Boolean-Felder (Checkboxen)

Boolean-Felder akzeptieren via URL-Parameter ausschließlich 1 (für „aktiv"/„true") und 0 (für „inaktiv"/„false"):

?address[opt_in]=1
?address[newsletter_einwilligung]=1

⚠️ Werte wie ?feld=true, ?feld=WAHR, ?feld=ja werden nicht als Wahrheitswert erkannt — das Feld bleibt dann unbefüllt. Immer den Integer 1 verwenden.

Datensatz mit UUID laden

Wenn du einen bestehenden onOffice-Datensatz bearbeiten willst, lädst du ihn über seine UUID (universelle eindeutige Kennung) als URL-Parameter. UUIDs lassen sich nicht erraten — niemand kann durch URL-Manipulation einen anderen Datensatz öffnen.

https://propform.io/form/dein-slug?address[ID]=f4059f75-8155-4869-b244-d036c3babfd1

Voraussetzungen

1. In der onOffice-Administration: Felder uuid im Modul Adressen UND uuid im Modul Immobilien aktivieren
2. In den Formulareinstellungen: Haken „Vorausfüllung mit UUIDs" aktivieren

URL-Parameter pro Modul (Groß-/Kleinschreibung beachten!)

UUID per E-Mail-Makro

Wenn du den Formularlink per onOffice-E-Mail verschickst, sind die UUIDs über folgende Makros zugänglich:

_Uuidaddress    →  UUID der verknüpften Adresse
_Uuidestate     →  UUID der verknüpften Immobilie

So z.B. ein Bearbeiten-Link in einer onOffice-Mail-Vorlage:

https://propform.io/form/dein-slug?address[ID]=_Uuidaddress&estate[Id]=_Uuidestate

UUID per Link-Feld in der onOffice-Maske

Du kannst auch in deiner onOffice-Adress- oder Immobilienmaske ein Link-Feld erstellen und die URL per Formel hinterlegen:

="https://propform.io/form/dein-slug?address[ID]="&[uuid]

oder für Immobilien:

="https://propform.io/form/dein-slug?estate[Id]="&[uuid]

💡 In den Formulareinstellungen unter „Bestehende Datensätze bearbeiten" zeigt dir propform die kompletten Links und Formeln direkt zum Kopieren an.

Erzwungene Werte

In den Feldeinstellungen kannst du einen erzwungenen Wert hinterlegen. Dieser:

• Wird beim Aufruf vorausgefüllt
• Überschreibt geladene onOffice-Werte
• Überschreibt URL-Parameter
• Erlaubt Absenden nur, wenn der Feldwert exakt diesem Wert entspricht

Mehrere Werte mit ; trennen.

💡 Anwendungsbeispiel: Du baust ein „One-Click-Newsletter-Anmelden"-Formular. Setzt dem Newsletter-Feld einen erzwungenen Wert auf aktiv und kombiniere mit „Feld ausblenden" + „Auto-Absenden". Der Besucher klickt einmal auf den Link, das Formular sendet sofort ab und der Newsletter-Status ist auf aktiv.

Verbundene Datensätze automatisch mitladen

Wenn du eine Immobilie per UUID lädst, kann propform automatisch die verknüpfte Adresse mitladen — z.B. den Eigentümer.

In den Formulareinstellungen findest du dafür unter „Bestehende Datensätze bearbeiten" eine Auswahl:

Umgekehrt kannst du auch zu einer geladenen Adresse die verbundene Immobilie mitladen:

⚠️ Funktioniert nur, wenn explizit nur eine Seite (Adresse ODER Immobilie) per UUID geladen wird. Wenn du beides per UUID lädst, gewinnen die explizit angegebenen UUIDs.

Filter — welche Datensätze sind ladbar?

Damit nicht jeder beliebige Datensatz mit dem Formular bearbeitet werden kann, kannst du in den Formulareinstellungen unter „Filter-Einstellungen" einschränken:

• Adressfilter: Nur Adressen, die in den ausgewählten onOffice-Filter fallen, sind ladbar
• Immobilienfilter: Analog für Immobilien

Die Filter müssen vorher in deiner onOffice-Administration angelegt sein (Filter sind ein Standard-onOffice-Feature).

💡 Use-Case: Du baust ein Mieterselbstauskunft-Formular, das nur für aktive Mietangebote nutzbar sein soll. Lege in onOffice einen Filter „Mietangebote aktiv" an und wähle ihn in den Formulareinstellungen — schon können nicht-aktive Immobilien nicht über den Formularlink geladen werden, selbst wenn jemand die UUID kennt.

📖 Mehr zu Filter-Schutz: Filter pro Formular.

Edge-Cases & Sicherheits-Hinweise

URL-Parameter im iFrame-Setup

Wenn du das Formular per iFrame in deine Website einbindest, müssen die ?param=value URL-Parameter in die iFrame-URL rein, nicht in die Eltern-Website-URL:

<!-- ✓ Richtig: Parameter im iframe-src -->
<iframe src="https://formular.deine-domain.de/dein-formular?address[ID]=_Uuidaddress&estate[Id]=_Uuidestate"></iframe>

<!-- ✗ Falsch: Parameter in Eltern-URL kommen NICHT im iFrame an -->
<iframe src="https://formular.deine-domain.de/dein-formular"></iframe>

Wenn du ein dynamisches iFrame-Setup hast (Parameter sollen je nach Datensatz wechseln), muss deine Website-Logik die src-Attribute des iFrames dynamisch generieren.

Sicherheits-Aspekte bei URL-vorausgefüllten Werten

URL-Parameter sind im Klartext sichtbar — User kann sie beliebig manipulieren, bevor er das Formular absendet:

• ?searchcriteria[kaufpreis_bis]=500000 lässt sich auf ?searchcriteria[kaufpreis_bis]=999999999 ändern
• ?address[Sonstige1]=info@firma.de lässt sich auf eine beliebige andere Mail ändern

Konsequenzen:

• Verlasse dich nicht auf URL-Werte für kritische Felder (z.B. Pricing, Provisions-Sätze)
• Für solche Werte → Erzwungene Werte (siehe oben) verwenden — diese überschreiben URL-Parameter und lassen sich nur an einem Ort konfigurieren
• Bei manipulierten UUIDs → Filter-Schutz nutzen (siehe oben), damit User nicht auf andere Datensätze zugreifen können

„Link wird bei E-Mailanbietern gelöscht"

Wenn lange URL-Parameter (z.B. komplexe Vorbefüllungs-Links) in E-Mails versendet werden, können manche Mail-Provider Links als verdächtig markieren und z.B. automatisch entfernen oder umleiten (Microsoft Defender, Google Safe Browsing).

Lösungs-Optionen:

• Eigene Custom-Domain für Mail-Versand → bessere Reputation
• Komplexe Links über onOffice-Vorlage versenden, nicht direkt in propform-Mail
• SPF/DKIM/DMARC sauber pflegen

Weiter zu propform-Makros 👉