Mi formulario no envía datos a onOffice

Si un formulario se envía, pero los datos no llegan a onOffice —o solo llegan de forma incompleta—, en 9 de cada 10 casos esto se debe a los permisos del usuario de onOffice con el que se comunica propform. Estas son las causas más frecuentes, ordenadas por probabilidad:

1. Los derechos de usuario de la API no están (totalmente) configurados

El usuario de la API en onOffice necesita los derechos de lectura y escritura adecuados para todos los módulos que utiliza tu formulario (direcciones, inmuebles, actividades, tareas, citas, criterios de búsqueda, plantillas).

Solución: Los derechos recomendados completos se documentan aquí: Derechos de usuario de la API de onOffice.

> Presta especial atención a que los derechos de lectura Y escritura estén configurados en «todos» (no «solo propios») si tu formulario debe editar registros de otros empleados.

2. La dirección tiene marcada la casilla «Privado»

Si un empleado marca la casilla «Privado» en un registro de dirección en onOffice, nadie más que el usuario que la haya marcado podrá leer ni editar esa dirección, ni siquiera el usuario de la API.

Síntomas:

• El formulario muestra el mensaje «Dirección no encontrada», aunque el UUID sea correcto
• No se pueden cargar determinadas direcciones concretas, pero otras sí

Solución:

• Abre la dirección en cuestión en onOffice
• Desmarca la casilla «Privado», o
• Transfiere la dirección al usuario de la API

---

3. Los derechos de acceso a los registros están restringidos

En onOffice se pueden establecer derechos de acceso a registros individuales, inmuebles, plantillas o carpetas de plantillas que excluyen al usuario de la API.

Casos frecuentes:

• Una plantilla de presentación en PDF se encuentra en una carpeta con derechos restringidos → propform no puede generar la presentación
• Una plantilla de correo electrónico tiene restricciones de lectura → propform no puede utilizar la plantilla para el envío
• Determinadas direcciones o inmuebles solo son visibles para un grupo de usuarios → propform no puede cargarlos

Solución:

• Comprueba los derechos de registro correspondientes en onOffice (clic derecho en el registro/plantilla/carpeta → Permisos)
• Añadir al usuario de la API (o a su grupo) a los permisos

> ⚠️ Error frecuente que se pasa por alto con las plantillas: Hay tres niveles de permisos para las plantillas de correo electrónico/PDF: > 1. La propia plantilla (llave inglesa en la plantilla → Permisos del registro) > 2. La carpeta de plantillas en la que se encuentra la plantilla (¡llave inglesa en la carpeta!) ← a menudo se olvida > 3. El usuario de la API en la pestaña «Permisos» → sección «Plantillas de Word, correo electrónico, archivos» → «Leer plantillas → todas» > > Si la plantilla no aparece en el menú desplegable de selección en propform, comprueba los tres niveles.

4. El usuario de la API no está asignado a ningún grupo (módulo de grupos activo)

Si tu sistema onOffice utiliza el módulo de grupos, por defecto un usuario solo ve los registros que pertenecen a sus grupos. Si el usuario de la API no está asignado a ningún grupo, verá muy poca información.

Solución: Asigna al usuario de la API a un grupo con los derechos de lectura más amplios posibles.

Así se hace en onOffice:

1. Haz clic en la barra de menú en Extras → Configuración → Usuarios
2. Selecciona el usuario API
3. Ve a la pestaña «Grupos»
4. Añade al usuario a un grupo que tenga el máximo derecho de lectura (o crea, si es necesario, un grupo propio de «Usuarios API»)

> Si no estás seguro de cuál es el grupo adecuado, consulta a tu administrador de onOffice o al servicio de asistencia de onOffice.

5. Campo no activado en onOffice

Si un campo concreto de tu formulario no transfiere datos, comprueba en la administración de onOffice si el campo está activado. Los campos inactivos no se ofrecen en propform, y si los has copiado mediante migración, el valor desaparecerá en el limbo.

Caso especial de criterios de búsqueda: los campos deben definirse explícitamente como campos de criterios de búsqueda en la administración de onOffice; de lo contrario, no se ofrecerán en el módulo de criterios de búsqueda de propform.

6. Mensaje de error «No se ha podido leer o encontrar el recurso de onOffice»

Este típico mensaje de error de la API aparece cuando propform intenta cargar un registro de onOffice, pero no encuentra ninguno que coincida.

