Datei-Upload schlägt fehl

Der Formularbesucher lädt eine Datei hoch, aber sie kommt nicht in onOffice an — oder das Formular bricht beim Upload ab. Hier die häufigsten Ursachen.

1. Datei zu groß

propform akzeptiert Dateien bis 128 MB pro Einzeldatei — das ist das serverseitige nginx-Limit. Größere Einzeldateien werden vom Server abgewiesen, bevor sie überhaupt bei propform ankommen.

Wenn deine Datei größer ist:

• Vor dem Upload komprimieren / verkleinern
• Bei mehreren großen Dateien: Aufteilen auf mehrere Upload-Vorgänge

2. API-Benutzer hat keine Schreibrechte für Dateien

Der propform-API-Benutzer braucht Schreibrechte für Dateien im jeweiligen Modul (Adresse oder Immobilie).

Lösung: API-Rechte prüfen — siehe onOffice API-Benutzer-Rechte.

3. Dokumentenmerkmal existiert nicht oder ist deaktiviert

Wenn du in den Feldeinstellungen ein Dokumentenmerkmal ausgewählt hast (nur bei Immobilien-Datei-Uploads), prüfe in onOffice, ob dieses Dokumentenmerkmal noch existiert und aktiv ist.

Häufiger Fehler: Du hast ein Dokumentenmerkmal in onOffice umbenannt oder gelöscht. propform speichert die ID und kann das umbenannte Dokumentenmerkmal nicht mehr zuordnen.

Lösung: In propform das Datei-Upload-Feld bearbeiten und das Dokumentenmerkmal neu auswählen.

Spezialfall: Dokumentenmerkmal + Multi-Upload sind inkompatibel

Wenn du ein Dokumentenmerkmal zugeordnet hast und der Besucher trotzdem mehrere Dateien hochladen soll: das geht nicht auf API-Ebene (1 Merkmal = 1 Datei).

Symptome: Nur die letzte hochgeladene Datei landet in onOffice, die anderen werden silent verworfen.

Lösungen:

• Mehrere separate Felder mit unterschiedlichen Merkmalen anlegen
• ZIP-/PDF-Bündelung aktivieren — alle Dateien werden zu einer einzigen, die das Merkmal bekommt
• Datei-Feld ohne Merkmal verwenden (dann sind beliebig viele Uploads möglich)

4. Bei Estate-Uploads: Recht „Vermarktung (Internetseite)" fehlt

Wenn die Datei bei Aktivierung auf einer Internetseite landen soll (z.B. ein Bild für eine Online-Exposé-Seite), braucht der API-Benutzer das Recht „Vermarktung (Internetseite)".

5. ZIP- oder PDF-Bundling schlägt fehl

Wenn du mehrere Dateien zu einer ZIP- oder PDF-Datei zusammenfügen lässt:

PDF-Bundling — nur Bilder & PDFs

PDF-Bundling funktioniert nur mit Bildern (JPG, PNG, HEIC) und PDF-Dateien. Andere Dateitypen (Word, Excel, ZIP, Video) lassen sich nicht in eine PDF zusammenfassen.

Lösung: Entweder ZIP-Bundling wählen (geht mit allen Dateitypen) oder die Dateien einzeln hochladen lassen.

PDF-Merge schlägt fehl bei passwortgeschützten PDFs → automatischer ZIP-Fallback

Wenn die Option „Mehrere Dateien zu einer PDF zusammenfügen" aktiv ist und eine der hochgeladenen PDF-Dateien passwortgeschützt ist (z.B. Vonovia-Energieausweise, manche Banken-PDFs), schlägt der PDF-Merge fehl. propform fällt dann automatisch auf ZIP-Bündelung zurück — der Empfänger bekommt eine ZIP-Datei statt der erwarteten PDF.

💡 Der Fallback greift nur bei aktiver Merge-Option. Bei Single-Datei-Uploads oder Multi-Upload ohne Merge-Option läuft die Datei normal durch.