Causas frecuentes:

• UUID incorrecto u obsoleto: el registro se ha eliminado en onOffice o el UUID ya no es válido (por ejemplo, porque se ha vuelto a crear un registro mediante migración)
• Derechos de API restringidos: el usuario de la API no tiene permiso para ver el registro (véanse los puntos 1 a 4 anteriores)
• Módulo no activado — p. ej., el módulo Criterios de búsqueda o Tareas no está habilitado en la cuenta de onOffice

Procedimiento para delimitar el problema:

1. Introduzca el UUID manualmente en la búsqueda de onOffice — ¿se muestra algún registro?
2. Si es así: inicia sesión con el usuario de la API y comprueba si ve el registro
3. Si el usuario de la API no lo ve → problema de derechos/grupos (véase más arriba)

> Si no encuentras la causa, envíanos un correo electrónico con el UUID, el formulario y la hora del error; revisaremos juntos los registros.

7. El formulario tiene demasiados campos → la API de onOffice devuelve NULL

En formularios muy grandes (muchos campos, especialmente campos personalizados complejos), puede ocurrir que la API de onOffice ya no devuelva ningún registro: no solo falta un campo, sino que toda la llamada a la API devuelve NULL.

Síntomas:

• El formulario parece no cargar ningún registro (todos los campos están vacíos, incluso aquellos que sin duda contienen datos)
• El problema desaparece al eliminar determinados campos del formulario

Antecedentes: Se trata de un límite por parte de onOffice/MariaDB: si hay demasiados campos o estos son demasiado complejos (especialmente textos largos, muchos campos de selección múltiple), la respuesta de la API se interrumpe. No se puede solucionar desde propform; lo hemos discutido varias veces con onOffice.

Solución alternativa:

1. Reducir el formulario paso a paso hasta que el conjunto de datos se vuelva a cargar
2. Identificar el campo causante y, si es necesario, trasladarlo a un formulario secundario independiente
3. En el caso de campos personalizados con textos largos, comprobar si es imprescindible leer el contenido

8. Usuarios del Marketplace sin configuración de derechos de API

Si has activado propform.io a través del Marketplace de onOffice, propform funciona con un token especial del Marketplace, no con un usuario de API clásico. En este caso, normalmente no puedes ajustar los derechos tú mismo, ya que vienen predeterminados por la configuración del Marketplace.

Si necesitas un control de derechos muy detallado, cambia a un usuario de API clásico con su propio token y clave secreta. Instrucciones: Crear usuario de API.

9. La trampa del usuario de API «Solo inmuebles publicados en la página web»

En la pestaña de derechos del usuario de API, en Inmuebles, hay una casilla especial «Solo puede leer objetos publicados en la página web».

> ⚠️ Esta configuración anula el derecho general «Leer inmuebles → todos». Aunque hayas seleccionado «todos» arriba, el usuario de la API con la restricción activa solo verá los inmuebles que estén activos en una página web; todos los demás serán invisibles, como si no existieran.

Síntomas:

• No se encuentran determinados inmuebles en los formularios de propform, aunque el UUID sea correcto
• La generación del informe en PDF falla de forma silenciosa (la API devuelve NULL)
• Los flujos de trabajo solo funcionan para inmuebles «activos», no para los internos / archivados / no publicados

Solución: Desactive la casilla de verificación si desea que propform funcione para todos los inmuebles (incluidos los objetos internos de valoración/captación).

10. Se ha creado el PDF, pero no aparece en la pestaña «Archivos» del registro

Tras el envío, el PDF se crea de forma asíncrona en segundo plano; el retraso habitual es de 10-30 segundos. Si el PDF sigue sin aparecer en la pestaña «Archivos» de la dirección o del inmueble:

Causa frecuente: el filtro de archivos de la pestaña «Archivos» está activo.

En la máscara de onOffice, a menudo hay un filtro predeterminado en la pestaña «Archivos» (por ejemplo, «solo imágenes», «solo certificados de eficiencia energética», «solo pestaña propia»). Es posible que el PDF recién creado no cumpla los criterios del filtro y quede oculto, aunque esté ahí.

Solución:

• En la pestaña «Archivos», en la parte superior, restablezca el filtro a «Todos los archivos»
• O bien, configure el filtro específicamente para la característica del documento del PDF de propform

> 💡 Si el PDF sigue sin aparecer tras restablecer el filtro: espere unos segundos y, a continuación, pulse F5. Si sigue sin aparecer → comprueba los derechos de la API (punto 1) y los derechos de los registros (punto 3).

Si nada funciona

Envíanos un correo electrónico a hello@propform.io con:

• la URL del formulario,
• la fecha y la hora del envío fallido,
• una breve descripción de lo que ha pasado y lo que no.

Entonces revisaremos los registros contigo.