Workarounds:

• Option deaktivieren in den Feldeinstellungen, wenn meist nur eine einzelne Datei erwartet wird (z.B. nur ein Energieausweis-PDF)
• PDF vorab entschlüsseln (z.B. via Adobe Acrobat „Sicherheitseinstellungen entfernen") und neu hochladen
• Akzeptieren dass bei geschützten Quell-PDFs eben ZIP rauskommt — das ist meist immer noch besser als Einzeldateien

ZIP-Bundling

Funktioniert mit allen Dateitypen. Wenn es trotzdem fehlschlägt, prüfe:

• Sind die einzelnen Dateien zu groß? (jede einzelne unter 128 MB, sonst greift das nginx-Limit)
• Wird der Dateiname mit einem ungültigen Zeichen befüllt? (Sonderzeichen wie /, \, :, * sind in Dateinamen nicht erlaubt)

6. HEIC-Bilder vom iPhone

iPhone-Bilder im HEIC-Format konvertiert propform automatisch in JPEG vor dem Upload zu onOffice. Du brauchst nichts zu tun. Wenn das trotzdem fehlschlägt, schreib uns kurz — sehr selten gibt es defekte HEIC-Dateien.

7. iPhone: Mehrere Fotos auf einmal hochladen

Auf dem iPhone hat das Datei-Upload-Feld eine Falle:

• „Foto aufnehmen" → es lässt dich nur EIN Foto machen und hochladen
• „Mediathek" → du kannst mehrere Fotos auf einmal auswählen

Workaround für Multi-Foto-Upload vom Handy:

1. Erst die Fotos mit der normalen Kamera-App aufnehmen (so viele wie nötig)
2. Dann ins Formular wechseln → Datei-Upload → „Mediathek" wählen
3. Mehrere Fotos antippen → alle landen im Feld

⚠️ Wichtige Unterscheidung — generisches Upload-Feld vs. Datei-Feld aus onOffice-Maske:

• Das generische „Datei hochladen"-Feld (oberes Feld in der Modul-Auswahl) erlaubt Multi-Upload
• Datei-Felder, die in der onOffice-Adress-/Immobilienmaske angelegt wurden (z.B. „Energieausweis"-Feld), erlauben nur EINE Datei — das ist eine onOffice-API-Limitation, nicht änderbar

8. Spezielle Dateinamen

Sehr lange Dateinamen oder Dateinamen mit ungewöhnlichen Sonderzeichen können in onOffice Probleme machen. propform räumt typische Fälle automatisch auf, aber sehr exotische Zeichen (z.B. arabische Schrift im Dateinamen) können zu Problemen führen.

Lösung: In den Feldeinstellungen einen Dateiname-mit-Makros definieren — z.B. Anfrage_Name_Vorname — dann wird der Dateiname automatisch sauber generiert.

9. Datei wurde hochgeladen, taucht aber nicht über die API auf

Wenn du außerhalb von propform Dateien direkt in einem Datei-Feld der onOffice-Adress-/Immobilienmaske einlegst (manuell, nicht über Formular), tauchen diese Dateien nicht im API-Aufruf GetEstateFiles / GetAddressFiles auf — propform kann sie also nicht weiterverarbeiten oder per Download-Formular anbieten.

Hintergrund: onOffice-API-Limitation — Dateien in Datei-Feldern der Maske sind über die API nicht direkt erreichbar.

Workaround: Dateien immer per propform-Formular hochladen — propform legt sie zuerst in den Reiter „Dateien" und referenziert sie dann ins Datei-Feld. So sind sie API-erreichbar.

Wenn nichts hilft

Schreib uns mit folgenden Infos an hello@propform.io:

• Formular-URL
• Datum & Uhrzeit
• Dateigröße + Dateityp + Dateiname
• Welche Bundling-Option (falls aktiv)